Flow Builder 이해하기

[내레이터] 플로는 처음이신가요? Flow Builder 도구를 사용하면 클릭만으로 Salesforce에서 강력한 자동화를 생성하거나 표준 객체 및 맞춤형 객체에서 플로를 만들 수 있답니다. 플로는 레코드를 업데이트하고, 이메일을 보내고, 복잡한 비즈니스 프로세스의 단계를 사용자에게 안내할 수 있습니다. Flow Builder를 열 때 가장 먼저 정해야 할 사항은 플로 유형입니다. 대표적인 플로 유형 세 가지는 스크린 플로, 레코드 트리거 플로와 자동 실행 플로입니다.

• 스크린 플로는 사용자의 답변과 기존 데이터에 따라 변화하는 짧은 양식이나 질문지를 상상하면 됩니다. 지원 사례가 해결된 후의 고객 설문조사를 예로 들어보겠습니다. 설문조사 질문은 해결 시간이나 사례의 복잡도에 따라 변경될 수 있습니다. 플로는 이면에서 고객에게 이메일을 보내고 후속 작업을 할당하여 에이전트를 지원할 수 있습니다.
• 데이터에 한 가지 변경 사항을 실시하여 추가적인 업데이트나 조치를 수행하려면 레코드 트리거 플로를 사용하세요. 예를 들어,큰 기회를 확보하면 적합한 팀원들에게 알림을 보내세요. 또는 기회가 발생하면 영업팀에 자동으로 이메일을 보내세요.
• 자동 실행 플로는 특정 조치가 수행된 후 프로세스가 자동으로 시작되게 하려는 경우 적합합니다. 예를 들어, 사용자는 이면에서 플로를 사용하여 기회의 오래된 견적을 모두 삭제하는 사용자 정의 버튼을 클릭할 수 있습니다.

지금까지 대표적인 플로 유형에 대해 알아보았습니다. 다음으로는 Flow Builder의 기본 레이아웃을 알아보겠습니다. 첫째, 도구 상자에는 여러 요소가 있습니다. 사용자가 정보를 입력할 수 있는 화면과 같은 인터랙티브 요소, 플로가 따라가는 경로를 변경하는 결정 요소와 같은 로직 기반 요소, 새 레코드를 생성하는 경우와 같이 데이터 기반의 요소 등이 있습니다.

다음으로 살펴볼 것은 캔버스입니다. 캔버스는 도구 상자의 요소를 추가하여 플로를 구축할 수 있는 작업 영역입니다. 캔버스에 요소를 추가하고 함께 연결하면 플로의 시각적 다이어그램이 표시됩니다. 캔버스 외에 관리자 섹션도 있는데요. 이 섹션은 사용한 요소,변수, 공식, 선택 목록 등 플로에서 만든 항목의 목록입니다. 다른 동영상에서 변수와 같은 요소를 더 자세히 알아볼 예정이니 걱정하지 마세요.

수고하셨습니다. 지금까지 대표적인 플로 세 가지와 Flow Builder 레이아웃에 대해 알아보았습니다.

[나레이터] 바로 본론으로 들어가 보겠습니다. Salesforce 자동화는 조직이 안정적이고 효율적으로 운영될 수 있도록 지원합니다. 필드가 업데이트되고, 선택 목록이 생성되고, 이메일이 전송되고, 자동화를 통해 오류가 수정됩니다. 한 번만 자동화하면 클릭할 때마다 시간을 절약할 수 있습니다.

Flow Builder는 현재까지 가장 효율적이고 유용한 자동화 도구입니다. Salesforce에서는 기대 이상의 광범위한 업무를 자동화할 수 있습니다. 한 번만 만들면 됩니다. 염소 몰이나 하자고 직원이 퇴사하겠다 한 경우 어떤 계획을 세워야 할까요? 플로를 설정하면 사용자 레코드를 수동으로 비활성화하기만 하면 됩니다. 그런 다음 Flow Builder는 Slack을 통해 HR 팀에 메시지를 보내고, IT 관리자에게 이메일을 보내고, 기준에 따라 해당 사용자가 소유한 모든 레코드를 업데이트하고, 다른 IT 시스템과 통신할 수 있습니다. 직원이 퇴사할 때 다음 단계는 정확성을 요구하며 시간이 매우 중요합니다. 자동화할 수 있는 경우 수동 체크리스트에 의존하지 마세요.

Flow Builder는 노/로우 코드라고 부르는 선언적 도구입니다. 강력한 자동화를 만들기 위해 더 이상 개발자가 될 필요가 없습니다. 개체, 레코드 및 필드가 어떻게 상호 작용하는지 알면 플로를 이미 절반 이상 이해한 것이죠. 노/로우 코드 자동화도 유지 관리 및 지원이 현저히 용이합니다. 도망치거나 염소 몰이를 하기로 결정한 경우 Trailhead와 같은 가용 자원을 사용하여 Flow Builder를 교체할 수 있습니다.

즉, Flow Builder는 Salesforce의 가장 유용한 자동화 도구입니다. Flow Builder는 통신 및 데이터 업데이트를 자동화합니다. Flow Builder는 선언적 도구입니다. 염소 몰이, 즉 업무 외 다른 일을 할 방법에 대한 동영상을 자주 시청하는 직원들을 주의하고 항상 sandbox 조직에서 먼저 자동화를 테스트하세요.

[나레이터] 흑백영화가 컬러영화로 업그레이드되었습니다. 말과 마차가 자동차에게 길을 내주었습니다. 릴 투 릴 테이프에서 비디오 테이프로 변화하였고 스프레드시트에서 Salesforce로 이동하였습니다. 무슨 말인지 이해하실 것입니다. 새로운 기술의 혜택을 경험하면 예전으로는 돌아갈 수 없습니다. 프로세스 빌더에서 Flow Builder로 전환하는 것은 같은 것이죠. Flow Builder는 프로세스 빌더가 하는 모든 일 등을 할 수 있습니다.

Flow Builder와 프로세스 빌더의 차이점에 대해 살펴보겠습니다. 프로세스 빌더와 Flow Builder는 레코드를 생성 및 업데이트하고, 이메일을 보내고, 예약된 작업을 실행할 수 있습니다. 그러나 Flow Builder는 레코드를 삭제하고, 관계없는 경우에도 Salesforce 레코드에서 데이터를 사용하고, Slack 작업을 호출하고, 여러 번 세분화하는 논리 경로를 따르고, 단일 트리거에서 여러 플로를 실행하고, 먼저 활성화하지 않고도 자동화를 디버깅하고 테스트할 수 있습니다.

더 강력해진 기능 외에도 플로는 더 효율적이고 유지 관리가 가능합니다. 사실, 레코드 트리거 플로는 프로세스 빌더로 구축된 레코드 변경 프로세스보다 10배 빠르게 Salesforce 레코드를 업데이트할 수 있습니다. 프로세스 빌더 자동화보다 플로가 10배 빠를 수 있는지 궁금할 수 있습니다. 예를 하나 들어보겠습니다. 레코드 트리거 플로를 만들고 빠른 필드 업데이트를 선택할 경우 레코드를 저장하기 전에 플로가 실제로 실행되는 반면 프로세스 빌더는 레코드가 저장될 때까지 기다렸다가 업데이트를 수행한 다음 레코드를 다시 저장해야 합니다. 보다시피, Flow Builder는 정차 횟수를 줄여 목적지에 더 빠르게 도착합니다. 더 효율적인 자동화는 역량이 뛰어난 영업 인력 조직과 같습니다.

프로세스 빌더와 Flow Builder를 비교하여 정리해 보도록 하겠습니다. Flow Builder와 프로세스 빌더는 동일한 작업 중 일부를 수행할 수 있지만, 모든 Salesforce 레코드의 데이터를 사용하는 것과 같이 Flow Builder에서 더 고급 기능을 사용할 수 있습니다. Flow Builder는 프로세스 빌더보다 최대 10배 빠르게 레코드를 업데이트할 수 있습니다. 항상 그렇듯이 먼저 sandbox에서 자동화를 테스트해야 합니다. 따라서 프로세스 빌더라는 말과 마차를 빠르게 벗어나며 Flow Builder라는 자동차에 탑승해 보세요.

[내레이터] 플로가 데이터와 연결되지 않는다는 사실을 아시나요? 플로는 여러분의 Salesforce Org에서 어떤 일이 일어나는지 알 수 없답니다. 그럼 어떻게 데이터를 플로로 가져올 수 있을까요? 플로로 데이터를 가져올 수 있게 해 주는 데이터 요소가 있으면 될 텐데... 생각해보니 하나 있네요.

플로로 정보를 가져오려면 레코드 가져오기 데이터 요소를 사용하면 됩니다. 레코드 가져오기를 사용하면 레코드를 가져올 개체를 선택하고 기준을 정해 어느 레코드를 가져올지 결정할 수도 있습니다. 작업할 레코드를 하나 또는 여러 개 가져올 수 있습니다. 레코드 내에서 모든 필드를 가져오거나 필요한 필드만 선택할 수 있습니다.

레코드를 플로로 가져온 후에는 여러 방법으로 정보를 사용해 작업할 수 있습니다. 정보를 활용하여 의사결정을 내리고, 플로로 가져온 레코드를 업데이트하고, 기타 레코드를 업데이트할 수도 있습니다. 이 모든 의사결정과 업데이트는 일시적이며, 이러한 정보가 Salesforce Org로 다시 전송되기 전까지는 플로 내에만 존재합니다. 이는 레코드 생성, 삭제 및 업데이트 데이터 요소를 사용해 수행할 수 있습니다. 레코드 가져오기는 정보를 플로로 가져오며,레코드 생성, 삭제 및 업데이트 요소는 이러한 정보를 Salesforce Org로 다시 전송합니다.

그럼 이 원리의 실제 예시를 살펴보겠습니다. 사례가 생성되고 자동으로 할당되는 스크린 플로가 필요합니다. 이 플로의 필수 필드 중 하나는 소유자, 즉 사례가 할당되는 사용자입니다. 플로에 어느 사용자가 새로운 사례를 소유할지 지정해야 합니다. 단, 플로는 현재 플로를 실행하는 사용자에만 액세스할 수 있습니다. 이 데이터를 플로로 가져오려면 레코드 가져오기 요소를 사용하여 사례를 소유하는 사용자의 ID를 불러와야 합니다. 마지막으로 레코드 가져오기 요소를 플로에 추가하여 새로운 정보를 Salesforce Org로 보내야 합니다. 새로운 레코드, 즉 사례가 생성되어 올바른 사용자에게 할당됩니다.

축하합니다. 지금까지 레코드 가져오기 요소로 플로로 정보를 가져오는 방법과 레코드 업데이트, 삭제 및 가져오기 요소로 플로의 정보를 Salesforce Org로 보내는 방법을 알아보았습니다. 마지막으로 자동화는 항상 sandbox에서 테스트하세요.

[내레이터] 플로 안의 일은 플로 안에 남습니다. (음악 스크래칭)데이터 요소를 사용하기 전까지는 말이죠. 플로 안의 데이터 요소는 플로가 취할 수 있는 조치를 나타냅니다. 이러한 요소를 통해 데이터베이스의 레코드를 플로로 가져올 수 있습니다. 또한 레코드를 생성하고 레코드를 삭제하고 또 업데이트할 수도 있죠. 데이터 요소를 사용하여 하나의 레코드 또는 여러 개의 레코드를 수정할 수 있습니다.

몇 가지 비즈니스 사용 사례를 알아보겠습니다. 기회 상태가 변경되면 레코드 생성을 사용하여 새 작업을 만들고 동료 직원에게 할당할 수 있습니다. 고객이 견적을 수락하면 레코드 삭제 요소가 기회의 여타 견적을 삭제할 수 있습니다. 여러 개의 레코드를 삭제하거나 생성하거나 업데이트하려면 먼저 이러한 레코드를 여러 개의 값이 저장된 레코드 변수에 넣어야 합니다. 그런 다음 레코드 삭제 요소를 사용하여 한 번에 모든 레코드를 삭제합니다. 레코드를 한 번에 하나씩 업데이트하는 것보다 모든 레코드를 한 번에 삭제하거나 생성하거나 업데이트하는 것이 훨씬 더 효율적입니다. 레코드 삭제 요소를 사용할 때는 매우 유의해야 합니다. 먼저 sandbox에서 테스트하세요.

지금까지 플로 요소와 이러한 요소를 사용하여 다양한 방법으로 레코드를 삭제하고, 업데이트하고 생성하는 방법을 알아보았습니다. 이러한 플로 요소를 사용할 때는 반드시 sandbox 조직에서 테스트해보세요.

[나레이터] 이제 Flow Builder에 대해 어느 정도 이해하셨을 겁니다. 그리고 플로를 만들 수도 있겠죠. 이게 첫 번째 플로에 관한 비디오는 아니지만, 레코드 트리거 플로를 만들 때 한 가지는 혼란스러울 수 있습니다. 빠른 필드 업데이트 또는 작업 및 관련 레코드를 만들길 원하시나요? 모르겠네요, 말씀해 주세요. 원하는 항목을 찾으려면 한 가지 자문해 보세요. 아니, 아직 점심시간은 아니죠.

오히려 문제는 이 플로가 자동화를 촉발한 레코드만 업데이트하고 있는건 아닌가 하는 점입니다. 즉, 처음에 자동화를 실현한 레코드인 셈인 것이죠. 해당 레코드를 업데이트하는 경우 빠른 필드 업데이트를 선택하세요. 다른 연락처 레코드를 업데이트하거나 이메일을 보내는 등 다른 작업을 하는 경우 작업 및 관련 레코드를 선택하세요.

예를 들어보겠습니다. 담당자가 새로운 장소, 즉 좀 더 따뜻한 장소로 이동한다고 가정해 볼게요. 그녀의 레코드를 더 업데이트하려면 빠른 필드 업데이트를 선택하면 됩니다. 예를 들어, Salesforce는 자동화 기능을 통해 해당 지역에 등록된 담당자 연락처를 미국 동남부로 업데이트하고자 합니다. 대신 레코드 소유자에게 연락처가 업데이트된 지역에 대한 이메일을 보내려고 합니다. 그런 다음 행동 및 관련 레코드를 선택합니다. 작업 및 관련 레코드는 자동화를 트리거한 레코드를 업데이트하는 것 외에도 다른 모든 경우에 사용됩니다. 각 선택과 관련된 성능 문제도 있습니다. 실제로 빠른 필드 업데이트는 레코드를 Salesforce에 저장되기 전에 진행됩니다. 작업 및 관련 레코드는 레코드가 저장된 후에 발생합니다.

즉, 빠른 필드 업데이트 및 작업과 관련 레코드는 모두 레코드 트리거 플로에서 사용될 수 있습니다. 빠른 필드 업데이트 옵션은 플로를 트리거한 레코드를 업데이트할 때 사용됩니다. 레코드 및 관련된 작업은 다른 모든 인스턴스에 사용됩니다. 성능 속도를 개선하려면 적용 가능한 경우 빠른 필드 업데이트를 사용하고 항상 먼저 sandbox에서 플로를 테스트해야 합니다. 이제 점심 식사 시간입니다.