ToDo、行動、メールの管理

最新の活動を把握

同僚が不在で、戻ってくるまでその取引先に対処するとします。顧客から電話がかかってきたら、状況をどう把握すればよいのでしょうか?

または、自分が不在だったとします。戻ったときに、自分がいない間に何があったかを把握する必要があります。

どちらの場合も、活動タイムラインが役に立ちます。

では、この顧客で何があったかを確認する方法をいくつか見てみましょう。

まず目に付くのは、活動タイムラインが [今後 & 期限切れ] (1) と過去の月 (2) に分かれていることです。これにより、予定されている活動とすでに行われた活動を確認できます。ボタン (3) をクリックすると、月を展開したり、閉じたりできます。

活動に関する詳細を表示するには、活動の左にある展開ボタン (4) をクリックします。詳細が不要になったら再度ボタンをクリックすると閉じます。または、[すべて展開] (5) をクリックすると、すべての活動の詳細が表示されます。

[さらに表示] (6) をクリックすると、さらに活動予定が表示されます。

最も重要な活動を見つける

短い間でも取引先、商談、またはその他のレコードに取り組んでいれば、おそらく活動タイムラインにはさまざまな活動が入り交じっていることでしょう。探している詳細を見つけるにはどうすればよいでしょうか?

設定の検索条件を使用して検索結果を絞り込みます。活動種別と日付範囲で絞り込むことで、すぐに主要な詳細を見つけることができます。

その他の活動タイムライン機能

活動タイムラインには他にも多くの機能があります。

リストを確認しながら、活動を更新できます。活動の行で、ドロップダウン矢印をクリックすると、編集オプションが表示されます。

または、ToDo を完了したら、チェックボックスをクリックして完了とマークできます。

Lightning Experience を探索していくと、活動タイムラインのさまざまな使用方法が見つかります。

ToDo を最新の状態に維持

ToDo リストのもう 1 つの優れた点は、左側にリストを表示しながら、右側に選択した ToDo の詳細を展開して表示できることです。

左側で ToDo をクリックすると、その情報が右側に表示されます。

Lightning Experience の詳細ビューでは、ドロップダウンをクリックするだけで複数のクイックアクションにアクセスでき、ToDo を効率的に更新できます。状況の変更、優先度の変更、編集、削除が可能です。

または、[完了としてマーク] をクリックすると、ToDo を完了としてマークできます。任意のリストビューから ToDo を完了としてマークすることもできます。もちろん、ToDo は表示中のレコードの活動タイムラインにも表示され、そこで編集もできます。

その他のカレンダーの表示

Lightning Experience で特に便利なのは、自分のカレンダーを共有できることや、同僚から共有されたカレンダーを自分のカレンダーで参照できることです。 

さらに、ユーザーリストを使用して複数のカレンダーを同時に追加できます。[カレンダーを追加] ダイアログボックスに検索カテゴリとしてユーザーリストが表示されない場合は、システム管理者にユーザーリストカレンダーを設定するよう依頼してください。

共有カレンダーでは、いつ行動が重なっているかを簡単に確認できます。たとえば、終日の行動をスケジュールする必要がある場合に、同僚がいつ忙しいかを調べて、その行動に参加できるようにすることができます。

同僚がカレンダーを参照するときに表示される詳細は、デフォルトのアクセスレベルを変更することで制御できます。自分のスケジュールの詳細が特定の同僚に対してより多くまたは少なく表示されるようにするには、[私の行動] カレンダーの横にある をクリックし、[カレンダーを共有] を選択します。[共有先] ドロップダウンから同僚の名前を選択して、[アクセス] ドロップダウンからアクセスレベルを選択します。変更が完了したら、[共有] をクリックします。

システム管理者は、全員が他のユーザーと共有できる詳細を制限できることに注意してください。また、「すべてのデータの参照」権限があるシステム管理者は、ユーザーカレンダーが共有されていない場合でも表示できます。

1 つのカレンダーだけに集中する場合は、他のカレンダーの色別ボックスをクリックして表示を停止します。カレンダーを再表示するには、ボックスを再度クリックします。

カレンダーに Salesforce データを日付として表示

カレンダーの便利な使用方法として、Salesforce データをカレンダーの行動として表示することができます。

このスクリーンショットでは、カレンダーに商談の完了予定日が表示されています。

操作は簡単です。関心のあるデータのカレンダーを作成するだけです。

カレンダーに表示するオブジェクトを選択し、追跡するデータを表す日付項目 (保留中の完了予定日など) を選択します。

これで、今後の予定を俯瞰できるようになりました。スクリーンショットを見ると、商談の成立で忙しい週になりそうです。これで、状況を考慮していくつかのミーティングを再スケジュールすることも、いくつかの時間帯を「商談成立中」として確保することもできます。

カレンダーの動作

百聞は一見にしかずというとおり、動画を見ることによって概念を実感できます。Lightning Experience でのカレンダーの使用に関するこちらの短い動画をご覧ください。

どこからでもメールを送信

Salesforce Classic では、通常、[HTML メールの状況] 関連リストからメールを作成して送信します。

ここで送信済みのメールも確認できます。

Lightning Experience では、メールを作成して送信するためのオプションが複数あります。おそらく最もよく使用するオプションは、レコードの活動コンポーザーと [グローバルアクション] メニューでしょう。

このメールコンポーザーのスクリーンショットを見るとわかるとおり、Salesforce Classic と同様、レコードからメールを送信するとき、[宛先] のアドレスが自動的に入力されます。Lightning Experience でのみ、個人取引先にメールアドレスがある場合は、そのアドレスも自動的に入力されます。

取引先責任者にお礼のメモを送信する必要があることをたった今思い出したとします。[メール] クイックアクションをクリックしてメールコンポーザーを開き、詳細を入力します。最初に適切なレコードを表示する必要はありません。適切な人に送信されるように、忘れずに [宛先] 項目を更新します。受信者の活動タイムラインにそのメールが表示されます。

Lightning Experience のメール機能

メールコンポーザー内には、メールをより強力にする機能がいくつもあります。

まず気付くのは、メールを他のレコード (作業中の商談など) に関連付けられることです。

こうすることで、商談を参照したときに、メールが活動タイムラインのコンテキスト内に表示されます。

メールコンポーザーでは、ファイルの添付、差し込み項目の挿入、テンプレートの挿入または作成、送信前のメールのプレビュー、メール内容の消去とやり直し、メールコンポーザーの拡張による領域の拡大など、他の機能も使用できます。

グループへのメールの送信

多くの顧客に一度にリーチする場合、グループメール (Salesforce Classic での名称は一括メール送信) を使用していました。

Lightning Experience で取引先責任者とリードに同じ機能を実行する場合は、リストメール機能を使用します。Lightning Experience では、すでに受信者のグループのみに絞り込んだリストの保存したリストビューから操作を開始します。

リストメールでは、テンプレートと差し込み項目、添付ファイル (2) を含めることができ、さらに効率が向上します。[送信] をクリックする前に、必ず [確認] タブをチェックして受信者と差し込み項目が意図したとおりに表示されることを確認します。

グループへのメール送信では、アウトリーチ努力の効果を高めるために多くのことができます。

メールテンプレート

Lightning Experience では、2 種類の新しいメールテンプレートを作成できます。Lightning テンプレート (メールテンプレートビルダーで作成可能なテンプレートを含む) を使用すると、リッチテキストがサポートされ、ファイルを簡単にプレビューしたり共有したりすることができます。メール添付ファイルをリンクとして送信するだけです。さらに、これらのテンプレートを簡単に最新の状態に維持できます。

ただし、レターヘッド、カスタム HTML、または Visualforce テンプレートが必要な場合、これらの機能が Lightning テンプレートで使用可能になるまで引き続き Classic テンプレートの使用が必要になる場合もあります。

Lightning Experience では、Classic の既存のテキスト、カスタム HTML、およびレターヘッドメールテンプレートに簡単にアクセスできます。編集のみは Salesforce Classic で行います。テンプレートを選択するときは、ドロップダウンリストから [すべての Classic テンプレート] を選択します。

実際のリストメールとメールテンプレート