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組織の共有設定の指定およびロール階層の作成

これまでに、ユーザを正しいロールに割り当てました。会議の議題はデータアクセスの検討へと移り、プロファイルにアクセス権が設定されているオブジェクトごとに、ユーザが個々のどのレコードを表示および編集できるようにすべきかについて話し合っています。あなたは、各自が必要とするレコードに対する適切なレベルのアクセス権がユーザに付与されるように、ベースラインのアクセスレベルを定めています。この話し合いの中で、こうした設定によって、必要とするすべての情報にアクセスできなくなる部長や副社長にどのような影響が及ぶのかという懸念が浮上します。

カスタムオブジェクトの作成および組織の共有設定の指定

  1. [Setup (設定)] から [Object Manager (オブジェクトマネージャ)] をクリックします。
  2. [Create (作成)] を選択して、[Custom Object (カスタムオブジェクト)] を選択します。
  3. 応募者のカスタムオブジェクトの情報に以下の詳細を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Label (表示ラベル)
    Applicant (応募者)
    Plural Label (表示ラベル (複数形))
    Applicants (応募者)
    Starts with vowel sound (母音で始まる場合はチェック)
    チェックボックスをオン
    Object Name (オブジェクト名)
    Applicant (応募者)
    Record Name (レコード名)
    Applicant Name (応募者名)
    Data Type (データ型)
    Text (テキスト)
    Allow Reports (レポートを許可)
    チェックボックスをオン
    Allow Search (検索を許可)
    チェックボックスをオン
  4. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
  5. 面接官のカスタムオブジェクトの情報に以下の詳細を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Label (表示ラベル)
    Interviewer (面接官)
    Plural Label (表示ラベル (複数形))
    Interviewers (面接官)
    Starts with vowel sound (母音で始まる場合はチェック)
    チェックボックスをオン
    Object Name (オブジェクト名)
    Interviewer (面接官)
    Record Name (レコード名)
    Interviewer Name (面接官名)
    Data Type (データ型)
    Text (テキスト)
    Allow Reports (レポートを許可)
    チェックボックスをオン
    Allow Search (検索を許可)
    チェックボックスをオン
  6. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
  7. 職種のカスタムオブジェクトの情報に以下の詳細を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Label (表示ラベル)
    Position (職種)
    Plural Label (表示ラベル (複数形))
    Positions (職種)
    Object Name (オブジェクト名)
    Position (職種)
    Record Name (レコード名)
    Position Name (職種名)
    Data Type (データ型)
    Text (テキスト)
    Allow Reports (レポートを許可)
    チェックボックスをオン
    Allow Search (検索を許可)
    チェックボックスをオン
  8. [Save (保存)] をクリックします。

Position (職種) カスタムオブジェクトに状況項目を作成します。

  1. 先ほど作成した Position (職種) カスタムオブジェクトで、[Fields & Relationships (項目とリレーション)] をクリックします。
  2. [New (新規)] をクリックし、データ型に [Picklist (選択リスト)] を選択します。
  3. [Next (次へ)] をクリックします。
  4. [Field Label (項目の表示ラベル)] に Status と入力します。
  5. 値に、[Enter values, with each value separated by a new line (各値を改行で区切って入力します)] を選択します。
  6. ボックスに次の値を改行で区切って入力します。
    • New (新規)
    • Open (募集中)
    • Closed (採用済)
  7. [Restrict picklist to the values defined in the value set (値セットで定義された値に選択リストを制限します)] を選択します。
  8. [Next (次へ)][Next (次へ)][Save (保存)] の順にクリックします。
  9. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Sharing Settings (共有設定) と入力し、[Sharing Settings (共有設定)] を選択します。
  10. [Edit (編集)] をクリックして、アクセス設定を編集します。
  11. 応募者、面接官、職種のデフォルトの内部アクセス権を非公開に設定します。
  12. [Save (保存)] をクリックします。
    メモ: 変更を処理中であることを示す、「One or more sharing operations has been initiated.See below for additional details.Certain operations may not be available.(1 つ以上の共有操作が開始されました。詳細は、以下を参照してください。特定の操作を使用できないことがあります。)」という通知を受信します。

ロール階層の作成

ロール階層を構築します。ロール階層のサンプル。役員の下にすべての営業部長、その下に営業担当が配置されています。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Roles (ロール) と入力し、[Roles (ロール)] を選択します。
  2. [Set Up Roles (ロールの設定)] を選択して、[Expand All (すべて展開)] をクリックします。
  3. [CEO] の下にある [Add Role (ロールの追加)] をクリックして、新しいロールの詳細を入力します。
    • Label (表示ラベル): VP of Services (サービス担当副社長)
    • Role Name as displayed on reports (レポートに表示するロール名): VP of Services (サービス担当副社長)
  4. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
  5. 次の新ロールの情報を入力します。
    • Label (表示ラベル): Accounts Receivable (入金管理)
    • This role reports to (このロールの上位ロール): VP of Services (サービス担当副社長)
    • Role Name as displayed on reports (レポートに表示するロール名): Accounts Receivable (入金管理)
  6. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
  7. 次の新ロールの情報を入力します。
    • Label (表示ラベル): Customer Support Director (カスタマーサポート部長)
    • This role reports to (このロールの上位ロール): VP of Services (サービス担当副社長)
    • Role Name as displayed on reports (レポートに表示するロール名): Customer Support Director (カスタマーサポート部長)
  8. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
  9. 次の新ロールの情報を入力します。
    • Label (表示ラベル): Customer Support Rep (カスタマーサポート担当)
    • This role reports to (このロールの上位ロール): Customer Support Director (カスタマーサポート部長)
    • Role Name as displayed on reports (レポートに表示するロール名): Customer Support Rep (カスタマーサポート担当)
  10. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
  11. 次の新ロールの情報を入力します。
    • Label (表示ラベル): Sales Engineer (営業担当技術者)
    • This role reports to (このロールの上位ロール): Director, Direct Sales (ダイレクトセールス部長)
    • Role Name as displayed on reports (レポートに表示するロール名): Sales Engineer (営業担当技術者)
  12. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
  13. 次の新ロールの情報を入力します。
    • Label (表示ラベル): Recruiter (採用担当)
    • This role reports to (このロールの上位ロール): SVP, Human Resources (人事担当上級副社長) 
    • Role Name as displayed on reports (レポートに表示するロール名): Recruiter (採用担当)
  14. [Save (保存)] をクリックします。

ユーザのロールへの割り当て

新しいロールをいくつか設定したら、次はそのロールをユーザに割り当てます。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Roles (ロール) と入力し、[Set Up Roles (ロールの設定)] を選択します。
  2. [VP of Services (サービス担当副社長)] の横にある [Assign (割り当て)] をクリックします。
  3. [Available Users (選択可能なユーザ)] 選択リストから、[All Users (すべてのユーザ)] を選択して、[Noah Larkin] を選択します。
  4. [Add arrow (追加矢印)] 追加矢印アイコン をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。ロールの選択画面。[Selected Users for VP of Services (サービス担当副社長に選択されたユーザ)] の下に Noah Larkin が表示されています。
  5. [Accounts Receivable (入金管理)] の横にある [Assign (割り当て)] をクリックします。
  6. [Available Users (選択可能なユーザ)] 選択リストから、[All Users (すべてのユーザ)] を選択して、[Maya Lorrette] を選択します。
  7. [Add arrow (追加矢印)] 追加矢印アイコン をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。
  8. [Sales Engineer (営業担当技術者)] の横にある [Assign (割り当て)] をクリックします。
  9. [Available Users (選択可能なユーザ)] リストから、[Amy Daniels]を選択します。
  10. [Add arrow (追加矢印)] 追加矢印アイコン をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。
  11. 同じ手順で、Ted Kim を [Recruiter (採用担当)] ロールに追加し、自分の名前を [Customer Support Rep (カスタマーサポート担当)] ロールに追加します。

よくできました。応募者、面接官、職種のカスタムオブジェクトを作成しました。これで、これらのレコードを共有することができます。次のステップでは、商談共有ルールを設定して、採用チームのメンバーが応募者に関する情報を共有できるようにします。