フローによる自動化の作成

メモ

日本語で受講されている方へ
このバッジの Trailhead ハンズオン Challenge は英語で受講していただく必要があります。英語の意味についてはかっこ内の翻訳をご参照ください。必ず英語の値をコピーして貼り付けてから、Trailhead Playground の言語を [English] に、ロケールを [United States] に切り替えてください。こちらの指示に従ってください。

翻訳版の Trailhead を活用する方法については、自分の言語の Trailhead バッジをご覧ください。

Trail Together の動画

エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。

(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 59:50 分から開始されます。)

アクセシビリティ

このステップではスクリーンリーダーのユーザー向けに指示が追加されている部分があります。このステップの詳細なスクリーンリーダー版を表示するには、以下のリンクをクリックしてください。

Trailhead スクリーンリーダー版を開く。

はじめに

データが乱雑になるのを防止するもう 1 つの方法は、フローを作成することです。たとえば、これから行うように、特定の条件に基づいて、自動的に項目の値を指定値に変更するフローを作成できます。項目の型に応じて、特定の値を適用する、値を空白にする、値を計算するなどの操作をすべて、設定した条件に基づいて行うことができます。自動化を使用すると、データの手動入力を減らしたり、データを同期したりすることで、データ品質を高めることができます。

自動更新を設定する

AW Computing の営業担当 VP である Allison Wheeler から別の作業依頼がありました。見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、自動的に商談のフェーズを「評価」に変更したいという依頼です。これは、Flow Builder でフローを作成すれば対応できます。ただし、まず少し準備作業があります。コンテナを利用して買い置きの食品を整理するように、オブジェクトにカスタム項目を追加してデータを整然とした状態に保つことができます。

最初に、商談オブジェクトに [First Contact Made (初回連絡日)] 項目を追加します。

1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャー)] タブをクリックします。
2. [Opportunity (商談)] をクリックし、[Fields & Relationships (項目とリレーション)] をクリックします。
3. [Fields & Relationships (項目とリレーション)] セクションの上部で、[New (新規)] をクリックします。
4. [Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
5. ステップ 2 で新規項目の詳細を入力します。

   Field (項目)	Value (値)
   Field Label (項目の表示ラベル)	First Contact Made (初回連絡日)
   Default Value (デフォルト値)	オフ
   Field Name (項目名)	(この項目は自動入力されます)

6. [Next (次へ)] をクリックし、ステップ 3 を実行します。
   • [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
   • [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザー)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
7. [Next (次へ)] をクリックし、[Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。

次に、商談オブジェクトに [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] 項目を追加します。

1. [Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
2. ステップ 2 で新規項目の詳細を入力します。

   Field (項目)	Value (値)
   Field Label (項目の表示ラベル)	Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)
   Default Value (デフォルト値)	オフ
   Field Name (項目名)	(この項目は自動入力されます)

3. [Next (次へ)] をクリックし、ステップ 3 を実行します。
   • [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
   • [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザー)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
4. [Next (次へ)] をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。

営業チームはこれらの新規作成された項目を使用して、商談フェーズを記録しやすくなりました。また、この項目をフローで使用できます。

まず、フローの種別を選択します。 

1. [Setup (設定)] で [Home (ホーム)] タブをクリックします。
2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスに Flows (フロー) と入力して、[Flows (フロー)] を選択し、[New Flow (新規フロー)] をクリックします。
3. [Record-Triggered Flow (レコードトリガーフロー)] を選択し、[Create (作成)] をクリックします。

次に、商談オブジェクトとトリガーを選択します。

1. [Select Object (オブジェクトを選択)] セクションに opportunity (商談) と入力し、[Opportunity (商談)] を選択します。
2. [Configure Trigger (トリガーを設定)] セクションで [when a record is created or edited (レコードが作成または更新された)] を選択します。
3. [Set Entry Conditions (エントリ条件を設定)] で [All Conditions Are Met (AND) (すべての条件に一致 (AND))] を選択します。
4. 条件を入力します。
   • Field (項目) = StageName
   • Operator (演算子) = Equals (次の文字列と一致する)
   • Value (値) = Prospecting (見込み客)
5. [When to Run the Flow for Updated Records (更新されたレコードでフローを実行するタイミング)] セクションで [Every time a record is updated and meets the condition requirements (レコードを更新し、条件の要件に一致するたび)] を選択します。
6. [Optimize the Flow (フローを最適化)] セクションで [Fast Field Updates (高速項目更新)] を選択します。

次は、作成しているフローにアクションを追加して、[First Contact Made (初回連絡日)] および [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] の両方にチェックマークが付いたときのみ、商談フェーズが「Qualification」(評価) に更新されるようにします。

1. フローキャンバスの開始要素で、 の上にカーソルを置いて をクリックします。
2. [Update Records (レコードを更新)] を選択します。
3. 表示ラベルとして Opportunity Stage Update (商談フェーズの更新) と入力します。
4. [API Name (API 参照名)] テキストボックスの中をクリックして、API 参照名を自動生成します。
5. [Use the Opportunity record that triggered your flow (フローをトリガーした商談レコードを使用)] を選択します。
6. [Set Filter Conditions (検索条件を設定)] で [All Conditions Are Met (AND) (すべての条件に一致 (AND))] を選択します。
7. [+ Add Condition (+ 条件を追加)] をクリックし、条件を入力します。
   • Field 1 (項目 1) = First_Contact_Made__c
   • Operator 1 (演算子 1) = Equals (次の文字列と一致する)
   • Value 1 (値 1) = {!$GlobalConstant.True}
   • Field 2 (項目 2) = Additional_Meeting_Scheduled__c
   • Operator 2 (演算子 1) = Equals (次の文字列と一致する)
   • Value 2 (値 2) = {!$GlobalConstant.True}

8. [Set Field Values for the Opportunity Record (商談レコードの項目値を設定)] で、次の条件を入力します。
   

   Field (項目)	Value (値)
   StageName	Qualification (評価)

フローを保存して有効化します。

1. [Save (保存)] をクリックします。
2. [Flow Label (フローの表示ラベル)] に Opportunity Stage to Qualification (商談フェーズを評価に変更) と入力します。
3. [API Name (API 参照名)] テキストボックスの中をクリックして、API 参照名を自動生成します。
4. [Description (説明)] に、Update the opportunity stage to Qualification when all tasks for the Prospecting stage are complete (見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、商談のフェーズを「評価」に更新する) と入力します。
5. [Save (保存)] をクリックします。
6. [Activate (有効化)] をクリックします。

フローをテストする

1. 戻る矢印 をクリックして設定に戻ります。
2. アプリケーションランチャー をクリックして [Sales (セールス)] を選択します。
3. [Opportunities (商談)] タブをクリックします。
4. [Recently Viewed opportunities (最近表示した商談)] の横にある下矢印をクリックして、リストビューから [All Opportunities (すべての商談)] を選択します。
5. [Pyramid Emergency Generators] という商談を開きます。
6. [Details (詳細)] をクリックして、このレコードに関連付けられている項目を表示します。
7. 現在のフェーズは [Prospecting (見込み客)] です。
8. [First Contact Made (初回連絡日)] 項目の横にある鉛筆アイコンをクリックします。
9. [First Contact Made (初回連絡日)] と [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] にチェックを追加します。
10. [Save (保存)] をクリックします。
11. 現在のフェーズが [Qualification (評価)] になっています。フローが期待どおりに動作しました。

仮想のほうきとデータのちりとりを片づけ、ゴム手袋を外せば、クリーンアップ作業は完了です。入力規則、数式、ルックアップ検索条件、フローを使用してデータの品質を強化し、ゴミが溜まらないようにしました。AW Computing のデータがすべてすっきり整理された、きれいなデータになる日は近いでしょう。