フローによる自動化の作成
Trail Together の動画
エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。
(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 59:50 分から開始されます。)
はじめに
データが乱雑になるのを防止するもう 1 つの方法は、フローを作成することです。たとえば、これから行うように、特定の条件に基づいて、自動的に項目の値を指定値に変更するフローを作成できます。項目の型に応じて、特定の値を適用する、値を空白にする、値を計算するなどの操作をすべて、設定した条件に基づいて行うことができます。自動化を使用すると、データの手動入力を減らしたり、データを同期したりすることで、データ品質を高めることができます。
自動更新を設定する
AW Computing の営業担当 VP である Allison Wheeler から別の作業依頼がありました。見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、自動的に商談のフェーズを「評価」に変更したいという依頼です。これは、Flow Builder でフローを作成すれば対応できます。ただし、まず少し準備作業があります。コンテナを利用して買い置きの食品を整理するように、オブジェクトにカスタム項目を追加してデータを整然とした状態に保つことができます。
最初に、商談オブジェクトに [First Contact Made (初回連絡日)] 項目を追加します。
- [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャー)] タブをクリックします。
-
[Opportunity (商談)] をクリックし、[Fields & Relationships (項目とリレーション)] をクリックします。
- [Fields & Relationships (項目とリレーション)] セクションの上部で、[New (新規)] をクリックします。
-
[Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
- ステップ 2 で新規項目の詳細を入力します。
Field (項目)
Value (値)
Field Label (項目の表示ラベル)
First Contact Made
(初回連絡日)Default Value (デフォルト値)
オフ
Field Name (項目名)
(この項目は自動入力されます)
-
[Next (次へ)] をクリックし、ステップ 3 を実行します。
- [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
- [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザー)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
-
[Next (次へ)] をクリックし、[Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
次に、商談オブジェクトに [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] 項目を追加します。
-
[Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
- ステップ 2 で新規項目の詳細を入力します。
Field (項目)
Value (値)
Field Label (項目の表示ラベル)
Additional Meeting Scheduled
(追加ミーティングスケジュール済み)Default Value (デフォルト値)
オフ
Field Name (項目名)
(この項目は自動入力されます)
-
[Next (次へ)] をクリックし、ステップ 3 を実行します。
- [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
- [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザー)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
-
[Next (次へ)] をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。
営業チームはこれらの新規作成された項目を使用して、商談フェーズを記録しやすくなりました。また、この項目をフローで使用できます。
まず、フローの種別を選択します。
- [Setup (設定)] で [Home (ホーム)] タブをクリックします。
- [Quick Find (クイック検索)] ボックスに
Flows
(フロー) と入力して、[Flows (フロー)] を選択し、[New Flow (新規フロー)] をクリックします。
-
[Start from Scratch (最初から開始)] が選択されていることを確認して [Next (次へ)] をクリックします。
-
[Record-Triggered Flow (レコードトリガーフロー)] を選択し、[Create (作成)] をクリックします。
次に、商談オブジェクトとトリガーを選択します。
- [Select Object (オブジェクトを選択)] セクションに
opportunity
(商談) と入力し、[Opportunity (商談)] を選択します。
- [Configure Trigger (トリガーを設定)] セクションで [when a record is created or edited (レコードが作成または更新された)] を選択します。
- [Set Entry Conditions (エントリ条件を設定)] で [All Conditions Are Met (AND) (すべての条件に一致 (AND))] を選択します。
- 条件を入力します。
- Field (項目) =
StageName
- Operator (演算子) = Equals (次の文字列と一致する)
- Value (値) =
Prospecting
(見込み客)
- [When to Run the Flow for Updated Records (更新されたレコードでフローを実行するタイミング)] セクションで [Every time a record is updated and meets the condition requirements (レコードを更新し、条件の要件に一致するたび)] を選択します。
- [Optimize the Flow (フローを最適化)] セクションで [Fast Field Updates (高速項目更新)] を選択します。
次は、作成しているフローにアクションを追加して、[First Contact Made (初回連絡日)] および [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] の両方にチェックマークが付いたときのみ、商談フェーズが「Qualification」(評価) に更新されるようにします。
- フローキャンバスの開始要素で、 の上にカーソルを置いて をクリックします。
-
[Update Records (レコードを更新)] を選択します。
-
[Label (表示ラベル)] として
Opportunity Stage Update
(商談フェーズの更新) と入力します。
- [API Name (API 参照名)] テキストボックスの中をクリックして、API 参照名を自動生成します。
-
[Use the Opportunity record that triggered the flow (フローをトリガーした商談レコードを使用)] を選択します。
- [Set Filter Conditions (検索条件を設定)] で [All Conditions Are Met (AND) (すべての条件に一致 (AND))] を選択します。
-
[+ Add Condition (+ 条件を追加)] をクリックし、条件を入力します。
- Field 1 (項目 1) =
First_Contact_Made__c
- Operator 1 (演算子 1) = Equals (次の文字列と一致する)
- Value 1 (値 1) =
{!$GlobalConstant.True}
- Field 2 (項目 2) =
Additional_Meeting_Scheduled__c
- Operator 2 (演算子 2) = Equals (次の文字列と一致する)
- Value 2 (値 2) =
{!$GlobalConstant.True}
- [Set Field Values for the Opportunity Record (商談レコードの項目値を設定)] で、次の条件を入力します。
Field (項目)
Value (値)
StageName
Qualification
(評価)
フローを保存して有効化します。
-
[Save (保存)] をクリックします。
- [Flow Label (フローの表示ラベル)] に
Opportunity Stage to Qualification
(商談フェーズを評価に変更) と入力します。
- [API Name (API 参照名)] テキストボックスの中をクリックして、API 参照名を自動生成します。
- [Description (説明)] に、
Update the opportunity stage to Qualification when all tasks for the Prospecting stage are complete
(見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、商談のフェーズを「評価」に更新する) と入力します。
-
[Save (保存)] をクリックします。
-
[Activate (有効化)] をクリックします。
フローをテストする
-
戻る矢印 をクリックして設定に戻ります。
-
アプリケーションランチャー をクリックして [Sales (セールス)] を選択します。
-
[Opportunities (商談)] タブをクリックします。
- [Recently Viewed opportunities (最近表示した商談)] の横にある下矢印をクリックして、リストビューから [All Opportunities (すべての商談)] を選択します。
-
[Pyramid Emergency Generators] という商談を開きます。
-
[Details (詳細)] をクリックして、このレコードに関連付けられている項目を表示します。
- 現在のフェーズは [Prospecting (見込み客)] です。
- [First Contact Made (初回連絡日)] 項目の横にある鉛筆アイコンをクリックします。
- [First Contact Made (初回連絡日)] と [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] にチェックを追加します。
-
[Save (保存)] をクリックします。
- 現在のフェーズが [Qualification (評価)] になっています。フローが期待どおりに動作しました。
仮想のほうきとデータのちりとりを片づけ、ゴム手袋を外せば、クリーンアップ作業は完了です。入力規則、数式、ルックアップ検索条件、フローを使用してデータの品質を強化し、ゴミが溜まらないようにしました。AW Computing のデータがすべてすっきり整理された、きれいなデータになる日は近いでしょう。