フローによる自動化を作成する

メモ

日本語で受講されている方へ
Challenge は日本語の Trailhead Playground で開始し、かっこ内の翻訳を参照しながら進めていってください。Challenge での評価は英語データを対象に行われるため、英語の値のみをコピーして貼り付けるようにしてください。日本語の組織で Challenge が不合格だった場合は、(1) この手順に従って [Locale (地域)] を [United States (米国)] に切り替え、(2) [Language (言語)] を [English (英語)] に切り替えてから、(3) [Check Challenge (Challenge を確認)] ボタンをクリックしてみることをお勧めします。

翻訳版 Trailhead を活用する方法の詳細は、自分の言語の Trailhead バッジを参照してください。

Trail Together の動画

エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。

(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 59:50 分から開始されます。)

アクセシビリティ

このステップではスクリーンリーダーのユーザー向けに指示が追加されている部分があります。このステップの詳細なスクリーンリーダー版を表示するには、以下のリンクをクリックしてください。

Trailhead スクリーンリーダー版を開く。

はじめに

データが乱雑になるのを防止するもう 1 つの方法は、フローを作成することです。たとえば、これから行うように、特定の条件に基づいて、自動的に項目の値を指定値に変更するフローを作成できます。項目の型に応じて、特定の値を適用する、値を空白にする、値を計算するなどの操作をすべて、設定した条件に基づいて行うことができます。自動化を使用すると、データの手動入力を減らしたり、データを同期したりすることで、データ品質を高めることができます。

自動更新を設定する

AW Computing の営業担当 VP である Allison Wheeler から別の作業依頼がありました。見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、自動的に商談のフェーズを「評価」に変更したいという依頼です。これは、Flow Builder でフローを作成すれば対応できます。ただし、まず少し準備作業があります。コンテナを利用して買い置きの食品を整理するように、オブジェクトにカスタム項目を追加してデータを整然とした状態に保つことができます。

最初に、商談オブジェクトに [First Contact Made (初回連絡日)] 項目を追加します。

1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャー)] タブをクリックします。
   
2. [Opportunity (商談)] をクリックし、[Fields & Relationships (項目とリレーション)] をクリックします。
   
3. [Fields & Relationships (項目とリレーション)] セクションの上部で、[New (新規)] をクリックします。
   
4. [Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
   
5. 項目の詳細を入力します。
   
   • Field Label (項目の表示ラベル): First Contact Made (初回連絡日)
     
   • Default Value (デフォルト値): オフ
     
   • Field Name (項目名): [この項目は自動入力されます]
     
6. [Next (次へ)] をクリックします。
   
7. [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
   
8. [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザー)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
   
9. [Next (次へ)] をクリックし、[Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
   

次に、商談オブジェクトに [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] 項目を追加します。

1. [Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
   
2. 項目の詳細を入力します。
   
   • Field Label (項目の表示ラベル): Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)
     
   • Default Value (デフォルト値): オフ
     
   • Field Name (項目名): [この項目は自動入力されます]
     
3. [Next (次へ)] をクリックします。
   
4. [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
   
5. [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザー)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
   
6. [Next (次へ)] をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。
   

営業チームはこれらの新規作成された項目を使用して、商談フェーズを記録しやすくなりました。また、この項目をフローで使用できます。

まず、フローの種別を選択します。 

1. アプリケーションランチャー () をクリックします。
   
2. [Search apps or items (アプリケーションまたは項目を検索)] ボックスに auto (自動) と入力して、[Automation (自動化)] を選択します。
   
3. [Flows (フロー)] パネルで [New (新規)] をクリックします。
   
4. [Frequently Used (頻繁に使用)] で [Record-Triggered Flow (レコードトリガーフロー)] を選択します。
   

次に、商談オブジェクトとトリガーを選択します。

1. [Select Object (オブジェクトを選択)] セクションに opportunity (商談) と入力し、[Opportunity (商談)] を選択します。
   
2. [Configure Trigger (トリガーを設定)] セクションで [A record is created or updated (レコードが作成または更新された)] を選択します。
   
3. [Set Entry Conditions (エントリ条件を設定)] セクションで [All Conditions Are Met (AND) (すべての条件に一致 (AND))] を選択します。
   
4. 条件を入力します。
   
   • Field (項目): Stage (フェーズ)
     
   • Operator (演算子): Equals (次の文字列と一致する)
     
   • Value (値): Prospecting (見込み客)
     
5. [When to Run the Flow for Updated Records (更新されたレコードでフローを実行するタイミング)] セクションで [Every time a record is updated and meets the condition requirements (レコードを更新し、条件の要件に一致するたび)] を選択します。
   
6. [Optimize the Flow (フローを最適化)] セクションで、[Fast Field Updates (高速項目更新)] を選択します。
   

次は、作成しているフローにアクションを追加して、[First Contact Made (初回連絡日)] および [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] の両方にチェックマークが付いたときのみ、商談フェーズが「Qualification」(評価) に更新されるようにします。

1. フローキャンバスの [Start (開始)] 要素の後のパスで をクリックします。
   
2. [Update Records (レコードを更新)] を選択します。
   
3. [Label (表示ラベル)] に Opportunity Stage Update (商談フェーズの更新) と入力します。
   
4. [API Name (API 参照名)] テキストボックスの中をクリックして、API 参照名を自動生成します。
   
5. [Use the Opportunity record that triggered the flow (フローをトリガーした商談レコードを使用)] を選択します。
   
6. [Set Filter Conditions (検索条件を設定)] で [All Conditions Are Met (AND) (すべての条件に一致 (AND))] を選択します。
   
7. [+ Add Condition (+ 条件を追加)] をクリックし、条件を入力します。
   
   • Field 1 (項目 1): First Contact Made (初回連絡日)
     
   • Operator 1 (演算子 1): Equals (次の文字列と一致する)
     
   • Value 1 (値 1): True
     
   • Field 2 (項目 2): Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)
     
   • Operator 2 (演算子 2): Equals (次の文字列と一致する)
     
   • Value 2 (値 2): True
     
8. [Set Field Values for the Opportunity Record (商談レコードの項目値を設定)] で、次の条件を入力します。
   
   • Field (項目): Stage (フェーズ)
     
   • Value (値): Qualification (評価)
     

フローを保存して有効化します。

1. [Save (保存)] をクリックします。
   
2. [Flow Label (フローの表示ラベル)] に Opportunity Stage to Qualification (商談フェーズを評価に変更) と入力します。
   
3. [API Name (API 参照名)] テキストボックスの中をクリックして、API 参照名を自動生成します。
   
4. [Description (説明)] に、Update the opportunity stage to Qualification when all tasks for the Prospecting stage are complete (見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、商談のフェーズを「評価」に更新する) と入力します。
   
5. [Save (保存)] をクリックします。
   
6. [Activate (有効化)] をクリックします。
   

フローをテストする

1. 戻る矢印 をクリックして [Setup (設定)] に戻ります。
   
2. アプリケーションランチャー をクリックして [Sales (セールス)] を選択します。
   
3. [Opportunities (商談)] タブをクリックします。
   
4. [Recently Viewed opportunities (最近表示した商談)] の横にある下矢印をクリックして、リストビューから [All Opportunities (すべての商談)] を選択します。
   
5. [Pyramid Emergency Generators] という商談を開きます。
   
6. [Details (詳細)] をクリックして、このレコードに関連付けられている項目を表示します。
   
7. 現在のフェーズは [Prospecting (見込み客)] です。
   
8. [First Contact Made (初回連絡日)] 項目の横にある鉛筆アイコンをクリックします。
   
9. [First Contact Made (初回連絡日)] と [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] にチェックを追加します。
   
10. [Save (保存)] をクリックします。
    
11. 現在のフェーズが [Qualification (評価)] になっています。フローが期待どおりに動作しました。
    

仮想のほうきとデータのちりとりを片づけ、ゴム手袋を外せば、クリーンアップ作業は完了です。入力規則、数式、ルックアップ検索条件、フローを使用してデータの品質を強化し、ゴミが溜まらないようにしました。AW Computing のデータがすべてすっきり整理された、きれいなデータになる日は近いでしょう。