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プロセスビルダーを使用したプロセスの作成

はじめに

データが乱雑になるのを防止するもう 1 つの方法は、プロセスを作成することです。たとえば、これから行うように、特定の条件に基づいて、自動的に項目の値を指定値に変更するプロセスを作成できます。項目の型に応じて、特定の値を適用する、値を空白にする、値を計算するなどの操作をすべて、設定した条件に基づいて行うことができます。プロセスを使用すると、データの手動入力を減らしたり、データを同期したりすることで、データ品質を高めることができます。

自動更新の設定

AW Computing の営業担当 VP である Allison Wheeler から別の作業依頼がありました。見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、自動的に商談のフェーズを「評価」に変更したいという依頼です。これは、プロセスビルダーでプロセスを作成すれば対応できます。ただし、まず少し準備作業があります。コンテナを利用して買い置きの食品を整理するように、オブジェクトにカスタム項目を追加してデータを整然とした状態に保つことができます。

最初に、商談オブジェクトに [First Contact Made (初回連絡日)] 項目を追加します。

  1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャ)] タブをクリックします。
  2. [Opportunity (商談)] をクリックし、[Fields & Relationships (項目とリレーション)] をクリックします。
  3. [Fields & Relationships (項目とリレーション)] セクションの上部で、[New (新規)] をクリックします。
  4. [Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  5. ステップ 2 で新規項目の詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Field Label (項目の表示ラベル)
    First Contact Made (初回連絡日)
    Default Value (デフォルト値)
    チェック解除済み
    Field Name (項目名)
    (この項目は自動入力されます)
  6. [Next (次へ)] をクリックし、ステップ 3 を実行します。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザ)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
  7. [Next (次へ)] をクリックし、[Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。

次に、商談オブジェクトに [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] 項目を追加します。

  1. [Checkbox (チェックボックス)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  2. ステップ 2 で新規項目の詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Field Label (項目の表示ラベル)
    Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)
    Default Value (デフォルト値)
    チェック解除済み
    Field Name (項目名) (この項目は自動入力されます)
  3. [Next (次へ)] をクリックし、ステップ 3 を実行します。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザ)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
  4. [Next (次へ)] をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。

営業チームはこれらの新規作成された項目を使用して、商談フェーズを記録しやすくなりました。また、この項目をプロセスビルダーで設定した自動プロセスで使用することができます。

まず、プロセスビルダーで商談オブジェクトを選択します。

  1. [Setup (設定)] で [Home (ホーム)] タブをクリックします。
  2. Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Process Builder」(プロセスビルダー) と入力し、[Process Builder (プロセスビルダー)] を選択して [New (新規)] をクリックします。
  3. [Process Name (プロセス名)] に「Opportunity Stage to Qualification」(商談フェーズを評価に変更) と入力します。
  4. [Description (説明)] に、「Update the opportunity stage to Qualification when all tasks for the Prospecting stage are complete」(見込み客フェーズのすべての ToDo が完了したら、商談のフェーズを「評価」に更新する) と入力します。
  5. [The process starts when (プロセスを開始するタイミング)] 選択リストで [A record changes (レコードが変更されたとき)] を選択し、[Save (保存)] をクリックします。
  6. [+ Add Object (+ オブジェクトを追加)] をクリックします。
  7. [Object (オブジェクト)] 選択リストから [Opportunity (商談)] を選択します。
  8. [when a record is created or edited (レコードを作成または編集したとき)] を選択し、[Save (保存)] をクリックします。

次に、プロセスの条件を設定します。

  1. [+ Add Criteria (+ 条件を追加)] をクリックします。
  2. [Criteria Name (条件名)] に「Opportunity Stage Prospecting」(商談フェーズ 見込み客) と入力します。
  3. [Conditions are met (条件を満たしている)] を選択します。
  4. 条件を入力します。
    項目 演算子
    Opportunity: Stage (商談フェーズ)
    Equals (次の文字列と一致する)
    Picklist (選択リスト) Prospecting (見込み客)
  5. [All of the conditions are met (AND) (すべての条件に一致 (AND))] をクリックします。
  6. [Save (保存)] をクリックします。

次は、作成しているプロセスにアクションを追加して、[First Contact Made (初回連絡日)] および [Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)] の両方にチェックマークが付いたときのみ、商談フェーズが「評価」に更新されるようにします。

  1. [+ Add Action (+ アクションを追加)] をクリックします。
  2. [Action Type (アクション種別)] 選択リストから [Update Records (レコードを更新)] を選択します。
  3. [Action Name (アクション名)] 「Opportunity Stage Update」(商談フェーズの更新) と入力します。
  4. [Record Type (レコードタイプ)] から、[Select the Opportunity record that started your process (プロセスを開始した商談レコードを選択)] を選択し、[Choose (選択)] をクリックします。
  5. [Updated records meet all conditions (更新されるレコードがすべての条件を満たす)] を選択し、[Filter the records you update based on these conditions (これらの条件に基づいて更新するレコードを絞り込む)] で [+ Add Row (+ 行を追加)] をクリックし、次の条件を入力します。
    項目 演算子
    First Contact Made (初回連絡日)
    Equals (次の文字列と一致する)
    Boolean
    True
    Additional Meeting Scheduled (追加ミーティングスケジュール済み)
    Equals (次の文字列と一致する) Boolean True
  6. [Set new field values for the records you update (更新するレコードの新しい項目値を設定)] で、次の条件を入力します。
    項目
    Stage (フェーズ)
    Picklist (選択リスト)
    Qualification (評価)
    アクションの選択および定義のスクリーンショット
  7. [Save (保存)] をクリックします。

あとは [Activate (有効化)][Confirm (確認)] をクリックするだけで、プロセスが有効になります。

仮想のほうきとデータのちりとりを片づけ、ゴム手袋を外せば、クリーンアップ作業は完了です。入力規則、数式、ルックアップ検索条件、プロセスビルダーを使用してデータの品質を強化し、ゴミが溜まらないようにしました。AW Computing のデータがすべてすっきり整理された、きれいなデータになる日は近いでしょう。