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データインポートウィザードの使用

はじめに

データを効率よく処理するための知識は、優れたシステム管理者になるために必要なものの 1 つです。チームは新規取引先、リード、商談などのデータを収集しますが、レコードの追加や更新についてはシステム管理者が頼りです。システム管理者の処理が早く終われば、チームはそれだけ早く売上を達成できます。

処理するレコード数が多い場合、1 件ずつ入力や更新をするのはよい方法ではありません。そうしたプロセスは遅いうえにエラーの入り込む余地があります (どんなに優れたシステム管理者でもタイプミスはあるからです)。このプロジェクトでは、一度に多くのレコードをアップロードおよび更新できるツールを使用して、処理をすばやく、手作業よりも少ない労力で終わらせます。これまでこうしたツールを使用したことがない方、これは原付バイクからスポーツカーに乗り換えて走るようなものだと考えてください。

ファイルのインポートの準備

ドライビンググローブを付けて、早速始めましょう。最初の作業は、営業チームが集めたリードのリストを読み込むことです。このステップでは、チームのファイルをダウンロードし、デスクトップに CSV ファイルとして保存してから、組織にインポートします。

メモ

メモ

Salesforce のデータをクリーンで正確にするよい方法は、インポートする前に確認することです。データがシステムおよびカスタムのデータ検証要件を満たしていることを確認します。また、重複レコードや空白があれば削除します。必要に応じて、列ヘッダーの名前を Salesforce の項目名に合わせて変更します。一貫した標準のデータ形式を適用します (たとえば、USA、US、United States のいずれかにする)。スペルチェックを実行することも大切です。

まず、こちらをクリックしてリードファイルをダウンロードします。このファイルは、インポートする前に少し注意が必要です。クリーンで一貫したデータがアップロードされるように、次の点を探して修正します。

  1. 「SF」があれば、すべて San Francisco に置き換えます。
  2. 「Calif」または「Cali」があれば、すべて CA に置き換えます。
  3. 一貫性のない [Rating (評価)] 値があれば、すべて Salesforce にすでに存在する同等の選択リスト値 (Cold (見込み無し)、Warm (将来見込み有り)、Hot (見込み有り)) に置き換えます。

ファイルの状態が改善されたので、作業内容を保存します。

  1. [File (ファイル)] をクリックし、[Save As (名前を付けて保存)] を選択してファイルをデスクトップに保存します。
  2. ファイルに Lead Import (リードインポート) という名前を付けます。
  3. [Save as type (ファイルの種類)] 選択リストで、CSV ファイルとして保存を選択します。
  4. [Save (保存)] をクリックして、ファイルを閉じます。

データインポートウィザードの起動

ファイルが保存され、準備ができました。いよいよ、データインポートウィザードを使用して魔法のようにデータをインポートします。システム管理者のガレージにある高速車の 1 台、データインポートウィザードでは、統合インターフェースを利用して、取引先と取引先責任者、リード、ソリューション、カスタムオブジェクトのデータをインポートできます。

起動するだけで、リードのインポートに取りかかることができます。

  1. 設定ギア 設定アイコン をクリックして [Setup (設定)] を選択します。
  2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスに Data Import Wizard (データインポートウィザード) と入力し、[Data Import Wizard (データインポートウィザード)] を選択します。
  3. [Launch Wizard (ウィザードを起動する)] をクリックし、インポートするデータを選択します。
  4. [Standard Objects (標準オブジェクト)] タブの [What kind of data are you importing? (インポートしているデータの種類は?)] で、[Leads (リード)] をクリックします。
  5. [What do you want to do? (レコードをどのように処理しますか?)] で、[Add New Records (新規レコードを追加)] をクリックして次のオプションを選択します。
    Field (項目) Value (値)
    Match Lead by (リードの一致条件:)
    Email (メール)
    Assign New Leads to this Source (新規リードをこのソースに割り当て)
    Web
  6. [Where is your data located? (データはどこにありますか?)] で、[CSV] をクリックします。
  7. Chrome ブラウザを使用している場合、[Choose File (ファイルを選択)] をクリックします。Firefox または Internet Explorer を使用している場合、[Browse (参照)] をクリックします。
  8. デスクトップから Lead Import.csv ファイルを選択し、[Open (開く)] をクリックします(メモ: ファイルが表示されない場合、ファイルウィンドウの [Open (開く)] ボタンの上にあるドロップダウンから [All Files (すべてのファイル)] が選択されていることを確認します)。
  9. [Next (次へ)] をクリックします。

これで項目の対応付けを編集できるようになりました。最初に、[Address Line 1 (町名・番地 1)] 列を [Street (町名・番地)] 項目に対応付けます。

  1. [Edit (編集)] 列で、[Address Line 1 (町名・番地 1)] の横にある [Map (対応付け)] をクリックします。
  2. 項目リストから、[Street (町名・番地)] を選択します。
  3. [Map (対応付け)] をクリックします。(メモ: [Map (対応付け)] ボタンが表示されない場合、ブラウザで拡大表示します)。

対応付けのスクリーンショット

次は、[Owner (所有者)] 列を [Lead Owner (リード所有者)] 項目に対応付けます。

  1. [Edit (編集)] 列で、[Owner (所有者)] の横にある [Map (対応付け)] をクリックします。
  2. 項目リストから、[Lead Owner (リード所有者)] を選択します。
  3. [Map (対応付け)] をクリックします。

すべての項目が対応付けられたら、インポートを開始できます。

  1. [Next (次へ)] をクリックします。
  2. [Start Import (インポートを開始)] をクリックします。
  3. [OK] をクリックします。一括データ読み込みジョブの詳細が表示され、インポートが完了したことを示すメールを受信します。

データを組織にインポートできたので、次のステップに進み、ギアをバックに入れて、今度はデータを組織からエクスポートしましょう。