データインポートウィザードを使用する

はじめに

データを効率よく処理するための知識は、優れたシステム管理者になるために必要なものの 1 つです。チームは新規取引先、リード、商談などのデータを収集しますが、レコードの追加や更新についてはシステム管理者が頼りです。システム管理者の処理が早く終われば、チームはそれだけ早く売上を達成できます。

処理するレコード数が多い場合、1 件ずつ入力や更新をするのはよい方法ではありません。そうしたプロセスは遅いうえにエラーの入り込む余地があります (どんなに優れたシステム管理者でもタイプミスはあるからです)。このプロジェクトでは、一度に多くのレコードのアップロードや更新が可能なツールを使用して、処理をすばやく、手作業よりも少ない労力で終わらせます。これまでこうしたツールを使用したことがない方、これは原付きバイクからスポーツカーに乗り換えて走るようなものだと考えてください。

Trail Together の動画

このステップをインストラクターの説明を見ながら進めて行きたい場合は、 Trailhead Live の Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。全セッションへのリンクは「リソース」セクションにあります。

ファイルのインポートの準備

ドライビンググローブを付けて、早速始めましょう。最初の作業は、営業チームが集めたリードのリストを読み込むことです。このステップでは、チームのファイルをダウンロードし、デスクトップに CSV ファイルとして保存してから、組織にインポートします。

Salesforce のデータをクリーンで正確にするよい方法は、インポートする前に確認することです。データがシステムとカスタムのデータ検証要件を満たしていることを確認します。また、重複レコードや空白があれば削除します。必要に応じて、列ヘッダーの名前を Salesforce の項目名に合わせて変更します。一貫した標準のデータ形式を適用します (たとえば、USA、US、United States のいずれかにする)。スペルチェックを実行することも大切です。

まず、こちらをクリックしてリードファイルをダウンロードします。このファイルは、インポートする前に少し注意が必要です。クリーンで一貫したデータがアップロードされるように、次の点を探して修正します。

1. 「SF」があれば、すべて San Francisco に置き換えます。
   
2. 「Calif」または「Cali」があれば、すべて CA に置き換えます。
   
3. 一貫性のない [Rating (評価)] 値があれば、すべて Salesforce にすでに存在する同等の選択リスト値 (Cold (見込みなし)、Warm (将来見込み有り)、Hot (見込み有り)) に置き換えます。
   メモ: コンポーネントによってはカンマがセミコロンに変換されてしまうことがあり、 データベースにデータをインポートする際に問題が生じます。スプレッドシート全体を通じて一貫してカンマが使用されていることを確認してください。
   

ファイルの状態が改善されたところで、作業内容を保存します。

1. [File (ファイル)] をクリックし、[Save As (名前を付けて保存)] を選択してファイルをデスクトップに保存します。
   
2. ファイルに Lead Import (リードインポート) という名前を付けます。
   
3. [Save as type (ファイルの種類)] 選択リストで、CSV ファイルとして保存を選択します。
   
4. [Save (保存)] をクリックして、ファイルを閉じます。
   メモ: MacOS システムで Apple Numbers を使用している場合は、CSV の書式設定を調整する必要がある可能性があります。ドキュメントはセミコロンではなくカンマを使用して保存する必要があります。[System Settings... (システム設定...)] を開き > [Language & Region (言語と地域)] を選択し > 数値の書式設定が [1,234,567.89] に変更されていることを確認します。それが完了すると、Apple Numbers からエクスポートされた CSV でカンマが使用され、正しくインポートされます。このバッジを使用したら、MacOS の設定に戻り、デフォルトの設定に戻すことができます。
   

データインポートウィザードの起動

ファイルが保存され、準備ができました。いよいよ、データインポートウィザードを使用して魔法のようにデータをインポートします。システム管理者のガレージにある高速車の 1 台、データインポートウィザードでは、統合インターフェースを利用して、取引先と取引先責任者、リード、ソリューション、カスタムオブジェクトのデータをインポートできます。

起動するだけで、リードのインポートに取りかかることができます。

1. 設定歯車 をクリックして、[Setup (設定)] を選択します。
   
2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスに Data Import Wizard (データインポートウィザード) と入力し、[Data Import Wizard (データインポートウィザード)] を選択します。
   
3. [Launch Wizard (ウィザードを起動する)] をクリックし、インポートするデータを選択します。
   
4. [Standard Objects (標準オブジェクト)] タブの [What kind of data are you importing? (インポートしているデータの種類は?)] で、[Leads (リード)] をクリックします。
   
5. [What do you want to do? (レコードをどのように処理しますか?)] で、[Add New Records (新規レコードを追加)] をクリックして次のオプションを選択します。

   Field (項目)	Value (値)
   Match Lead by (リードの一致条件:)	Email (メール)
   Assign New Leads to this Source (新規リードをこのソースに割り当て)	Web

6. [Where is your data located? (データはどこにありますか?)] で、[CSV] をクリックします。
   
7. Chrome ブラウザーを使用している場合、[Choose File (ファイルを選択)] をクリックします。Firefox または Internet Explorer を使用している場合、[Browse (参照)] をクリックします。
   
8. デスクトップから Lead Import.csv ファイルを選択し、[Open (開く)] をクリックします (注意: ファイルが表示されない場合、ファイルウィンドウの [Open (開く)] ボタンの上にあるドロップダウンから [All Files (すべてのファイル)] が選択されていることを確認します)。
   
9. [Next (次へ)] をクリックします。
   

これで項目の対応付けを編集できるようになりました。最初に、[Address Line 1 (町名・番地 1)] 列を [Street (町名・番地)] 項目に対応付けます。

1. [Edit (編集)] 列で、[Address Line 1 (町名・番地 1)] の横にある [Map (対応付け)] をクリックします。
   
2. 項目リストから、[Street (町名・番地)] を選択します。
   
3. [Map (対応付け)] をクリックします。(注意: [Map (対応付け)] ボタンが表示されない場合、ブラウザーで拡大表示します)。
   

次は、[Owner (所有者)] 列を [Lead Owner (リード所有者)] 項目に対応付けます。

1. [Edit (編集)] 列で、[Owner (所有者)] の横にある [Map (対応付け)] をクリックします。
   
2. 項目リストから、[Lead Owner (リード所有者)] を選択します。
   
3. [Map (対応付け)] をクリックします。
   

すべての項目が対応付けられたら、インポートを開始できます。

1. [Next (次へ)] をクリックします。
   
2. [Start Import (インポートを開始)] をクリックします。
   
3. [OK] をクリックします。一括データ読み込みジョブの詳細が表示され、インポートが完了したことを示すメールを受信します。
   

データを組織にインポートしたところで、次のステップに進みましょう。ギアをバックに入れて、今度はデータを組織からエクスポートします。

メモ: ステップの確認がうまくいかない場合は、データのインポートに使用した Salesforce ユーザーの言語が [English (英語)] に選択され、ロケーションが [English (United States) (英語 (アメリカ合衆国))] に選択されていることを確認してください。