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メールのレターヘッドとテンプレートの設定

はじめに

チームからのメールの外観に一貫性をもたせると、すぐに見分けることができ、業務に適したものになります。ここでは、テンプレートとレターヘッドを設定して、すべてのチームメンバーが日常的なメールニーズに使用できるようにします。

レターヘッドの作成

カスタマーサポートチームには名前があり、メールもそれがわかるようにする必要があります。マネージャの Kenya Collins から、チームの HTML メールテンプレートにカスタムレターヘッドを作成するように依頼がありました。

カスタマーサポートチームのレターヘッドを作成してカスタマイズする前に、Support Team ロゴを組織に保存する必要があります。

  1. この画像を開いてデスクトップに保存します。
  2. アプリケーションランチャー アプリケーションランチャーアイコン をクリックします。
  3. [Search apps and items... (アプリケーションおよび項目を検索...)] ボックスに Files (ファイル) と入力し、[Files (ファイル)] を選択します。
  4. [Upload Files (ファイルをアップロード)] をクリックします。
  5. デスクトップに保存した画像を選択します。
  6. タイトルが「GetCloudyConsultingLogo」になっていることを確認します。
    メモ: タイトル名を編集するには、ファイルの右にある下向き矢印をクリックします。[Edit File Details (ファイルの詳細を編集)] をクリックし、「GetCloudyConsultingLog」に名前を変更します。

次に、レターヘッドを作成します。

  1. アプリケーションランチャー アプリケーションランチャーアイコン をクリックします。
  2. [Search apps or items (アプリケーションまたは項目を検索...)] ボックスに Letterheadss (レターヘッド) と入力し、[Enhanced Letterheads (拡張レターヘッド)] を選択します。
  3. [New (新規)] をクリックします。
  4. 新規レターヘッドに関する詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Name (名前) General Customer Support (一般カスタマーサポート)
    Description (説明) Use this letterhead for all public facing communications if no specific Customer Support letterhead exists (このレターヘッドは、特定のカスタマーサポートレターヘッドがない場合に、すべての一般対応コミュニケーションに使用されます)
  5. ヘッダーセクションをクリックし、画像の挿入アイコンをクリックします。
    メモ: [Letterhead Content (レターヘッドコンテンツ)] に「insufficient privileges」(アクセス権がありません) エラーが表示されたら、[Setup (設定)] > [Lightning Email Templates (Lightning メールテンプレート)] に移動し、[Folders and Enhanced Sharing (フォルダおよび拡張共有)] を切り替えます。ブラウザを更新します。
  6. [Browse or Upload (参照またはアップロード)] を選択します。
  7. [Owned by Me (自分が所有者)] から [GetCloudyConsultingLogo] を選択し、[Insert (挿入)] をクリックします。
  8. ヘッダーセクションをクリックし、ENTER キーを押してカーソルを次の行に移動します。

差し込み項目を追加します。

  1. Dear (様) と入力します。
  2. スペースバーを押します。
  3. 差し込み項目の挿入アイコンをクリックします
    強調表示されている差し込み項目の挿入アイコン
  4. [Select Merge Field (差し込み項目の選択)] で、First Name (名) と入力し、[First Name (名)] を選択します。
  5. [Insert (挿入)] をクリックします。
  6. 最後の中括弧の後にカンマを追加して、ENTER キーを押します。
    名の差し込み項目を含む拡張レターヘッド
  7. [Save (保存)] をクリックします。

レターヘッド + メールテンプレート

次は、[General Customer Support (一般カスタマーサポート)] レターヘッドを使用するメールテンプレートを作成します。

  1. アプリケーションランチャー アプリケーションランチャーアイコン をクリックします。
  2. [Search apps and items... (アプリケーションおよび項目を検索...)] ボックスに Email Templates (メールテンプレート) と入力し、[Email Templates (メールテンプレート)] を選択します。
  3. [New Email Template (新規メールテンプレート)] をクリックします。
  4. 次の詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Email Template Name (メールテンプレート名) Public Facing General (一般対応全般)
    Description (説明)
    To be used for all public facing emails if there is no more specific template available (使用可能な特定のテンプレートがない場合、すべての一般対応メールに使用する)
    Folder (フォルダ) Public Email Templates (公開メールテンプレート)
    Subject (件名)
    <<REPLACE WITH SUBJECT>> (<<件名で置き換え>>)
    Enhanced Letterhead (拡張レターヘッド) General Customer Support (一般カスタマーサポート)
  5. [Save (保存)] をクリックします。

メールテストの送信

最後に、メールテンプレートをテストします。

  1. アプリケーションランチャー アプリケーションランチャーアイコン をクリックします。
  2. [Search apps or items (アプリケーションまたは項目を検索...)] ボックスに Contacts (取引先責任者) と入力し、[Contacts (取引先責任者)] を選択します。
  3. [Contacts (取引先責任者)] リストビューを [All Contacts (すべての取引先責任者)] に変更して、[Sean Forbes] を選択します。
  4. [Activity (活動)] タブの [Email (メール)] をクリックします。(見つからない場合は [More (その他)] をクリックします。)
  5. [Insert, create, or update template (テンプレートを挿入、作成、または更新)] アイコン テンプレートアイコン をクリックします。
  6. 表示されたリストから [Public Facing General (一般対応全般)] テンプレートを選択します。
  7. ポップアップの [Insert (挿入)] をクリックします。
  8. テンプレートが正確か確認します。
  9. [Subject (件名)] 項目で、[<<REPLACE WITH SUBJECT>>] を削除し、任意の件名行を入力します。
  10. 破線のボックスをクリックし、任意のテキストを入力します。これがメールの本文に表示されます。
    テキストを含むメール
  11. [Send (送信)] をクリックします。
  12. メールの受信トレイを確認します。

これで、カスタマーサポートのコミュニケーションの外観を改善できたので、このプロジェクトの最後のステップに進み、いくつかのプロセスを自動化してチームがより効率的に作業できるようにしましょう。