メールのレターヘッドとテンプレートの設定
アクセシビリティ
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はじめに
チームからのメールの外観に一貫性をもたせると、すぐに見分けることができ、業務に適したものになります。ここでは、テンプレートとレターヘッドを設定して、すべてのチームメンバーが日常的なメールニーズに使用できるようにします。デフォルトの No-Reply アドレスの作成でサポートが必要な場合は、 「デフォルトの No-Reply メールアドレスの設定」ヘルプ記事を参照してください。
レターヘッドを作成する
カスタマーサポートチームには名前があり、メールもそれがわかるようにする必要があります。マネージャーの Kenya Collins から、チームの HTML メールテンプレートにカスタムレターヘッドを作成するように依頼がありました。
カスタマーサポートチームのレターヘッドを作成してカスタマイズする前に、Support Team ロゴを組織に保存する必要があります。
- この画像を開いてデスクトップに保存します。
-
アプリケーションランチャー
をクリックします。
- [Search apps and items... (アプリケーションおよび項目を検索...)] ボックスに
Files(ファイル) と入力し、[Files (ファイル)] を選択します。
-
[Upload Files (ファイルをアップロード)] をクリックします。
- デスクトップに保存した画像を選択します。
- タイトルが GetCloudyConsultingLogo であることを確認します。
メモ: タイトル名を編集するには、ファイルの右側にある下向き矢印をクリックします。[Edit File Details (ファイルの詳細を編集)] をクリックし、「GetCloudyConsultingLogo」に名前を変更します。
次に、レターヘッドを作成します。
-
アプリケーションランチャー
をクリックします。
- [Search apps or items (アプリケーションまたは項目を検索...)] ボックスに
Letterheads(レターヘッド) と入力し、[Enhanced Letterheads (拡張レターヘッド)] を選択します。
-
[New (新規)] をクリックします。
- 新規レターヘッドに関する詳細を入力します。
Field (項目)
Value (値)
Name (名前)
General Customer Support(一般カスタマーサポート)Description (説明)
Use this letterhead for all public facing communications if no specific Customer Support letterhead exists(このレターヘッドは、特定のカスタマーサポートレターヘッドがない場合に、すべての一般対応コミュニケーションに使用されます) - ヘッダーセクションをクリックして、画像の挿入アイコンをクリックします。
メモ: [Letterhead Content (レターヘッドコンテンツ)] に「insufficient privileges」(アクセス権がありません) エラーが表示されたら、[Setup (設定)] > [Lightning Email Templates (Lightning メールテンプレート)] に移動し、[Folders and Enhanced Sharing (フォルダーおよび拡張共有)] を切り替えます。ブラウザーを更新します。
-
[Browse or Upload (参照またはアップロード)] を選択します。
- [Owned by Me (自分が所有者)] から [GetCloudyConsultingLogo] を選択し、[Insert (挿入)] をクリックします。
- ヘッダーセクションをクリックし、ENTER キーを押してカーソルを次の行に移動します。
差し込み項目を追加します。
-
Dear(様) と入力します。
- スペースバーを押します。
-
差し込み項目の挿入アイコンをクリックします
- [Select Merge Field (差し込み項目の選択)] で、
First Name(名) と入力し、[First Name (名)] を選択します。
-
[Insert (挿入)] をクリックします。
- 最後の中括弧の後にカンマを追加して、ENTER キーを押します。
-
[Save (保存)] をクリックします。
レターヘッド + メールテンプレート
次は、[General Customer Support (一般カスタマーサポート)] レターヘッドを使用するメールテンプレートを作成します。
-
アプリケーションランチャー
をクリックします。
- [Search apps and items... (アプリケーションおよび項目を検索...)] ボックスに
Email Templates(メールテンプレート) と入力し、[Email Templates (メールテンプレート)] を選択します。
-
[New Email Template (新規メールテンプレート)] をクリックします。
- 次の詳細を入力します。
Field (項目)
Value (値)
Email Template Name (メールテンプレート名)
Public Facing General(一般対応全般)Description (説明)
To be used for all public facing emails if there is no more specific template available(使用可能な特定のテンプレートがない場合、すべての一般対応メールに使用する)Folder (フォルダー)
Public Email Templates (公開メールテンプレート)
Subject (件名)
<<REPLACE WITH SUBJECT>>Enhanced Letterhead (拡張レターヘッド)
General Customer Support (一般カスタマーサポート)
-
[Save (保存)] をクリックします。
テストメールを送信する
最後に、メールテンプレートをテストします。
-
アプリケーションランチャー
をクリックします。
- [Search apps or items (アプリケーションまたは項目を検索...)] ボックスに
Contacts(取引先責任者) と入力し、[Contacts (取引先責任者)] を選択します。
- [Contacts (取引先責任者)] リストビューを [All Contacts (すべての取引先責任者)] に変更して、[Andy Young] を選択します。(リストビューのオプションが [My Contacts (私の取引先責任者)] と [My Important Contacts (私の重要な取引先責任者)] のみの場合は、右上の [List View (リストビュー)] ボタンをクリックしてビューを切り替えます。)
- [Details (詳細)] タブで、この取引先責任者の [Email (メール)] を自分のメールアドレスに編集します。
-
[Save (保存)] をクリックします。
- 右側の [Activity (活動)] タブで メールの送信アイコンをクリックします。(見つからない場合は [More (その他)] をクリックします。)
-
[Insert, create, or update template (テンプレートを挿入、作成、または更新)] アイコン
をクリックします。
- 表示されたリストから [Public Facing General (一般対応全般)] テンプレートを選択します。
- ポップアップの [Insert (挿入)] をクリックします。
- テンプレートが正確か確認します。
- [Subject (件名)] 項目で、[<<REPLACE WITH SUBJECT>>] を削除し、任意の件名行を入力します。
- 破線のボックスをクリックし、任意のテキストを入力します。これがメールの本文に表示されます。
-
[Send (送信)] をクリックします。
- メールの受信トレイを確認します。
これで、カスタマーサポートのコミュニケーションの外観を改善できたので、このプロジェクトの最後のステップに進み、いくつかのプロセスを自動化してチームがより効率的に作業できるようにしましょう。
リソース