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選択リストと項目の連動関係の作成

営業業務部門は、AW Computing の営業テリトリーを地域とゾーンに分割しています。Yuko Ishikawa は、地域とゾーンによって各取引先レコードを識別できるようにしたいと考えています。グローバル営業の統括責任者である Allison Wheeler は、商談が成立または不成立だった理由を追跡したいと考えています。このとき、ユーザが適切な理由のみを選択でき、商談が [Closed Won (商談成立)] または [Closed Lost (不成立)] である場合のみ選択できるようにすることを希望しています。これらの要望に応えるために、選択リストと項目の連動関係を設定します。

選択リストは、たとえば地域のリストのように Salesforce オブジェクトの特定の項目に使用できるオプションの選択肢を提供します。ユーザは、項目に直接入力するのではなくオプションのリストから 1 つの値を選択できるため、エラーが減り、データをクリーンに保ちやすくなります。項目の連動関係は、別の項目の値に基づいて選択リストの内容を変更することができる条件です。1 つの選択リストに [Region (地域)] のすべての値を表示するのではなく、[Zone (ゾーン)] などの別の項目の値に基づいて表示される値を制限できます。こうすることで、ユーザはよりすばやく簡単に適切なオプションを見つけることができます。

Yuko と Allison の両者は Chatter 投稿を通じて必要な情報を提供してくれたので、作業を開始しましょう。

選択リストと項目の連動関係の作成

まず、「Region」(地域) というグローバル選択リスト値セットを作成します。

  1. [Setup (設定)] で [Home (ホーム)] をクリックします。
  2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスに Picklist Value Sets (選択リスト値セット) と入力し、[Picklist Value Sets (選択リスト値セット)] を選択します。
  3. [New (新規)] をクリックして、詳細を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Label (表示ラベル)
    Region (地域)
    Description (説明)
    For use in region fields throughout AW's org. (AW の組織全体の地域項目で使用。)
    地域を 1 行に 1 つずつ入力します
    APAC
    EMEA
    LATAM
    US (米国)
    Canada (カナダ)

  4. [Save (保存)] をクリックします。

次に、リードオブジェクトと取引先オブジェクトに「Region」(地域) というカスタム選択リスト項目を作成します。

  1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャ)] をクリックし、[Lead (リード)] を選択します。
  2. [Fields & Relationships (項目とリレーション)] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
  3. データ型として [Picklist (選択リスト)] を選択します。
  4. [Next (次へ)] をクリックして、詳細を入力します。
  5. [Field Label (項目の表示ラベル)] に Region (地域) と入力します。
  6. [Use global picklist value set (グローバル選択リスト値セットを使用)] を選択し、選択リストから [Region (地域)] を選択します。
  7. [Description (説明)] に次のように入力します。
    Customer’s geographical region—for sales operations use only.
  8. [Help Text (ヘルプテキスト)] に次のように入力します。
    In which region is the customer based?
  9. [Next (次へ)] をクリックします。
  10. [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーのチェックボックスをオンにします。
  11. [Read-Only (参照のみ)] 列から [Sales User (営業ユーザ)] を選択解除します。
  12. [Next (次へ)][Save (保存)] の順にクリックします。

次に、同じ手順で [Account (取引先)] オブジェクトに同じ項目を作成します。 

  1. オブジェクトマネージャに戻り、[Account (取引先)] をクリックします。
  2. 上記のステップ 2 ~ 10 を繰り返します。
  3. [Next (次へ)][Save & New (保存 & 新規)] の順にクリックします。

取引先オブジェクトに、営業ユーザのみが編集できる「Zone」(ゾーン) というカスタム選択リスト項目を作成します。

  1. データ型として [Picklist (選択リスト)] を選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  2. [Field Label (項目の表示ラベル)] に Zone (ゾーン) と入力します。
  3. [Enter values, with each value separated by a new line (各値を改行で区切って入力します)] を選択します。
  4. ボックスに 1 行に 1 つずつ次の値を入力します。
    • East Asia (東アジア)
    • Oceania (オセアニア)
    • Southeast Asia (東南アジア)
    • Africa (アフリカ)
    • Europe (ヨーロッパ)
    • Middle East (中東)
    • UK + Ireland (英国およびアイルランド)
    • Caribbean (カリブ)
    • Central America (中央アメリカ)
    • South America (南アメリカ)
    • Midwest US (米国中西部)
    • Northeast US (米国北東部)
    • Southeast US (米国南東部)
    • Southwest US (米国南西部)
    • West US (米国西部)
    • Northern Canada (カナダ北部)
    • Mountains and the West (山岳部および西部)
    • The Prairies (草原部)
    • Central Canada (カナダ中央部)
    • East Coast (東海岸)
  5. [Description (説明)] に次のように入力します。
    Customer’s zone within the selected region—for sales operations use only.
  6. [Help Text (ヘルプテキスト)] に次のように入力します。
    In which zone is this customer based? Depends on region.
  7. [Next (次へ)] をクリックします。
  8. [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーのチェックボックスをオンにします。
  9. [Read-Only (参照のみ)] 列の [Sales User (営業ユーザ)] チェックボックスをオフにします。
  10. [Next (次へ)][Save (保存)] の順にクリックします。

これらの 2 つの選択リストの間の連動関係を作成し、[Region (地域)] が選択されている場合には、対応するゾーンのみが [Zone (ゾーン)] 項目に表示されるようにします。

  1. 引き続きオブジェクトマネージャの [Account (取引先)] オブジェクトが表示された状態で、[Fields & Relationships (項目とリレーション)] を選択します。
  2. [Field Dependencies (項目の連動関係)] をクリックします。
  3. [New (新規)] をクリックします。
  4. [Controlling Field (制御項目)] として [Region (地域)] を選択します。
  5. [Dependent Field (連動項目)] として [Zone (ゾーン)] を選択します。
  6. [Continue (続行)] をクリックします。
  7. 各列で適切なゾーンをダブルクリックして選択します。
    • APAC: East Asia (東アジア)、Oceania (オセアニア)、Southeast Asia (東南アジア)
    • EMEA: Africa (アフリカ)、Europe (ヨーロッパ)、Middle East (中東)、UK + Ireland (英国およびアイルランド)
    • LATAM: Caribbean (カリブ)、Central America (中央アメリカ)、South America (南アメリカ)
    • US (米国): Midwest US (米国中西部)、Northeast US (米国北東部)、Southeast US (米国南東部)、Southwest US (米国南西部)、West US (米国西部)
    • Canada (カナダ): Northern Canada (カナダ北部)、Mountains and the West (山岳部および西部)、The Prairies (草原部)、Central Canada (カナダ中央部)、East Coast (東海岸) 適切な地域列でのゾーンが強調表示されている、地域とゾーンのテーブル。
  8. [Preview (プレビュー)] をクリックしてから、連動関係をテストするために、さまざまな地域を選択し、各地域に表示されるゾーンを確認します。
  9. [Close (閉じる)] をクリックしてプレビューウィンドウを閉じます。
  10. [Save (保存)] をクリックします。

営業ユーザのみが編集できる「Close Reason」(完了理由) というカスタム選択リスト項目を作成します。

  1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャ)] をクリックし、[Opportunity (商談)] を選択します。
  2. [Fields & Relationships (項目とリレーション)] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
  3. データ型として [Picklist (Multi-Select) (選択リスト (複数選択))] を選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  4. [Field Label (項目の表示ラベル)] に Close Reason (完了理由) と入力します。
  5. [Enter values, with each value separated by a new line (各値を改行で区切って入力します。)] をクリックし、次の値を貼り付けます。
    • Lost: Competitor (不成立: 競合)
    • Lost: Price (不成立: 価格)
    • Lost: Product Features (不成立: 商品の機能)
    • Lost: Project Abandoned (不成立: プロジェクト放棄)
    • Lost: Company Budget Constraints (不成立: 会社予算の制約)
    • Lost: Other Reason (不成立: その他の理由)
    • Won: Competitor (成立: 競合)
    • Won: Price (成立: 価格)
    • Won: Product Features (成立: 商品の機能)
    • Won: Other Reason (成立: その他の理由)
  6. [# Visible Lines (表示行数)] に 6 と入力します。
  7. [Description (説明)] に次のように入力します。 
    Created for the VP of Global Sales to track wins and losses.
  8. [Help Text (ヘルプテキスト)] に次のように入力します。 
    When you close the opportunity, select one or more values that best describe your reason for closing.
  9. [Next (次へ)] をクリックします。
  10. [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーのチェックボックスをオンにします。
  11. [Read-Only (参照のみ)] 列から [Sales User (営業ユーザ)] を選択解除します。
  12. [Next (次へ)][Save (保存)] の順にクリックします。

[Stage (フェーズ)] 項目と新しい [Close Reason (完了理由)] の間に連動関係を作成します。注意: [Stage (フェーズ)] のすべての値が [Close Reason (完了理由)] と連動するあるわけではありません。

  1. 引き続き [Opportunity (商談)] オブジェクトの [Fields & Relationships (項目とリレーション)] が表示された状態で、[Field Dependencies (項目の連動関係)] ボタンをクリックします。
  2. [New (新規)] をクリックし、新しい項目の連動関係を設定します。
  3. [Controlling Field (制御項目)] として [Stage (フェーズ)] を選択します。
  4. [Dependent Field (連動項目)] として [Close Reason (完了理由)] を選択します。
  5. [Continue (続行)] をクリックします。
  6. テーブルの上部で、[Closed Won (商談成立)] 列と [Closed Lost (不成立)] 列が表示されるまで [Next (次へ)] をクリックします。
  7. [Closed Won (商談成立)] 列と [Closed Lost (不成立)] 列で、適切な [Close Reason (完了理由)] のセル内をダブルクリックして選択します。
    • Closed Won (商談成立): 「Won (成立)」で始まるすべての値を選択します。
    • Closed Lost (不成立): 「Lost (不成立)」で始まるすべての値を選択します。
  8. [Preview (プレビュー)] をクリックしてから、連動関係をテストするために、さまざまなフェーズを選択し、各フェーズに表示される完了理由を確認します。
  9. [Close (閉じる)] をクリックしてプレビューウィンドウを閉じます。
  10. [Save (保存)] をクリックし、[OK] をクリックしてすべての連動関係値が含まれていないという警告を受け入れます。

選択リストと項目の連動関係を設定することで、Yuko と Allison のチームがより効率的に作業し、データをクリーンに保てるようにしました。次のステップでは、さらにユーザのための改善を続け、ルックアップ検索条件を作成します。