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入力規則の作成

Noah Larkin は、どの取引先にサポートプラン有効期限がないかを追跡できるようになりましたが、さらに今後は取引先の [Has Support Plan (サポートプランあり)] チェックボックスがオンになっている場合には、すべてのユーザがサポートプラン有効期限を確実に入力するようにしたいと考えています。Allison Wheeler からも同じような要望があります。彼女は、商談が不成立だったときに営業担当が必ず [Close Reason (完了理由)] を入力するようにしたいと考えています。

Noah と Allison の要望に応えるには入力規則を作成します。入力規則を使用すると、独自の条件を指定して 1 つ以上の項目でユーザが無効なデータを保存するのを防ぐことができます。

入力規則の作成

まず、[Has Support Plan (サポートプランあり)] がオンになっているときにはユーザが [Support Plan Expiration Date (サポートプラン有効期限)] を入力しなければならないという入力規則を作成します。

  1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャ)] をクリックし、[Account (取引先)] を選択します。
  2. [Validation Rules (入力規則)] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
  3. [Rule Name (ルール名)] に次のように入力します。
    Support plan expiration date required
  4. [Active (有効)] がオンになっていることを確認します。
  5. [Description (説明)] に次のように入力します。 
    Support plan expiration date is required when account is marked as having support plan.
  6. [Error Condition Formula (エラー条件数式)] ボックスに次の数式を入力します。 
    Has_Support_Plan__c = True && ISBLANK(Support_Plan_Expiration_Date__c)
    サポートプラン有効期限の入力規則数式が表示されている [Error Condition Formula (エラー条件数式)] 画面。
  7. [Check Syntax (構文を確認)] をクリックし、エラーがないことを確認します。
  8. [Error Message (エラーメッセージ)] に次のように入力します。
    You must enter an expiration date when an account has a support plan.
  9. [Error Location (エラー表示場所)] に [Field (項目)] を選択し、[Field (項目)] に [Support Plan Expiration Date (サポートプラン有効期限)] を選択します。
  10. [Save (保存)] をクリックします。

次に、商談の [Stage (フェーズ)] が [Closed Lost (不成立)] の場合にはユーザが [Close Reason (完了理由)] を入力しなければならないという商談入力規則を作成します。

  1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャ)] をクリックし、[Opportunity (商談)] を選択します。
  2. [Validation Rules (入力規則)] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
  3. [Rule Name (ルール名)] に次のように入力します。
    Close reason required when lost
  4. [Active (有効)] がオンになっていることを確認します。
  5. [Description (説明)] に次のように入力します。
    A close reason is required when opportunity is closed lost.
  6. [Error Condition Formula (エラー条件数式)] ボックスに次の数式を入力します。
    ISPICKVAL( StageName ,"Closed Lost") && ISBLANK( Close_Reason__c )
  7. [Check Syntax (構文を確認)] をクリックし、エラーがないことを確認します。
  8. [Error Message (エラーメッセージ)] に次のように入力します。
    You must enter a close reason when opportunity is closed lost.
  9. [Error Location (エラー表示場所)] に [Field (項目)] を選択し、[Field (項目)] に [Close Reason (完了理由)] を選択します。
  10. [Save (保存)] をクリックします。

選択リスト、ルックアップ検索条件、数式項目、レコードタイプを作成し、ページレイアウトと項目履歴管理を設定し、入力規則を定めました。これらのツールを使用して、業務、営業、サービスの各チームが日常業務で必要とする重要なデータを操作する方法をカスタマイズすることにより、これらのチームの業務の質と効率を高めることができました。システム管理者として、良い仕事をしましたね!