入力規則を作成する

メモ

日本語で受講されている方へ
Challenge は日本語の Trailhead Playground で開始し、かっこ内の翻訳を参照しながら進めていってください。Challenge での評価は英語データを対象に行われるため、英語の値のみをコピーして貼り付けるようにしてください。日本語の組織で Challenge が不合格だった場合は、(1) この手順に従って [Locale (地域)] を [United States (米国)] に切り替え、(2) [Language (言語)] を [English (英語)] に切り替えてから、(3) [Check Challenge (Challenge を確認)] ボタンをクリックしてみることをお勧めします。

翻訳版 Trailhead を活用する方法の詳細は、自分の言語の Trailhead バッジを参照してください。

Trail Together の動画

エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。

(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 1:03:47 分から開始されます。)

はじめに

Noah Larkin は、どの取引先にサポートプラン有効期限がないかを追跡できるようになりましたが、さらに今後は取引先の [Has Support Plan (サポートプランあり)] チェックボックスがオンになっている場合には、すべてのユーザーがサポートプラン有効期限を確実に入力するようにしたいと考えています。Allison Wheeler からも同じような要望があります。彼女は、商談が不成立だったときに営業担当が必ず [Close Reason (完了理由)] を入力するようにしたいと考えています。 

Noah と Allison の要望に応えるには入力規則を作成します。入力規則を使用すると、独自の条件を指定して 1 つ以上の項目でユーザーが無効なデータを保存するのを防ぐことができます。

メモ: 入力規則を使用する際に意識しておくべき重要なことは、既存のデータへの影響です。入力規則は今後のデータと現在のデータの両方に適用されますから、場合によっては、システム管理者は既存のレコードの必要なデータを入力して、今後のインテグレーションが阻害されないようにする必要があります。 

入力規則を作成する

まず、[Has Support Plan (サポートプランあり)] がオンになっているときにはユーザーが [Support Plan Expiration Date (サポートプラン有効期限)] を入力しなければならないという入力規則を作成します。

1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャー)] をクリックし、[Account (取引先)] を選択します。
   
2. [Validation Rules (入力規則)] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
   
3. [Rule Name (ルール名)] に Support_plan_expiration_date_required と入力します。
4. [Active (有効)] がオンになっていることを確認します。
   
5. [Description (説明)] に次のように入力します: Support plan expiration date is required when account is marked as having support plan (取引先がサポートプランありとマークされている場合は、サポートプラン有効期限は必須です)
6. [Error Condition Formula (エラー条件数式)] ボックスに次の数式を入力します。 
   

   Has_Support_Plan__c = True && ISBLANK(Support_Plan_Expiration_Date__c)

   
   
7. [Check Syntax (構文を確認)] をクリックし、エラーがないことを確認します。
   
8. [Error Message (エラーメッセージ)] に次のように入力します: You must enter an expiration date when an account has a support plan. (取引先にサポートプランがある場合は、有効期限を入力する必要があります。)
9. [Error Location (エラー表示場所)] に [Field (項目)] を選択し、[Field (項目)] に [Support Plan Expiration Date (サポートプラン有効期限)] を選択します。
   
10. [Save (保存)] をクリックします。
    

次に、商談の [Stage (フェーズ)] が [Closed Lost (不成立)] の場合にはユーザーが [Close Reason (完了理由)] を入力しなければならないという商談入力規則を作成します。

1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャー)] をクリックし、[Opportunity (商談)] を選択します。
   
2. [Validation Rules (入力規則)] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
   
3. [Rule Name (ルール名)] に Close_reason_required_when_lost と入力します。
4. [Active (有効)] がオンになっていることを確認します。
   
5. [Description (説明)] に次のように入力します: A close reason is required when opportunity is closed lost. (商談不成立の場合は理由の入力が必須です)
6. [Error Condition Formula (エラー条件数式)] ボックスに次の数式を入力します。
   

   ISPICKVAL( StageName ,"Closed Lost") && ISBLANK(Close_Reason__c)

7. [Check Syntax (構文を確認)] をクリックし、エラーがないことを確認します。
   
8. [Error Message (エラーメッセージ)] に次のように入力します: You must enter a close reason when opportunity is closed lost. (商談不成立の場合は理由を入力する必要があります。)
9. [Error Location (エラー表示場所)] に [Field (項目)] を選択し、[Field (項目)] に [Close Reason (完了理由)] を選択します。
   
10. [Save (保存)] をクリックします。
    

選択リスト、ルックアップ検索条件、数式項目、レコードタイプを作成し、カスタムレコードページ、ページレイアウト、項目履歴管理を設定し、入力規則を定めました。これらのツールを使用して、業務、営業、サービスの各チームが日常業務で必要とする重要なデータを操作する方法をカスタマイズすることにより、これらのチームの業務の質と効率を高めることができました。システム管理者として、良い仕事をしましたね!