データをグループ化して分類する

Trail Together の動画

エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、 Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。

(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 36:23 分から開始されます。)

アクセシビリティ

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レポートのデータのグループ化

レポートビルダーが非常に使いやすい理由の 1 つとして、レポートのグルーピングを簡単にドラッグして行および列内を移動できる機能があります。マトリックススタイルのレポートを使用して、2 レベル以上のグルーピングの集計をグリッドに表示します。より小さな領域により多くのデータを表示し、グループ間の簡単な比較ができます。

Opportunities by Rep (担当別商談) レポートで商談を完了予定日でさらにグループ化し、テーブルに表示するという営業担当部長について見てみましょう。問題ありません。

Opportunities by Rep (担当別商談) レポートを変更して、完了予定日をカレンダー月でグループ化します。

1. [Reports (レポート)] タブをクリックします。
   
2. [All Folders (すべてのフォルダー)] をクリックします。
   
3. [Global Sales Reports (Global Sales レポート)] をクリックします。
   
4. [Opportunity by Rep (担当別商談)] の横にある矢印 をクリックし、[Edit (編集)] を選択します。
   
5. [Opportunity Owner (商談所有者)] 列が行でグループ化されていることを確認します。
   メモ: 商談所有者名の横に括弧で囲まれた数字がある場合は列がグループ化されています。数字が表示されていない場合は、[Opportunity Owner (商談所有者)] 列ヘッダーの横にある矢印 をクリックし、[Group Rows by This Field (この項目で行をグループ化)] を選択します。
   
6. プレビューペインで、[Close Date (完了予定日)] の横にある矢印 をクリックし、[Group Columns by This Field (この項目で列をグループ化)] を選択します。
   
7. [Close Date (完了予定日)] 概要行の矢印 をクリックして、[Group Dates By (集計期間単位)] の上にマウスポインターを置き、[Calendar Month (年月)] を選択します。
   

8. プレビューペインの下部で [Detail Rows (詳細行)] の横にある切り替えをスライドして選択解除します。
   
9. [Save (保存)] の横にある矢印 をクリックして、[Save As (別名で保存)] を選択し、[Save Report (レポートの保存)] の詳細を入力します。
   

• Report Name (レポート名): Opportunities by Rep and Close Month (担当および成立月別商談)
• [Report Unique Name (レポートの一意の名前)] テキストボックスの中をクリックして、一意な名前を自動入力します。このレポートの一意な名前はチェックされないので心配は要りません。
  
• Report Description (レポートの説明): What opportunities do your sales reps have in the pipeline and when do they close? (営業担当のパイプラインにある商談と完了予定日は?)

10. このレポートが [Global Sales Reports (Global Sales レポート)] に保存されることを確認します。
    
11. [Save (保存)] をクリックします。
    
12. [Run (実行)] をクリックします。
    

バケット項目の使用

マトリックスレポートは、便利なデータ参照方法ですが、カテゴリ別にグルーピングを整理する必要がある場合はどうすればよいでしょうか? そこでバケットの出番です。バケットでは、レコードの並び替え、グループ化、または絞り込みを行うカテゴリのセット、つまり「バケット」を定義して、レポートデータをその場で区分できます。

では、バケットがどのように機能し、営業担当部長のレポートのニーズを満たすことができるのか見てみましょう。もう一度マトリックスレポートを作成しますが、今回は当会計四半期のパイプラインにある商談を所有者、フェーズ、規模別に表示します。

新しい商談レポートを作成します。

1. [Reports (レポート)] をクリックします。
   
2. [New Report (新規レポート)] をクリックします。
   
3. 左側の [Recently Used (最近使用)] で、[All (すべて)] をクリックします。 
   
4. [Search Report Types (レポートタイプを検索)] に Opportunities (商談) と入力し、[Opportunities (商談)] を選択します。
   
5. [Start Report (レポートを開始)] をクリックします。
   
6. レポートビルダーの右上にある [Update Preview Automatically (自動的にプレビューを更新)] が有効になっていることを確認します。
   
7. [Filters (検索条件)] ペインをクリックします。
   
8. [Close Date (完了予定日)] が [Current FQ (当会計四半期)] に設定されていることを確認します。
   
9. [Opportunity Status (商談状況)] をクリックして、[Open (進行中)] を選択し、[Apply (適用)] をクリックします。
   
10. [Outline (アウトライン)] ペインをクリックし、次の列ヘッダーの横にある [X] をクリックして削除します。
    

• Owner Role (所有者ロール)
  
• Fiscal Period (会計期間)
  
• Age (商談日数)
  
• Created Date (作成日)
  
• Next Step (次のステップ)
  
• Lead Source (リードソース)
  
• Type (種類)
  

バケット項目を追加して、商談を大中小の規模で分類します。

1. [Outline (アウトライン)] ペインで、[Columns (列)] の横にある矢印 をクリックし、[Add Bucket Column (バケット列を追加)] をクリックします。
   
2. 項目ボックス内の現在の選択を削除し、[Amount (金額)] を検索して選択します。
   
3. [Bucket Name (バケット名)] に Size (規模) と入力します。
   
4. 最初の範囲を次のように定義します。
   

• Range (範囲): <=50000 
• Name (名前):  Small (小)

5. [Add(追加)] をクリックし、2 番目の範囲を定義します。
   

• Range (範囲): > 50,000 ～ 100000 
• Name (名前): Medium (中)

6. 3 番目の範囲 (> 100,000) では、[Name (名前)] 項目に Large (大) と入力します。
   
7. [Treat empty Amount values in the report as zeros is selected. (レポートの空の金額値は 0 として処理します。)] がオンになっていることを確認します。
   

8. [Apply (適用)] をクリックします。
   

レポートをフェーズ、商談所有者、および規模でグループ化します。

1. プレビューペインで [Opportunity Owner (商談所有者)] の横にある矢印 をクリックし、[Group Rows by This Field (この項目で行をグループ化)] を選択します。
   
2. プレビューペインで [Stage (フェーズ)] の横にある矢印 をクリックし、[Group Rows by This Field (この項目で行をグループ化)] を選択します。
   
3. [Size (規模)] の横にある矢印 をクリックし、[Group Columns by This Field (この項目で列をグループ化)] を選択します。
   
4. プレビューペインの下部で [Detail Rows (詳細行)]、[Subtotals (小計)]、[Grand Total (総計)] の横にある切り替えをスライドして選択解除します。
   
5. [Save & Run (保存 & 実行)] をクリックし、レポートの詳細を入力します。
   

• Report Name (レポート名): Pipeline Matrix Report Current FQ (パイプラインマトリックスレポート - 当会計四半期)
• [Report Unique Name (レポートの一意の名前)] テキストボックスの中をクリックして、一意な名前を自動入力します。このレポートの一意な名前はチェックされないので心配は要りません。
  
• Report Description (レポートの説明): How big are the deals at each stage in the pipeline this FQ? (当会計四半期のパイプラインにある各フェーズの商談規模は?)

6. [Select Folder (フォルダーを選択)] をクリックして、[Global Sales Reports (Global Sales レポート)] を選択し、[Select Folder (フォルダーを選択)] をクリックします。
   
7. [Save (保存)] をクリックします。