簡単なカスタムレポートを作成する
Trail Together の動画
エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。
(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 10:14 分から開始されます。)
設定の調整
最初のレポートを作成する前に、すべてのレポートデータを参照可能にするために CEO のロールを自分のプロファイルに関連付ける必要があります。
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歯車アイコン をクリックして、[Setup (設定)] を選択します。
- [Quick Find (クイック検索)] ボックスに
Users
(ユーザー) と入力し、[Users (ユーザー)] を選択します。
- 自分の名前の横にある [Edit (編集)] をクリックし、[Role (ロール)] を [CEO] に変更します。
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[Save (保存)] をクリックします。
次に、既存のすべての商談の完了予定日を編集します。これは、このプロジェクトで後ほど当会計四半期レポートを実行するときに正しいデータが表示されるようするために行います。
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アプリケーションランチャー をクリックして [Sales (セールス)] を選択します。
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[Opportunities (商談)] タブをクリックします。
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[Recently Viewed (最近参照したデータ)] をクリックし、[All Opportunities (すべての商談)] リストビューを選択します。
- [Opportunity Name (商談名)] の左にあるチェックボックスをオンにし、すべての商談を選択します。
メモ: 商談の横にチェックボックスが表示されない場合は、この組織で商談レコードタイプが適用されている可能性があります。その場合には、すべての商談リストビューに次の検索条件を適用してください: [Filter (検索条件)] メニューの [Add Filter (検索条件を追加)] をクリック > [Field (検索条件)] = [Opportunity Record Type (商談レコードタイプ)]、[Operator (演算子)] = [Equals (次の文字列と一致する)]、[Value (値)] = [0] のオプションをそれぞれ選択 > [Done (完了)] をクリック > [Save (保存)] をクリック。
- すべての商談が選択された状態で、そのうちの 1 つの [Close Date (完了予定日)] をロールオーバーし、鉛筆アイコンをクリックします。
- 今日の日付を入力します。
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チェックボックスをオンにして、選択された 31 項目を更新します。
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[Apply (適用)] をクリックします。
メモ: すべての商談の [Close Date (完了予定日)] が今日の日付になります。
- 画面下部にある [Save (保存)] をクリックします。
サマリーレポートの作成
新しい商談レポートを作成します。
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[Reports (レポート)] をクリックします。
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[New Report (新規レポート)] をクリックします。
- 左側の [Recently Used (最近使用)] で、[All (すべて)] をクリックします。
- [Search Report Types (レポートタイプを検索)] に
Opportunities
(商談) と入力し、[Opportunities (商談)] を選択します。
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[Start Report (レポートを開始)] をクリックします。
次は、レポートのビジュアルエディターである Lightning レポートビルダーを使用します。レポートビルダー画面では、レポートの項目と条件を操作し、データの一部のみを表示するレポートをプレビューできます。
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[Fields (項目)] ペイン (1) には、選択したレポートタイプの項目がフォルダーに整理されて表示されます。[Quick Find (クイック検索)] ボックスとデータ型条件を使用して項目を検索し、[Outline (アウトライン)] ペインにドラッグするか、ダブルクリックしてレポートに追加します。
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[Outline (アウトライン)] ペイン (2) では、単純なドラッグアンドドロップ機能を使用して、列の追加、削除、配置が簡単にできます。また、[Outline (アウトライン)] ペインには、バケット列と集計項目列も追加できます。
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[Filters (検索条件)] ペイン (3) では、表示、期間、およびカスタム条件を設定し、レポートに表示されるデータを制限できます。
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プレビュー (4) には、レポートのカスタマイズを容易にする動的なプレビューが表示されます。列、集計項目、数式、グルーピング、およびブロックを追加、並び替え、削除します。プレビューには、限定された数のレコードが表示されます。すべての結果を表示するには、レポートを実行します。
標準の検索条件を使用してレポートの範囲を設定します。
- レポートビルダーの右上にある [Update Preview Automatically (自動的にプレビューを更新)] を有効にします。
- プレビューペインで [Opportunity Owner (商談所有者)] 列ヘッダーの横にある矢印をクリックし、[Group Rows by This Field (この項目で行をグループ化)] を選択します。
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[Filters (検索条件)] ペインをクリックします。
- [Close Date (完了予定日)] が [Current FQ (当会計四半期)] に設定されていることを確認します。
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[Opportunity Status (商談状況)] をクリックして、[Open (進行中)] を選択し、[Apply (適用)] をクリックします。
必要に応じてレポートの列を変更します。
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[Outline (アウトライン)] ペインをクリックします。
- 次の列ヘッダーの横にある [X] をクリックして削除します。
- Owner Role (所有者ロール)
- Fiscal Period (会計期間)
- Expected Revenue (期待収益)
- Age (商談日数)
- Created Date (作成日)
- Next Step (次のステップ)
- Lead Source (リードソース)
- Type (種別)
集計項目を追加します。
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[Amount (金額)] 列ヘッダーの横にある矢印 をクリックします。
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[Summarize (集計)] を選択します。
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[Sum (合計)] をクリックします。
レポートに「Opportunities by Rep」(担当別商談) と名前を付けて [Global Sales Reports (Global Sales レポート)] フォルダーに保存します。
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[Save & Run (保存 & 実行)] をクリックし、[Save Report (レポートの保存)] の詳細を入力します。
- Report Name (レポート名):
Opportunities by Rep
(担当別商談) - [Report Unique Name (レポートの一意の名前)] テキストボックスの中をクリックして、一意な名前を自動入力します。このレポートの一意な名前はチェックされないので心配は要りません。
- Report Description (レポートの説明):
What opportunities do reps have in the pipeline?
(担当のパイプラインにある商談は?)
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[Select Folder (フォルダーを選択)] をクリックして、[Global Sales Reports (Global Sales レポート)] を選択し、[Select Folder (フォルダーを選択)] をクリックします。
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[Save (保存)] をクリックします。