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取引先リレーションを使用したデータの共有

取引先間ビジネスリレーションの作成

Ursa Major パートーナーに必要なビジネスプロセスの設定はまだ終わっていません。Maria はパートナー取引先と共有する情報をより詳細に制御する必要があることに気付き、そのビジネスニーズを満たすために取引先リレーションを使用することにします。

どのような場合に取引先リレーションを使用するのか

取引先リレーションは、2 つのパートナー取引先間にビジネスリレーションを設定する必要がある場合に優れています。たとえば、ディストリビューターが効果的にサポートできるよう、再販業者が所有する顧客取引先のサブセットにアクセスする必要がある場合や、ディストリビューターが特定の商談で再販業者とコラボレーションする必要がある場合、

または、取引先間共有に Apex 共有を使用することを検討している場合もあるでしょう。

これらの例は、取引先リレーション機能に適しています。

商談データの表示の確認

Maria のユースケースは、Ursa Major のチャネル取引先マネージャーである Maya Pasqua から直接もたらされます。Maya は、Express Logistics and Transport パートナーユーザが、Pyramid Construction 再販業者取引先に関連付けられた商談をすべて参照できるようにしたいと考えています。

このユースケースを解決する前に下準備を行い、Pyramid Construction の商談がすでに Express Logistics and Transport パートナーユーザに表示されるようになっていないことを確認します。

これを行うには、Pyramid Construction 取引先をパートナー取引先に変換し、Pyramid Construction の商談の所有者を取引先のパートナーユーザに変更する必要があります。

  1. アプリケーションランチャー から、[Accounts (取引先)] を選択します。
  2. [All Accounts (すべての取引先)] リストビューを選択します。
  3. [Pyramid Construction] をクリックします。
  4. ドロップダウンメニューをクリックすると、そのページで使用できるすべてのクイックアクションが表示されます。
  5. [Enable as Partner (パートナーとして有効化)] をクリックします。
  6. 確認ダイアログで、[Enable as Partner (パートナーとして有効化)] を選択します。
  7. 取引先責任者関連リストで [Pat Stumuller] をクリックします。
  8. ドロップダウンメニューから、[Enable Partner User (パートナーユーザを有効化)] を選択します。
  9. [New User (新規ユーザ)] 詳細ページで、次の項目を変更します。
    1. Email (メール): 自分のメールアドレスを入力して、新しく作成されたユーザのログイン情報を入手できるようにします。
    2. Username (ユーザ名): メール形式の一意のユーザ名
    3. User License (ユーザライセンス): Partner Community
    4. Profile (プロファイル): Partner Community User (パートナーコミュニティユーザ)
      メモ

      メモ

      ここでのベストプラクティスは、カスタマーコミュニティユーザプロファイルを複製して、細かい条件を指定してすべてのユーザ権限を調べて、設定がすべて望ましい設定になっているかを確認することです。

    5. Role (ロール) (要求された場合): Pyramid Construction Inc. Partner User (Pyramid Construction Inc. パートナーユーザ)
    6. [Salesforce CRM Content User (Salesforce CRM Content ユーザ)] をオフにします。
    7. [Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Salesforce CRM Content のメールアラートの受信)] をオフにします。
    8. [Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザに通知する)] チェックボックスをオンにします。
  10. [Save (保存)] をクリックします。
  11. Pyramid Construction 取引先に戻ります。
  12. [Pyramid Emergency Generators (Pyramid 非常用発電機)] 商談をクリックし、ドロップダウンで [Change Owner (所有者の変更)] をクリックします。
  13. 所有者を自分自身から [Pat Stumuller] に変更します。
  14. [Change Owner (所有者の変更)] をクリックします。

Barbara Levy としてパートナーポータルにログインし、Pyramid Construction の商談が表示されるかどうかを確認します。

  1. アプリケーションランチャー から、[Contacts (取引先責任者)] を選択します。
  2. [Barbara Levy] を選択します。
  3. ドロップダウンメニューから、[Log in to Community as User (ユーザとしてコミュニティにログイン)] を選択します。
  4. ポータルで、ナビゲーションメニューから [Sales (セールス)] | [Opportunities (商談)] を選択します。

Pyramid Construction の商談が表示されますか? 表示されないのが正常です。商談の外部組織の共有設定は非公開に設定されているので、Pyramid Construction の商談がここに表示されることはありません。

取引先リレーションを使用した商談の共有

Maria が、Pyramid Construction が所有する商談へのアクセス権を Express Logistics and Transport ユーザ (Barbara Levy を含む) に付与する方法を見てみましょう。

まず、組織で取引先リレーション機能を有効にする必要があります。

  1. Salesforce の [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「communities」(コミュニティ) と入力し、[Communities Settings (コミュニティ設定)] を選択します。
  2. [Enable Account Relationships (取引先リレーションを有効化)] の横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. [Save (保存)] をクリックします。
重要

重要

組織で取引先リレーションを一度有効にすると、無効にすることはできません。

取引先リレーションを有効にした後、組織でまったく新しい Account Relationships (取引先リレーション) オブジェクトが使用可能になり、取引先リレーションデータ共有ルールを設定できます。

メモ

メモ

同じ [Account Relationship Type (取引先リレーション種別)] 項目値と [Object Type (オブジェクト種別)] 項目値を含めることができる共有ルールは 1 つのみのです。たとえば、Lead.OwnerId という [Object Type (オブジェクト種別)] 項目値と「Distributor (ディストリビューター)」という [Account Relationship Type (取引先リレーション種別)] 項目値を組み合わせた共有ルールは 1 つのみ使用できます。

次に、Maria は取引先ページレイアウトに取引先リレーション関連リストを追加する必要があります。なぜこれが必要なのでしょうか? 取引先リレーションデータ共有ルールを設定したら、内部ユーザが関連リストを使用してデータにアクセスするためのビジネスリレーションを作成できるようになるからです。

  1. Salesforce の [Setup (設定)] で [Object Manager (オブジェクトマネージャ)] | [Account (取引先)] | [Page Layouts (ページレイアウト)] | [Account Layout (取引先レイアウト)] をクリックします。
  2. [Related Lists (関連リスト)] をクリックします。
  3. [Account Relationships: Account From (取引先リレーション: 取引先 From)] および [Account Relationships: Account To (取引先リレーション: 取引先 To)] 関連リストをページにドラッグします。
  4. [Save (保存)] をクリックします。
  5. [Overwrite Users' Related List Customizations? (ユーザの関連リストのカスタマイズを上書きしますか?)] ダイアログで [Yes (はい)] をクリックします。
次に、Maria は Maya のビジネスニーズを満たすために取引先リレーションデータ共有ルールを設定します。
  1. Salesforce の [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「account relationship」 (取引先リレーション) と入力し、[Account Relationship Data Sharing Rule Settings (取引先リレーションデータ共有ルール設定)] を選択します。
    メモ

    メモ

    [Account Relationship Data Sharing Rule Settings (取引先リレーションデータ共有ルール設定)] を表示するには、ページの更新が必要になる場合があります。

  2. [New (新規)] をクリックします。
  3. 次の情報を入力します。
    1. Name (名前): Share Opportunities (商談の共有)
    2. Developer Name (API 参照名): share_opportunities
    3. Description (説明): Sharing opportunities between accounts. (取引先間で商談を共有する。)
    4. Account Relationship Type (取引先リレーション種別): Distributor (ディストリビューター)
    5. Access Level (アクセス権): Read/Write (参照・更新)
    6. Object Type (オブジェクト種別): Opportunity (商談)
    7. Account To Criteria Field (取引先 To 条件項目): Account ID (取引先 ID)
  4. [Save (保存)] をクリックします。

では、この新しいルールで何が行われるのでしょうか? 取引先リレーションデータ共有ルールでは、取引先リレーション種別、共有する情報の種別、レコードへのアクセス権が識別されます。取引先リレーション種別はおそらくこの問題で最も重要な部分であり、共有ルールと取引先リレーション (これは後で設定します) を結び付けるものです。組織には、取引先リレーション種別がいくつかあらかじめ用意されていますが、ビジネスニーズに応じて追加することができます。

共有ロジックを Distributor (ディストリビューター) リレーションに関連付けたので、次は特定のディストリビューター/再販業者リレーションを定義する必要があります。

  1. アプリケーションランチャー から、[Accounts (取引先)] を選択します。
  2. [Express Logistics and Transport] を選択します。
  3. [Account Relationships: Account From (取引先リレーション: 取引先 From)] 関連リストの [新規] をクリックします。
  4. 次の情報を入力します。
    1. Name (名前): Share Opportunities with Express (Express と商談を共有)
    2. Account From (取引先 From): Express Logistics and Transport
    3. Account To (取引先 To): Pyramid Construction
    4. Account Relationship Type (取引先リレーション種別): Distributor (ディストリビューター)
    5. [Save (保存)] をクリックします。
新しい取引先リレーション

取引先リレーションでは、Account From (取引先 From) はデータへのアクセス権を取得する取引先で、Account To (取引先 To) はデータへのアクセス権を付与する取引先です。前述のとおり、[Account Relationship Type (取引先リレーション種別)] 項目は、組織内のすべての点を結び付けるものです。

では、Barbara Levy としてポータルにログインし、どのような商談が表示されるか確認しましょう。

  1. アプリケーションランチャー から、[Contacts (取引先責任者)] を選択します。
  2. [Barbara Levy] を選択します。
  3. ドロップダウンメニューから、[Log in to Community as User (ユーザとしてコミュニティにログイン)] を選択します。
  4. ポータルで、ナビゲーションメニューから [Sales (セールス)] | [Opportunities (商談)] を選択します。

Pyramid Construction の商談が表示されますか? 優れた共有機能ではないですか?

ここで留意するのは、所有者に関係なく商談を共有できることを示すために、先に商談所有者を変更してあったことです。取引先に取引先リレーションを設定したのはシステム管理者の Maria ですが、適切な権限を持つ Salesforce ユーザであれば誰でも簡単に取引先間のリレーションをすばやく設定でき、システム管理者に共有ルールの設定を依頼しなくても、ビジネスユーザが制御できるデータの詳細な共有を可能にします。

共有の確認

ご覧ください! 共有機能を見事に征服しました! と言うと、ちょっと大げさでしょうか。これまでに行った内容をまとめましょう。
  • Partner Central を使用した最小限のパートナーポータルの作成
  • 外部共有モデルの設定
  • パートナー取引先とパートナーユーザの作成
  • Salesforce ロール階層への新規ユーザの追加
  • 共有ルールを使用し、ロール階層と取引先ロールを介したレコードの共有
  • 共有セットを使用したレコードの共有
  • レコードを共有する取引先リレーションの作成

Maria (とあなた) は、最初の要件を次のように満たしました。

共有対象 所有者 共有相手 共有方法
商談 パートナーユーザ 同じ取引先のパートナーユーザ、およびロール階層内の Salesforce ユーザ ロール階層の取引先ロール
商談 パートナーユーザ 異なる取引先のパートナーユーザ 共有ルール
ケース カスタマーユーザ 同じ取引先の他のカスタマーユーザ 共有セット
商談 パートナーユーザまたは内部ユーザ 異なる取引先に関連付けられているパートナーユーザ [取引先] リレーション

おめでとうございます。これであなたも共有の達人です。ここで習得したすべての知識を利用して、レコードを参照することを最も必要としている外部ユーザとレコードを共有しましょう。