取引先リレーションを使用したデータの共有

Trail Together の動画

エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、 Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 53:35 の時点から開始されます。)

取引先間ビジネスリレーションを作成する

Ursa Major パートナーに必要なビジネスプロセスの設定はまだ終わっていません。Maria はパートナー取引先と共有する情報をより詳細に制御する必要があることに気付き、 そのビジネスニーズを満たすために取引先リレーションを使用することにします。

どのような場合に取引先リレーションを使用するのか

取引先リレーションは、2 つのパートナー取引先間にビジネスリレーションを設定する必要がある場合に優れています。たとえば、ディストリビューターが効果的にサポートできるよう、再販業者が所有する顧客取引先のサブセットにアクセスする必要がある場合や、 ディストリビューターが特定の商談で再販業者とコラボレーションする必要がある場合、 または、取引先間共有に Apex 共有を使用することを検討している場合もあるでしょう。

これらの例は、取引先リレーション機能に適しています。

商談データの表示を確認する

Maria のユースケースは、Ursa Major のチャネル取引先マネージャーである Maya Pasqua から直接もたらされます。Maya は、Express Logistics and Transport パートナーユーザーが、Pyramid Construction 再販業者取引先に関連付けられた商談をすべて参照できるようにしたいと考えています。

このユースケースを解決する前に下準備を行い、Pyramid Construction の商談がすでに Express Logistics and Transport パートナーユーザーに表示されるようになっていないことを確認します。これを行うには、Pyramid Construction 取引先をパートナー取引先に変換し、Pyramid Construction の商談の所有者を取引先のパートナーユーザーに変更します。

1. アプリケーションランチャーで [Account (取引先] を選択します。
   
2. [All Accounts (すべての取引先)] リストビューを選択します。
   
3. [Pyramid Construction Inc] をクリックします。
   
4. クイックアクションドロップダウンメニューから、[Enable as Partner (パートナーとして有効化)] を選択します。
   
5. 確認ダイアログで、[Enable as Partner (パートナーとして有効化)] をクリックします。
   
6. [Contacts (取引先責任者)] 関連リストで、[Pat Stumuller] をクリックします。
   
7. クイックアクションドロップダウンメニューから、[Enable Partner User (パートナーユーザーを有効化)] を選択します。
   
8. [New User (新規ユーザー)] 詳細ページで、次の項目を変更します。
   

• Email (メール): 自分のメールアドレスを入力して、新しく作成されたユーザーのログイン情報を入手できるようにします。
  
• Username (ユーザー名): メール形式の一意のユーザー名
  
• User License (ユーザーライセンス): Partner Community
  
• Profile (プロファイル): Partner Community User (Partner Community ユーザー) 
  

ここでのベストプラクティスは、Partner Community ユーザープロファイルを複製し、細かい条件を指定してすべてのユーザー権限を調べて、設定がすべて望ましい設定になっているかを確認することです。

• [Salesforce CRM Content User (Salesforce CRM Content ユーザー)] をオフにします。
  
• [Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Salesforce CRM Content のメールアラートの受信)] をオフにします。
  
• [Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザーに通知する)] チェックボックスをオンにします。
  

10. [Save (保存)] をクリックし、[OK] をクリックします。
    
11. Pyramid Construction 取引先に戻ります。
    
12. [Pyramid Emergency Generators (Pyramid 非常用発電機)] 商談をクリックし、クイックアクションドロップダウンで [Change Owner (所有者の変更)] を選択します。
    
13. 所有者を自分自身から [Pat Stumuller] に変更します。(Pat が見つからない場合は、検索対象をパートナーユーザーに変更してみてください。)
    
14. [Submit (実行)] をクリックします。
    

Babara Levy としてパートナーポータルにログインし、Pyramid Construction の商談が表示されるかどうかを確認します。

1. アプリケーションランチャーで [Contacts (取引先責任者)] を選択します。
   
2. [Babara Levy] を選択します。
   
3. クイックアクションドロップダウンメニューから、[Log in to Experience as User (ユーザーとしてエクスペリエンスにログイン)] を選択します。
   
4. ポータルで、ナビゲーションメニューから [Sales (セールス)] | [Opportunities (商談)] を選択します。
   

Pyramid Construction の商談が表示されますか? 表示されないのが正常です。商談の外部組織の共有設定は非公開に設定されているので、Pyramid Construction の商談がここに表示されることはありません。

取引先リレーションを使用して商談を共有する

Maria が、Pyramid Construction が所有する商談へのアクセス権を Express Logistics and Transport ユーザー (Babara Levy を含む) に付与する方法を見てみましょう。

まず、組織で取引先リレーション機能を有効にします。

1. [Setup (設定)] で、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Digital Experiences (デジタルエクスペリエンス) と入力し、[Settings (設定)] を選択します。
   
2. [Account Relationship Settings (取引先リレーション設定)] の下の [Enable Account Relationships (取引先リレーションを有効化)] の横にあるチェックボックスをオンにします。
   
3. [Save (保存)] をクリックします。
   

重要: 組織で取引先リレーションを一度有効にすると、無効にすることはできません。

取引先リレーションを有効にした後、組織でまったく新しい Account Relationships (取引先リレーション) オブジェクトが使用可能になり、取引先リレーションデータ共有ルールを設定できます。

同じ [Account Relationship Type (取引先リレーション種別)] 項目値と [Object Type (オブジェクト種別)] 項目値を含めることができる共有ルールは 1 つのみのです。たとえば、Lead.OwnerId という [Object Type (オブジェクト種別)] 項目値と「Distributor (ディストリビューター)」という [Account Relationship Type (取引先リレーション種別)] 項目値を組み合わせた共有ルールは 1 つのみ使用できます。

次に、Maria は取引先ページレイアウトに取引先リレーション関連リストを追加する必要があります。なぜこれが必要なのでしょうか? 取引先リレーションデータ共有ルールを設定したら、内部ユーザーが関連リストを使用してデータにアクセスするためのビジネスリレーションを作成できるようになるからです。

1. [Setup (設定)] で [Object Manager (オブジェクトマネージャー)] | [Account (取引先)] | [Page Layouts (ページレイアウト)] | [Account Layout (取引先レイアウト)] をクリックします。
   
2. [Related Lists (関連リスト)] をクリックします。
   
3. [Account Relationships: Account From (取引先リレーション: 取引先 From)] および [Account Relationships: Account To (取引先リレーション: 取引先 To)] 関連リストをページにドラッグします。
   
4. [Save (保存)] をクリックします。
   
5. [Overwrite Users' Related List Customizations? (ユーザーの関連リストのカスタマイズを上書きしますか?)] ダイアログで [Yes (はい)] をクリックします。
   

次に、Maria は Maya のビジネスニーズを満たすために取引先リレーションデータ共有ルールを設定します。

1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Account Relationship (取引先リレーション) と入力し、[Account Relationship Data Sharing Rule Settings (取引先リレーションデータ共有ルール設定)] を選択します。[Account Relationship Data Sharing Rule Settings (取引先リレーションデータ共有ルール設定)] を表示するには、ページの更新が必要になる場合があります。
   
2. [New (新規)] をクリックします。
   
3. 次の情報を入力します。
   

• Name (名前): Share Opportunities (商談の共有)
• Developer Name (API 参照名): share_opportunities
• Description (説明): Sharing opportunities between accounts. (取引先間で商談を共有する。)
• Account Relationship Type (取引先リレーション種別): Distributor (ディストリビューター)
  
• Access Level (アクセス権): Read/Write (参照・更新)
  
• Object Type (オブジェクト種別): Opportunity (商談)
  
• Account To Criteria Field (取引先 To 条件項目): Account ID (取引先 ID)
  

4. [Save (保存)] をクリックします。
   

では、この新しいルールで何が行われるのでしょうか? 取引先リレーションデータ共有ルールでは、取引先リレーション種別、共有する情報の種別、レコードへのアクセス権が識別されます。取引先リレーション種別はおそらくこの問題で最も重要な部分であり、共有ルールと取引先リレーション (これは後で設定します) を結び付けるものです。組織には、取引先リレーション種別がいくつかあらかじめ用意されていますが、ビジネスニーズに応じて追加することができます。

共有ロジックを Distributor (ディストリビューター) リレーションに関連付けたため、次は特定のディストリビューター/再販業者リレーションを定義する必要があります。

1. アプリケーションランチャーで [Account (取引先] を選択します。
   
2. [Express Logistics and Transport] を選択します。
   
3. [Account Relationships: Account From (取引先リレーション: 取引先 From)] 関連リストの [New (新規)] をクリックします。
   
4. 次の情報を入力します。
   

• Name (名前): Share Opportunities with Express (Express と商談を共有)
• Account From (取引先 From): Express Logistics and Transport
  
• Account To (取引先 To): Pyramid Construction Inc.
  
• Account Relationship Type (取引先リレーション種別): Distributor (ディストリビューター)
  

5. [Save (保存)] をクリックします。
   

取引先リレーションでは、Account From (取引先 From) はデータへのアクセス権を取得する取引先で、Account To (取引先 To) はデータへのアクセス権を付与する取引先です。前述のとおり、[Account Relationship Type (取引先リレーション種別)] 項目は、組織内のすべての点を結び付けるものです。

では、Babara Levy としてポータルにログインし、どのような商談が表示されるか確認しましょう。

1. アプリケーションランチャーで [Contacts (取引先責任者)] を選択します。
   
2. [Babara Levy] を選択します。
   
3. クイックアクションドロップダウンメニューから、[Log in to Experience as User (ユーザーとしてエクスペリエンスにログイン)] を選択します。
   
4. ポータルで、ナビゲーションメニューから [Sales (セールス)] | [Opportunities (商談)] を選択します。
   

Pyramid Construction の商談が表示されますか? 優れた共有機能ではないですか?

ここで留意するのは、所有者に関係なく商談を共有できることを示すために、先に商談所有者を変更してあったことです。取引先に取引先リレーションを設定したのはシステム管理者の Maria ですが、適切な権限を持つ Salesforce ユーザーであれば誰でも簡単に取引先間のリレーションを設定でき、 システム管理者に共有ルールの設定を依頼しなくても、ビジネスユーザーが制御できるデータの詳細な共有を可能にします。

共有を確認する

このプロジェクトで行った内容をまとめましょう。マネージャーが行うことは次のとおりです。

• [Partner Central] テンプレートを使用した最小限のパートナーポータルの作成
  
• 外部共有モデルの設定
  
• パートナー取引先とパートナーユーザーの作成
  
• Salesforce ロール階層への新規ユーザーの追加
  
• 共有ルールを使用し、ロール階層と取引先ロールを介したレコードの共有
  
• 共有セットを使用したレコードの共有
  
• レコードを共有する取引先リレーションの作成
  

Maria (とあなた) は、最初の要件を次のように満たしました。

お疲れさまでした。ここで習得したすべての知識を利用して、レコードを参照することを最も必要としている外部ユーザーとレコードを共有しましょう。