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組織の外部組織の共有設定の設定

外部組織の共有設定

外部組織の共有設定を使用すると、コミュニティユーザやポータルユーザのベースラインのレコードアクセス権を制御できます。この保護レイヤにより、内部ユーザと外部ユーザに異なるレコードアクセスポリシーを定義できます。

外部組織の共有設定と、それが外部ユーザに対してどのように機能するかを簡単にまとめたこちらの動画をご覧ください。

たとえば、商談に対して、すべての内部ユーザには「公開/参照のみ」アクセス権を設定し、外部組織の共有設定は「非公開」に設定してパートナーが別のパートナーの商談を参照できないようにすることができます。

外部組織の共有設定に関する考慮事項

外部組織の共有設定を使用するときには、いくつかのことを考慮する必要があります。外部組織の共有設定は、すべての Community Cloud および従来のポータルライセンスに影響を及ぼします。すべてのオブジェクトに外部共有モデルが設定できるわけではありません。設定できるオブジェクトは次のとおりです。
  • 取引先およびその取引先に関連付けられている契約および納入商品
  • 納入商品
  • ケース
  • 取引先責任者
  • 個人
  • 商談
  • 注文
  • カスタムオブジェクト
  • ユーザ

すべてのオブジェクトに対してデフォルトの外部アクセス権を「非公開」に設定し、他の方法を使用してアクセス権を付与することを強くお勧めします。また、いずれかのオブジェクトのレポートやダッシュボードを外部ユーザ (パートナーなど) に公開する場合は、外部組織の共有設定を「非公開」に設定する必要があります。

もう 1 つの注意点は、外部組織の共有設定は内部組織の共有設定よりも権限を大きくすることはできないことです。これはどういう意味でしょうか。つまり、内部 Salesforce ユーザにケースに対する「公開/参照・更新可能」アクセス権がある場合、外部ユーザに「公開/参照・更新・所有権の移行」アクセス権を設定することはできないということです。

メモ

メモ

[ゲストユーザのレコードアクセス権を保護] 設定が有効になっている場合、ゲストユーザは外部ユーザとみなされません。ゲストユーザの組織の共有設定はすべてのオブジェクトで [非公開] に設定され、このアクセス権は変更できません。共有ルールなど他の共有メカニズムを使用して、ゲストユーザにアクセス権を付与できます。

外部組織の共有設定の設定とテスト

Ursa Major は、パートナーによって営業を拡大することを決定したため、外部組織の共有設定は必須です。

Maria は、商談に対する外部アクセス権を制限しつつ、内部の Ursa Major Salesforce ユーザは柔軟にすべての商談を参照できるようにしたいと考えています。

その要件を満たすために、Maria はデフォルトの内部および外部のアクセス権の設定を変更します。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Sharing Settings」(共有設定) と入力し、[Sharing Settings (共有設定)] を選択します。
  2. [Organization-Wide Defaults (組織の共有設定)] 領域で [Edit (編集)] をクリックします。
  3. [Opportunity (商談)] オブジェクトと [Account and Contract (取引先および契約)] オブジェクトで、[Default Internal Access (デフォルトの内部アクセス権)][Public Read Only (公開/参照のみ)] に設定し、[Default External Access (デフォルトの外部アクセス権)][Private (非公開)] に設定します。ポップアップまたは警告が表示された場合は、[OK] をクリックします。
  4. [Save (保存)] をクリックします。

次に、この外部組織の共有設定の変更が、Salesforce 組織と Ursa Major パートナーポータルで実際に表示される内容にどのような影響を及ぼすかを見てみましょう。

ナビゲーションメニューへの商談の追加

Ursa Major パートナーポータルで商談が表示されるようにするには、まず商談オブジェクトをポータルのナビゲーションメニューに追加する必要があります。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Communities」(コミュニティ) と入力し、[All Communities (すべてのコミュニティ)] を選択します。
  2. Ursa Major ポータルの横にある [Builder (ビルダー)] をクリックします。
  3. ナビゲーションメニューバー (1) の任意の場所をクリックし、[Edit Navigation Menu (ナビゲーションメニューを編集)] ボタン (2) をクリックします。ナビゲーションメニューの詳細
  4. [Add Menu Item (メニュー項目を追加)] をクリックします。新しいメニュー項目をドラッグし、[Sales (セールス)] の下にネストされるようにします。
  5. 次のプロパティを変更します。
    1. Name (名前): Opportunities (商談)
    2. Type (種別): Salesforce Object (Salesforce オブジェクト)
    3. Object Type (オブジェクト種別): Opportunity (商談)
    4. Default List View (デフォルトのリストビュー): All Opportunities (すべての商談)
  6. [Save Menu (メニューを保存)] をクリックします。
  7. [Publish (公開)] をクリックし、[Got it (了解)] をクリックします。

Ursa Major パートナーポータルでの商談の表示のテスト

Ursa Major パートナーポータルにシステム管理者としてログインします。最も簡単な方法は、[Salesforce Setup (Salesforce の設定)] | [All Communities (すべてのコミュニティ)] | [community URL (コミュニティ URL)] の順に選択することです。先ほど追加した [Opportunities (商談)] メニュー項目に移動します。

多くの商談が表示されます。

Josh Davis としてポータルにログインします。Josh をコミュニティユーザとして設定したときに送信されたログイン情報を使用するか、Josh の取引先責任者レコードの [Log in to Community as User (ユーザとしてコミュニティにログイン)] を使用できます。 Log in to Community as User (ユーザとしてコミュニティにログイン)

同じ [Opportunities (商談)] メニュー項目に移動し、[All Opportunities (すべての商談)] リストビューを選択します。商談がまったく表示されなければ、

成功です。自分を褒めてあげましょう。ポータルセキュリティの達人としての最初のテストに合格しました。