組織の外部組織の共有設定の設定
Trail Together の動画
エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、 Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 22:17 の時点から開始されます。
外部組織の共有設定
外部組織の共有設定を使用すると、サイトユーザーやポータルユーザーのベースラインのレコードアクセス権を制御できます。この保護レイヤーにより、内部ユーザーと外部ユーザーに異なるレコードアクセスポリシーを定義できます。
外部組織の共有設定と、それが外部ユーザーに対してどのように機能するかをまとめたこちらの動画をご覧ください。
たとえば、商談に対して、すべての内部ユーザーには「公開/参照のみ」アクセス権を設定し、外部組織の共有設定は「非公開」に設定してパートナーが別のパートナーの商談を参照できないようにすることができます。
外部組織の共有設定に関する考慮事項
外部組織の共有設定を使用するときには、いくつかのことを考慮する必要があります。外部組織の共有設定は、すべての Experience Cloud および従来のポータルライセンスに影響を及ぼします。すべてのオブジェクトに外部共有モデルが設定できるわけではありません。設定できるオブジェクトは次のとおりです。
- 取引先およびその取引先に関連付けられている契約および納入商品
- 納入商品
- ケース
- 取引先責任者
- 個人
- 商談
- 注文
- カスタムオブジェクト
- ユーザー
すべてのオブジェクトに対してデフォルトの外部アクセス権を「非公開」に設定し、ほかの方法を使用してアクセス権を付与することを強くお勧めします。また、いずれかのオブジェクトのレポートやダッシュボードを外部ユーザー (パートナーなど) に公開する場合は、外部組織の共有設定を「非公開」に設定する必要があります。
もう 1 つの注意点は、外部組織の共有設定は内部組織の共有設定よりも権限を大きくすることはできないことです。つまり、内部 Salesforce ユーザーにケースに対する「公開/参照・更新可能」アクセス権がある場合、外部ユーザーに「公開/参照・更新・所有権の移行」アクセス権を設定することはできないということです。
[Setup (設定)] の [Sharing Settings (共有設定)] で [Secure guest user record access (ゲストユーザーのレコードアクセス権を保護)] 設定が有効になっている場合、ゲストユーザーは外部ユーザーとみなされません。ゲストユーザーの組織の共有設定はすべてのオブジェクトで [非公開] に設定され、このアクセス権は変更できません。共有ルールなど他の共有メカニズムを使用して、ゲストユーザーにアクセス権を付与できます。
外部組織の共有設定の設定とテスト
Ursa Major は、パートナーによって営業を拡大することを決定したため、外部組織の共有設定は必須です。
Maria は、商談に対する外部アクセス権を制限しつつ、内部の Ursa Major Salesforce ユーザーは柔軟にすべての商談を参照できるようにしたいと考えています。その要件を満たすために、Maria はデフォルトの内部および外部のアクセス権の設定を変更します。
- [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに
Sharing Settings(共有設定) と入力し、[Sharing Settings (共有設定)] を選択します。
- [Organization-Wide Defaults (組織の共有設定)] 領域で [Edit (編集)] をクリックします。
- [Account and Contract (取引先および契約)] オブジェクトと [Opportunity (商談)] オブジェクトで、[Default Internal Access (デフォルトの内部アクセス権)] を [Public Read Only (公開/参照のみ)] に設定し、[Default External Access (デフォルトの外部アクセス権)] を [Private (非公開)] に設定します。
-
[Save (保存)] をクリックします。ポップアップまたは警告が表示された場合は、[OK] をクリックします。
次に、この外部組織の共有設定の変更が、Salesforce 組織と Ursa Major パートナーポータルで実際に表示される内容にどのような影響を及ぼすかを見てみましょう。
ナビゲーションメニューに商談を追加する
Ursa Major パートナーポータルで商談が表示されるようにするには、まず [Opportunity (商談)] オブジェクトをポータルのナビゲーションメニューに追加する必要があります。
- [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに
Digital Experiencesと入力し、[All Sites (すべてのサイト)] を選択します。
- Ursa Major ポータルの横にある [Builder (ビルダー)] をクリックします。
- ナビゲーションメニューバー (1) の任意の場所をクリックし、[Edit Default Navigation (デフォルトのナビゲーションを編集)] ボタン (2) をクリックします。
-
[Add Menu Item (メニュー項目を追加)] をクリックします。
-
[New menu item (新規メニュー項目)]をドラッグし、[Sales (セールス)] の下にネストされるようにします。
- 次のプロパティを変更します。
- Name (名前):
Opportunities(商談) - Type (種別): Salesforce Object (Salesforce オブジェクト)
- Object Type (オブジェクト種別): Opportunity (商談)
- Default List View (デフォルトのリストビュー): All Opportunities (すべての商談)
-
[Save Menu (メニューを保存)] をクリックします。
-
[Publish (公開)] をクリックし、もう一度 [Publish (公開)] をクリックしてから [Got It (了解)] をクリックします。
Ursa Major パートナーポータルで商談の表示をテストする
Ursa Major パートナーポータルにシステム管理者としてログインします。最も簡単な方法は、[Salesforce Setup (Salesforce の設定)] | [Digital Experiences (デジタルエクスペリエンス)] | [All Sites (すべてのサイト)] | サイト URL の順に選択することです。[Sales (セールス)] の下に先ほど追加した [Opportunities (商談)] メニュー項目に移動します。多くの商談が表示されます。
次に、Josh Davis としてポータルにログインします。もっとも簡単な方法は、Josh の取引先責任者レコードで [Log in to Experience as User (ユーザーとしてエクスペリエンスにログイン)] を使用することです。アプリケーションランチャーで [Contacts (取引先責任者)] を選択し、Davis の名前をクリックして彼の取引先責任者レコードを開き、クイックアクションドロップダウンメニューで [Log in to Experience as User (ユーザーとしてエクスペリエンスにログイン)] を選択します。
同じ [Opportunities (商談)] メニュー項目に移動し、[All Opportunities (すべての商談)] リストビューを選択します。商談がまったく表示されなければ、 成功です。
リソース
Salesforce ヘルプ: 外部組織の共有設定の設定
Salesforce ヘルプ: 共有ルール
動画シリーズ: Who Sees What in Experience Cloud (Experience Cloud で誰に何が表示されるか)