取引先ロールとロール階層の設定

まとめ

ここまでで、最小限のポータルを作成し、Salesforce 取引先をパートナー取引先に変換し、取引先責任者をパートナーユーザに変換し、外部共有モデルを設定しました。たった 3 つのステップで、多くのことを成し遂げましたね! ただし、まだ始まったばかりです。このステップでは、取引先ロールを設定し、それらが Salesforce ロール階層内にどのように当てはまるかを考え、いくつかの商談の表示を確認します。

次の動画は、取引先ロールのしくみについての簡単な概要です。

ユーザにロールを割り当てる

パートナーユーザを作成したときに、ロールを割り当てませんでした。Salesforce では、すべての新しいパートナーユーザに、取引先のパートナーユーザロールが自動的に割り当てられます。ただし、取引先内で階層を設定し、組織のロール階層を使用してレコードを共有したい場合はどうでしょうか?

実は、それも可能です。

この Trailhead プロジェクトのステップ 2 で、デフォルトのパートナーユーザロール設定を 2 に変更したことを覚えているでしょうか ([Setup (設定)] > [Digital Experiences (デジタルエクスペリエンス)] > [Settings (設定)])。

取引先ロールのデフォルト設定は 1 ですが、パートナー取引先に最大 3 つの取引先ロールを設定できます。Maria は、すでにパートナー取引先ごとに 2 つのロール ([User (ユーザ)] と [Manager (マネージャ)]) を設定し、パートナーが商談やその他のレコードを階層的に共有できるようにしました。

その手順を追って、何人かのパートナーユーザのロールを変更してみましょう。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「users」(ユーザ) と入力し、[User (ユーザ)] | [User (ユーザ)] を選択します。
  2. [Levy, Babara] の横にある [Edit (編集)] をクリックします。
  3. ロールを [Express Logistics and Transport Partner Manager (Express Logistics and Transport パートナーマネージャ)] に変更します。
  4. [Save (保存)] をクリックします。
  5. 同じ手順に従って、Sean Forbes のロールを [Edge Communications Partner Manager (Edge Communications パートナーマネージャ)] に変更します。

できました! これで、パートナー取引先に、パートナーユーザとその上にいるパートナーマネージャで構成される小さなロール階層が設定されました。これらのパートナーユーザに Salesforce 組織の内部ロール階層を使用するために、組織にチャネル取引先マネージャを追加し、その人をパートナー取引先の所有者にしましょう。

取引先ロールを使用するときの考慮事項

組織で最大 3 つの取引先ロールを設定できますが、3 つ設定する必要があるということではありません。取引先ロールはデフォルトの 1 のままにして、他の共有メカニズムを使用してレコードの可視性を高めることをお勧めします。ロールの数を増やすとパフォーマンスに影響を及ぼすことがあります。

新しい組織には、デフォルトで最大 50,000 のロールを設定できます。ロール数を 100,000 まで増やすには、サポートに連絡する必要があります (ただし、承認を得るには詳細なシステムデザインビューの提出が必要になります)。Salesforce に設定できる取引先ロールの絶対最大値は 500,000 で、それだけの数にするには Salesforce の特別な承認が必要です。

メモ

取引先ごとに取引先ロールが生成されるため、取引先ロールは急速に増えます。つまり、組織で 2 つのパートナー取引先ロールを設定し、100 件のパートナー取引先があれば、200 件の取引先ロールが作成されます。

取引先ロールは Customer Community Plus ライセンスまたは Partner Community ライセンスを持つ外部ユーザにのみ割り当てることができます。

ロール階層にチャネル取引先マネージャを追加する

組織にチャネル取引先マネージャユーザを追加し、ロール階層内のロールを割り当てましょう。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「users」(ユーザ) と入力し、[User (ユーザ)] | [User (ユーザ)] を選択します。
  2. [New User (新規ユーザ)] をクリックして、次の項目を入力します。
    1. First Name (名): Maya
    2. Last Name (姓): Pasqua
    3. Email (メール): 自分のメールアドレス
    4. Alias (別名): 自動入力されます。
    5. Username (ユーザ名): メール形式の一意のユーザ名
    6. Nickname (ニックネーム): 一意である必要があります。
    7. Role (ロール): Channel Sales Team (チャネル営業チーム)
    8. License (ライセンス): Salesforce
    9. Profile (プロファイル): Custom: Sales Profile (カスタム: セールスプロファイル)
    10. [Salesforce CRM Content User (Salesforce CRM Content ユーザ)] と [Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Salesforce CRM Content のメールアラートの受信)] のチェックボックスをオフにします (オンになっている場合)。
    11. [Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザに通知する)] チェックボックスをオンにします。
    12. [Save (保存)] をクリックします。

新しいユーザを作成すると、アカウントを確認してパスワードを設定するように求めるメールが送信されます。

商談の表示をテストする

レコードの所有者を変更して、商談の表示をテストしましょう。
メモ

取引先と商談の所有者を変更するには、システム管理者としてログインしている必要があります。

  1. アプリケーションランチャーで [Account (取引先] を選択します。
  2. [Edge Communications] をクリックします。
  3. ドロップダウンメニュー をクリックして、[Change Owner (所有者の変更)] を選択します。 Change Owner (所有者の変更)
  4. [Maya Pasqua] を探して選択します。
  5. [Submit (実行)] をクリックします。
  6. Edge Communications の [Related (関連)] タブの [Opportunities (商談)] リストから、[Edge Installation] を選択します。
  7. ドロップダウンメニュー をクリックして、[Change Owner (所有者の変更)] を選択します。
  8. [Rose Gonzalez] を探して選択します。(Rose が見つからない場合は、まず検索対象をパートナーユーザに変更してみてください。)
  9. [Submit (実行)] をクリックします。

なぜこれを行ったかをまとめましょう。

Rose のロールは [Edge Communications Partner User (Edge Communications パートナーユーザ)] です。取引先ロール階層で Rose のすぐ上位にいて、[Edge Communications Partner Manager (Edge Communications パートナーマネージャ)] ロールを持つ Sean Forbes は、Rose のすべてのレコードを参照できます。

Salesforce 内でパートナー取引先を所有する Maya Pasqua も Rose の商談を参照できます。

組織のロール階層で Maya Pasqua より上位にいる全員も同じ商談を参照できます。

Rose と Sean としてログインして Edge Installation の表示を確認することで、これをテストしてみてください。

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