取引先ロールとロール階層の設定

Trail Together の動画

エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、 Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 29:28 の時点から開始されます。)

まとめ

ここまでで、最小限のポータルを作成し、Salesforce 取引先をパートナー取引先に変換し、取引先責任者をパートナーユーザーに変換し、外部共有モデルを設定しました。このステップでは、取引先ロールを設定し、それらが Salesforce ロール階層内にどのように当てはまるかを考え、いくつかの商談の表示を確認します。

次の動画は、取引先ロールのしくみについての概要です。

ユーザーにロールを割り当てる

パートナーユーザーを作成したときに、ロールを割り当てませんでした。Salesforce では、すべての新しいパートナーユーザーに、取引先のパートナーユーザーロールが自動的に割り当てられます。ただし、取引先内で階層を設定し、組織のロール階層を使用してレコードを共有したい場合はどうでしょうか?

それもできます。

このプロジェクトのステップ 2 で、デフォルトのパートナーユーザーロール設定を 2 に変更したことを覚えているでしょうか ([Setup (設定)] | [Digital Experiences (デジタルエクスペリエンス)] | [Settings (設定)])。

取引先ロールのデフォルト設定は 1 ですが、パートナー取引先に最大 3 つの取引先ロールを設定できます。Ursa Major の Maria は、すでにパートナー取引先ごとに 2 つのロール ([User (ユーザー)] と [Manager (マネージャー)]) を設定し、パートナーが商談やその他のレコードを階層的に共有できるようにしました。

何人かのパートナーユーザーのロールを変更します。

[Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Users (ユーザー) と入力し、[Users (ユーザー)] を選択します。
[Levy, Babara] の横にある [Edit (編集)] をクリックします。
ロールを [Express Logistics and Transport Partner Manager (Express Logistics and Transport パートナーマネージャー)] に変更します。
[Save (保存)] をクリックします。
同じ手順に従って、Sean Forbes のロールを [Edge Communications Partner Manager (Edge Communications パートナーマネージャー)] に変更します。

これで、パートナー取引先に、パートナーユーザーとその上にいるパートナーマネージャーで構成される小さなロール階層が設定されました。これらのパートナーユーザーに Salesforce 組織の内部ロール階層を使用するには、チャネル取引先マネージャーを追加し、そのユーザーをパートナー取引先の所有者にする必要があります。

取引先ロールを使用するときの考慮事項

組織で最大 3 つの取引先ロールを設定できますが、3 つ設定する必要があるということではありません。取引先ロールはデフォルトの 1 のままにして、他の共有メカニズムを使用してレコードの可視性を高めることをお勧めします。ロールの数を増やすとパフォーマンスに影響を及ぼすことがあります。

パートナーロールを 1 に設定した後でロールの数を増やした場合、追加分のロールは既存のパートナー取引先には適用されません。

デフォルトでは、新しい組織には Experience Cloud ユーザー用に最大 50,000 の取引先ロールを設定できます。取引先ロール数を 100,000 に増やすには、サポートにお問い合わせください。詳細なシステム設計レビューを提出して承認を受ける必要があります。Salesforce に設定できる取引先ロールの絶対最大値は 500,000 で、それだけの数にするには Salesforce の特別な承認が必要です。

サイトユーザーに関連付けられた取引先ごとに取引先ロールが生成されるため、取引先ロールは急速に増えます。つまり、組織で 2 つのパートナー取引先ロールを設定し、100 件のパートナー取引先があれば、200 件の取引先ロールが作成されます。

取引先ロールは Customer Community Plus ライセンスまたは Partner Community ライセンスを持つ外部ユーザーにのみ割り当てることができます。

ロール階層にチャネル取引先マネージャーを追加する

Trailhead Playground にチャネル取引先マネージャーユーザーを追加し、このユーザーにロール階層内のロールを割り当てます。

[Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Users (ユーザー) と入力し、[Users (ユーザー)] を選択します。
[New User (新規ユーザー)] をクリックして、次の情報を入力します。

First Name (名): Maya
Last Name (姓): Pasqua
Email (メール): 自分のメールアドレス
Alias (別名): 自動入力されます。
Username (ユーザー名): メール形式の一意のユーザー名
Nickname (ニックネーム): 一意である必要があります。
Role (ロール): Channel Sales Team (チャネル営業チーム)
License (ライセンス): Salesforce
Profile (プロファイル): Custom: Sales Profile (カスタム: セールスプロファイル)
次のチェックボックスをオフにします。
- Salesforce CRM Content User (Salesforce CRM Content ユーザー)
- Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Salesforce CRM Content のメールアラートの受信) (オンになっている場合)
[Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザーに通知する)] チェックボックスをオンにします。
[Save (保存)] をクリックします。

新しいユーザーを作成すると、アカウントを確認してパスワードを設定するように求めるメールが送信されます。このプロジェクトではそれを実行する必要はありませんが、実行することもできます。

商談の表示をテストする

商談の表示をテストするには、いくつかのレコードの所有者を変更します。

アプリケーションランチャーで [Account (取引先] を選択します。
[Edge Communications] をクリックします。
クイックアクションドロップダウンメニューから、[Change Owner (所有者の変更)] を選択します。
[Maya Pasqua] を探して選択します。
[Submit (実行)] をクリックします。
Edge Communications の [Related (関連)] タブの [Opportunities (商談)] リストから、[Edge Installation] を選択します。
クイックアクションドロップダウンメニューから、[Change Owner (所有者の変更)] を選択します。
[Rose Gonzalez] を探して選択します。(Rose が見つからない場合は、まず検索対象をパートナーユーザーに変更してみてください。)
[Submit (実行)] をクリックします。

なぜこれを行ったかをまとめましょう。

Rose のロールは [Edge Communications Partner User (Edge Communications パートナーユーザー)] です。取引先ロール階層で Rose のすぐ上位にいて、[Edge Communications Partner Manager (Edge Communications パートナーマネージャー)] ロールを持つ Sean Forbes は、Rose のすべてのレコードを参照できます。

Salesforce 内でパートナー取引先を所有する Maya Pasqua も Rose の商談を参照できます。組織のロール階層で Maya Pasqua より上位にいる全員も同じ商談を参照できます。

Rose と Sean としてポータルにログインして Edge Installation の表示を確認することで、これをテストしてみてください。

リソース

動画シリーズ: Who Sees What in Experience Cloud (Experience Cloud で誰に何が表示されるか)

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