取引先ロールとロール階層の設定

Trail Together の動画

エキスパートの説明を見ながらこのステップを進めて行きたい場合は、Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。

(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 29:28 分から開始されます。)

まとめ

ここまでで、最小限のポータルを作成し、Salesforce 取引先をパートナー取引先に変換し、取引先責任者をパートナーユーザーに変換し、外部共有モデルを設定しました。たった 3 つのステップで、多くのことを成し遂げましたね! ただし、まだ始まったばかりです。このステップでは、取引先ロールを設定し、それらが Salesforce ロール階層内にどのように当てはまるかを考え、いくつかの商談の表示を確認します。

次の動画は、取引先ロールのしくみについての簡単な概要です。

ユーザーにロールを割り当てる

パートナーユーザーを作成したときに、ロールを割り当てませんでした。Salesforce では、すべての新しいパートナーユーザーに、取引先のパートナーユーザーロールが自動的に割り当てられます。ただし、取引先内で階層を設定し、組織のロール階層を使用してレコードを共有したい場合はどうでしょうか?

実は、それも可能です。

この Trailhead プロジェクトのステップ 2 で、デフォルトのパートナーユーザーロール設定を 2 に変更したことを覚えているでしょうか ([Setup (設定)] > [Digital Experiences (デジタルエクスペリエンス)] > [Settings (設定)])。

取引先ロールのデフォルト設定は 1 ですが、パートナー取引先に最大 3 つの取引先ロールを設定できます。Maria は、すでにパートナー取引先ごとに 2 つのロール ([User (ユーザー)] と [Manager (マネージャー)]) を設定し、パートナーが商談やその他のレコードを階層的に共有できるようにしました。

その手順を追って、何人かのパートナーユーザーのロールを変更してみましょう。

[Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「users」(ユーザー) と入力し、[User (ユーザー)] | [User (ユーザー)] を選択します。
[Levy, Babara] の横にある [Edit (編集)] をクリックします。
ロールを [Express Logistics and Transport Partner Manager (Express Logistics and Transport パートナーマネージャー)] に変更します。
[Save (保存)] をクリックします。
同じ手順に従って、Sean Forbes のロールを [Edge Communications Partner Manager (Edge Communications パートナーマネージャー)] に変更します。

できました! これで、パートナー取引先に、パートナーユーザーとその上にいるパートナーマネージャーで構成される小さなロール階層が設定されました。これらのパートナーユーザーに Salesforce 組織の内部ロール階層を使用するために、組織にチャネル取引先マネージャーを追加し、その人をパートナー取引先の所有者にしましょう。

取引先ロールを使用するときの考慮事項

組織で最大 3 つの取引先ロールを設定できますが、3 つ設定する必要があるということではありません。取引先ロールはデフォルトの 1 のままにして、他の共有メカニズムを使用してレコードの可視性を高めることをお勧めします。ロールの数を増やすとパフォーマンスに影響を及ぼすことがあります。

パートナーロールを設定した後でロールの数を増やした場合、追加分のロールは既存のパートナーアカウントには適用されません。

新しい組織には、デフォルトで Experience Cloud ユーザーに最大 50,000 の取引先ロールを設定できます。取引先ロール数を 100,000 に増やすには、サポートに連絡する必要があります (ただし、承認を得るには詳細なシステムデザインビューの提出が必要になります)。Salesforce に設定できる取引先ロールの絶対最大値は 500,000 で、それだけの数にするには Salesforce の特別な承認が必要です。

サイトユーザーに関連付けられた取引先ごとに取引先ロールが生成されるため、取引先ロールは急速に増えます。つまり、組織で 2 つのパートナー取引先ロールを設定し、100 件のパートナー取引先があれば、200 件の取引先ロールが作成されます。

取引先ロールは Customer Community Plus ライセンスまたは Partner Community ライセンスを持つ外部ユーザーにのみ割り当てることができます。

ロール階層にチャネル取引先マネージャーを追加する

組織にチャネル取引先マネージャーユーザーを追加し、ロール階層内のロールを割り当てましょう。

[Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「users」(ユーザー) と入力し、[User (ユーザー)] | [User (ユーザー)] を選択します。
[New User (新規ユーザー)] をクリックして、次の項目を入力します。
1. First Name (名): Maya
2. Last Name (姓): Pasqua
3. Email (メール): 自分のメールアドレス
4. Alias (別名): 自動入力されます。
5. Username (ユーザー名): メール形式の一意のユーザー名
6. Nickname (ニックネーム): 一意である必要があります。
7. Role (ロール): Channel Sales Team (チャネル営業チーム)
8. License (ライセンス): Salesforce
9. Profile (プロファイル): Custom: Sales Profile (カスタム: セールスプロファイル)
10. [Salesforce CRM Content User (Salesforce CRM Content ユーザー)] と [Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Salesforce CRM Content のメールアラートの受信)] のチェックボックスをオフにします (オンになっている場合)。
11. [Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザーに通知する)] チェックボックスをオンにします。
12. [Save (保存)] をクリックします。

新しいユーザーを作成すると、アカウントを確認してパスワードを設定するように求めるメールが送信されます。

商談の表示をテストする

レコードの所有者を変更して、商談の表示をテストしましょう。

アプリケーションランチャーで [Account (取引先)] を選択します。
[Edge Communications] をクリックします。
をクリックして、[Change Owner (所有者の変更)] を選択します。
[Maya Pasqua] を探して選択します。
[Submit (実行)] をクリックします。
Edge Communications の [Related (関連)] タブの [Opportunities (商談)] リストから、[Edge Installation] を選択します。
をクリックして、[Change Owner (所有者の変更)] を選択します。
[Rose Gonzalez] を探して選択します。(Rose が見つからない場合は、まず検索対象をパートナーユーザーに変更してみてください。)
[Submit (実行)] をクリックします。

なぜこれを行ったかをまとめましょう。

Rose のロールは [Edge Communications Partner User (Edge Communications パートナーユーザー)] です。取引先ロール階層で Rose のすぐ上位にいて、[Edge Communications Partner Manager (Edge Communications パートナーマネージャー)] ロールを持つ Sean Forbes は、Rose のすべてのレコードを参照できます。

Salesforce 内でパートナー取引先を所有する Maya Pasqua も Rose の商談を参照できます。

組織のロール階層で Maya Pasqua より上位にいる全員も同じ商談を参照できます。

Rose と Sean としてログインして Edge Installation の表示を確認することで、これをテストしてみてください。