最終承認時と却下時のアクションの指定

Trail Together の動画

このステップをインストラクターの説明を見ながら進めて行きたい場合は、Trailhead Live の Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。 

(巻き戻して最初から見直したい場合、このクリップは 35:42 分から開始されます。)

はじめに

割引承認プロセスの最後のステップでは、最終承認時のアクションと最終却下時のアクションを作成します。最終承認時のアクションは、必要なすべての承認が得られたときに実行されます。最終却下時のアクションは、承認者が要求を却下し、最終却下状態に移行したときに実行されます。副社長の Allison Wheeler が設定した条件に基づき、申請された割引率に応じて Allison またはマネージャがこの時点でアクションを実行する必要がある場合があります。

承認アクションの設定

まず、イエスの方に取りかかりましょう。承認メール通知などの承認アクションを設定します。

  1. 前のステップの終了時から別の場所に移動した場合は、[Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Approval Processes」(承認プロセス) と入力します。
  2. [Active Approval Processes (有効承認プロセス)] セクションの [Discount Approval Process (割引承認プロセス)] の横にある [Deactivate (無効化)] をクリックします。
  3. 次に [Inactive Approval Processes (無効承認プロセス)] セクションの [Discount Approval Process (割引承認プロセス)] をクリックします。
  4. [Final Approval Actions (最終承認時のアクション)] リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Field Update (項目自動更新)] をクリックして項目自動更新の詳細に次の値を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Name (名前)
    Approval Status to Approved (承認状況を承認済みに)
    Unique Name (一意の名前)
    [この項目は自動的に入力されます]
    Field to Update (更新する項目)
    Approval Status (承認状況)
    Picklist Options: A specific value (選択リストオプション: 特定値)
    Approved (承認済み)
  5. [Save (保存)] をクリックします。
  6. [Final Approval Actions (最終承認時のアクション)] リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Email Alert (メールアラート)] をクリックしてメールアラートの詳細に次の値を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Description (説明)
    Discount Approved (割引承認)
    Unique Name (一意の名前)
    (この項目は自動入力されます)
    Email Template (メールテンプレート)
    Discount Approved (割引承認)
    Recipient Type: Search (受信者種別: 検索)
    Owner (所有者)
    Selected Recipient (選択済みメール受信者)
    Opportunity Owner (商談所有者)
  7. [Save (保存)] をクリックします。
  8. [Final Approval Actions (最終承認時のアクション)] セクションで、[Record Lock (レコードのロック)] の横にある [Edit (編集)] をクリックします。
  9. [Unlock the record for editing (レコードを編集するためにロック解除する)] を選択します。
  10. [Save (保存)] をクリックします。

却下アクションの設定

そして次は、ノーです。却下メールなどの却下アクションを設定します。(付箋よりはメールの方が良いですよね。)

  1. [Final Rejection Actions (最終却下時のアクション)] リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Field Update (項目自動更新)] をクリックして項目自動更新の詳細に次の値を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Name (名前)
    Approval Status to Not Approved (承認状況を不承認に)
    Unique Name (一意の名前)
    (この項目は自動入力されます)
    Field to Update (更新する項目)
    Approval Status (承認状況)
    Picklist Options: A specific value (選択リストオプション: 特定値)
    Not Approved (不承認)
  2. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックし、新しい却下アクションの詳細に次の値を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Name (名前)
    Clear Discount Percentage (割引率のクリア)
    Unique Name (一意の名前)
    (この項目は自動入力されます)
    Object (オブジェクト)
    Opportunity (商談)
    Field to Update (更新する項目)
    Discount Percentage (割引率)
    Percent Options (パーセントオプション)
    A blank value (null) (空白値 (Null))
  3. [Save (保存)] をクリックします。
  4. [Final Rejection Actions (最終却下時のアクション)] セクションで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Email Alert (メールアラート)] をクリックしてメールアラートの詳細に次の値を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Description (説明)
    Discount Rejected (割引却下)
    Unique Name (一意の名前)
    (この項目は自動入力されます)
    Email Template (メールテンプレート)
    Discount Rejected (割引却下)
    Recipient Type: Search (受信者種別: 検索)
    Owner (所有者)
    Selected Recipient (選択済みメール受信者)
    Opportunity Owner (商談所有者)
  5. [Save (保存)] をクリックします。
  6. [Activate (有効化)] をクリックします。
  7. [OK] をクリックして有効化を確認します。

おめでとうございます。完了です! 組織で、新しいユーザ、新しいロール、カスタム項目、メールテンプレートを準備しました。特定の条件で特定の承認者に関連付けられた自動化された承認プロセスを作成しました。承認アクションと却下アクション用の自動生成されたメールを有効にしました。時間を節約できるこのプロセスで AW Computing の新しい副社長を大変喜ばせました。そして、新しいバッジを獲得しました。システム管理者として良い仕事をしましたね。

無料で学習を続けましょう!
続けるにはアカウントにサインアップしてください。
サインアップすると次のような機能が利用できるようになります。
  • 各自のキャリア目標に合わせてパーソナライズされたおすすめが表示される
  • ハンズオン Challenge やテストでスキルを練習できる
  • 進捗状況を追跡して上司と共有できる
  • メンターやキャリアチャンスと繋がることができる