組織での事前準備

はじめに

営業担当の日常業務にはイエスノーがあふれています。その発言元は潜在顧客だけではありません。社内でマネージャの承認が必要なことがあります。その一例が割引申請で、このプロジェクトではそれについて取り組みます。あなたは管理者として、承認プロセスを設定することで、すべての関係者にとって承認と却下の状況全体をより簡単なものにすることができます。

承認プロセスは、Salesforce でレコードを承認するために実装された自動化プロセスです。承認プロセスでは、承認に必要なステップを指定します。ステップは、すべてのレコードに適用することも、特定の属性を持つレコードのみに適用することもできます。また、自動化プロセスでは、各ステップで誰が承認を行うかと、レコードが承認、却下、取り消しされたときに実行するアクションを指定します。

このプロジェクトでは、AW Computing の新しい北米営業担当副社長の Allison Wheeler のために自動化された承認プロセスを作成します。Allison から依頼されたのは、営業担当からの割引申請を処理するための自動システムで、そのパラメータは次のとおりです。

  • 15% 以下の割引が申請された場合は、自動的に承認する。
  • 15% を超える割引が申請された場合は、営業部門のマネージャ (北米の営業担当の場合は Courtney Brown) が承認する必要がある。
  • 40% を超える割引が申請された場合は、Allison が承認する必要がある。

Allison のためにこの承認プロセスを設定する前に、Allison の仕様を満たすために組織の準備を整える必要があります。優秀なシステム管理者の能力を発揮して、早速始めましょう。

Trail Together の動画

このステップをインストラクターの説明を見ながら進めて行きたい場合は、Trailhead Live の Trail Together シリーズの一部である、こちらの動画をご覧ください。全セッションへのリンクは「リソース」セクションにあります。 

新しいユーザの追加

プロセスの自動化を設定する前に、Allison Wheeler のユーザレコードを設定して、後で ToDo を割り当てられるようにします。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Users」と入力し、[Users (ユーザ)] を選択します。 [Setup (設定)] の [Quick Find (クイック検索)] テキストボックスを指す矢印
  2. [New User (新規ユーザ)] をクリックします。新規ユーザレコードに次の詳細を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    First Name (名)
    Allison
    Last Name (姓)
    Wheeler
    Alias (別名)
    (この項目は自動入力されます)
    Email (メール)
    (あなた自身のメールアドレスを入力してください)
    Username (ユーザ名)
    あなたのメールアドレスがこの項目に自動入力されます。このアドレスを次の数式を使用した新しいユーザ名に置き換えます。
    ユーザの名の最初のイニシャル+ユーザの姓@あなたのイニシャル+あなたの好きな色+今日の日付 (MMDDYY).com

    たとえば、awheeler@APblue052419.com のようになります。
    Nickname (ニックネーム)
    awheel
    Title (役職)
    Vice President North American Sales (北米営業担当副社長)
    Company (会社名)
    AW Computing
    Department (部署)
    Sales (営業)
    User License (ユーザライセンス)
    Salesforce Platform
    Role (ロール)
    VP, North American Sales (副社長、北米営業)
  3. [Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザに通知する)] の選択を解除します。
  4. [Save (保存)] をクリックします。

ロールの作成

Allison が最初に着手するプロジェクトの 1 つが AW Computing の営業部門の再編です。正式な割引承認者としての責務を持つ営業マネージャを追加します。そのロールを階層に、Allison の直属の部下として追加します。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Roles」(ロール) と入力し、[Roles (ロール)] をクリックします。
  2. [Set Up Roles (ロールの設定)] をクリックします。
  3. [Expand All (すべて展開)] をクリックします。
  4. [VP, North American Sales (副社長、北米営業)] の下にある [Add Role (ロールの追加)] をクリックして、新しいロールの詳細を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    Label (表示ラベル)
    Manager (マネージャ)
    Role Name (ロール名)
    [この項目は自動的に入力されます]
    Role Name as displayed on reports (レポートに表示するロール名)
    Manager (マネージャ)
  5. [Save (保存)] をクリックします。

Allison は、このマネージャとして Courtney Brown を採用しました。Courtney をユーザとして追加し、新しく作成したマネージャのロールを割り当て、後で ToDo を割り当てられるようにします。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Users」と入力し、[User (ユーザ)] を選択します。
  2. [New User (新規ユーザ)] をクリックします。新規ユーザレコードに次の詳細を入力します。
    Field (項目)
    Value (値)
    First Name (名)
    Courtney
    Last Name (姓)
    Brown
    Alias (別名)
    (この項目は自動入力されます)
    Email (メール)
    (自分のメールアドレスを入力)
    Username (ユーザ名)
    あなたのメールアドレスがこの項目に自動入力されます。このアドレスを次の数式を使用した新しいユーザ名に置き換えます。
    ユーザの名の最初のイニシャル+ユーザの姓@あなたのイニシャル+あなたの好きな色+今日の日付 (MMDDYY).com

    たとえば、cbrown@APblue052419.com のようになります。
    Nickname (ニックネーム)
    cbrow
    Title (役職)
    Manager (マネージャ)
    Company (会社名)
    AW Computing
    Department (部署)
    Sales (営業)
    User License (ユーザライセンス)
    Salesforce Platform
    Role (ロール)
    Manager (マネージャ)
  3. [Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザに通知する)] の選択を解除します。
  4. [Save (保存)] をクリックします。

あなたは Courtney の部下となるため、Courtney をあなたのマネージャにします。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「User」(ユーザ) と入力し、[User (ユーザ)] を選択します。
  2. 自分の名前の横にある [Edit (編集)] をクリックします。
  3. [Approver Settings (承認者の設定)] で、[Manager (マネージャ)] 項目の横にあるルックアップアイコン ルックアップアイコン をクリックし、Courtney Brown を検索し、その名前をクリックします。
  4. [Save (保存)] をクリックします。

カスタム項目を追加する

承認プロセスを作成する前に、組織にいくつかのカスタム項目を追加します。カスタム項目を使用すると、営業チームは独自のビジネス情報を取得できます。その例として、このステップでは [Discount Percentage (割引率)] 項目と [Approval Status (承認状況項目)] 項目を追加します。組織で使用するタブおよびオブジェクトごとにカスタム項目を追加できます。上限は 800 項目です。

メモ

メモ

差し込みや表示の問題を避けるために、カスタム項目名および表示ラベルは、そのオブジェクトで一意にする必要があります。たとえば、Email という項目の表示ラベルを作成し、[Email (メール)] という表示ラベルの標準項目がすでにある場合、差し込み項目がそれらを区別できない可能性があります。カスタム項目名に 1 文字または識別子を追加すると、項目名が一意になります。たとえば、Email2 または Email Leads などにします。

まず、[Discount Percentage (割引率)] 項目を作成します。

  1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャ)] タブをクリックします。
  2. [Opportunity (商談)] をクリックし、[Fields & Relationships (項目とリレーション)] をクリックします。
  3. [Fields & Relationships (項目とリレーション)] セクションの上部で、[New (新規)] をクリックします。
  4. [Number (数値)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  5. 新規項目の詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Field Label (項目の表示ラベル)
    Discount Percentage (割引率)
    Length (桁数) 2
    Decimal Places (小数点の位置) 2
    Field Name (項目名)
    (この項目は自動入力されます)
  6. [Next (次へ)] をクリックし、ステップ 3 を実行します。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザ)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
  7. [Next (次へ)] をクリックし、[Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。

引き続き [Opportunity (商談)] の [Fields & Relationships (項目とリレーション)] ページで、[Approval Status (承認状況項目)] 項目を作成します。

  1. [Picklist (選択リスト)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  2. ステップ 2 で新規項目の詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Field Label (項目の表示ラベル)
    Approval Status (承認状況)
    Values (値)
    [Enter values, with each value separated by a new line (各値を改行で区切って入力します)] を選択します。
  3. テキストボックスに、次の値を改行で区切って入力します。
    • Pending (保留中)
    • Approved (承認済み)
    • Not Approved (不承認)
  4. [Restrict picklist to the values defined in the value set (値セットで定義された値に選択リストを制限します)] が選択されていることを確認します。
  5. [Next (次へ)] をクリックし、項目レベルのセキュリティを設定します。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列ヘッダーで、チェックボックスをオンにします。
    • [Read-Only (参照のみ)] 列 で、[Standard User (標準ユーザ)] および [System Administrator (システム管理者)] チェックボックスを選択解除します。
  6. [Next (次へ)] をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。

フォルダとメールテンプレートの作成

次に、2 つのメールテンプレートを設定します。1 つは割引が承認されたことを申請者に通知するために使用し、もう 1 つは割引が却下されたことを申請者に通知するために使用します。ただし、まず、新しいテンプレートを保存するフォルダを作成します。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Classic Email Templates」(Classic メールテンプレート) と入力し、[Classic Email Templates (Classic メールテンプレート)] を選択します。
  2. [Create New Folder (新規フォルダの作成)] をクリックします。
  3. フォルダ情報を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Email Template Folder Label (メールテンプレートフォルダの表示ラベル)
    Discount Request Responses (割引申請の応答)
    Folder Unique Name (フォルダの一意の名前)
    (この項目は自動入力されます)
    Public Folder Access (公開フォルダのアクセス権)
    Read/Write (参照・更新)
  4. [This folder is accessible by all users (このフォルダはすべてのユーザがアクセス可能です)] ラジオボタンを選択します。
  5. [Save (保存)] をクリックします。

次は、必要なテンプレートを作成します。まず、[Discount Approved (割引承認)] メールテンプレートを設定します。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Classic Email Templates」(Classic メールテンプレート) と入力し、[Classic Email Templates (Classic メールテンプレート)] を選択します。
  2. [New Template (新規テンプレート)] をクリックします。
  3. [Text (テキスト)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  4. 次の詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Select Field Type (差し込み項目の種類)
    Opportunity Fields (商談項目)
    Select Field (差し込み項目)
    Owner Full Name (所有者 氏名)
    Copy Merge Field Value (差し込み項目値)
    (この項目は自動入力されます。コピーされ、メール本文に貼り付けられます。)
    Folder (フォルダ) Discount Request Responses (割引申請の応答)
    Available for Use (有効)
    Select (オン)
    Email Template Name (メールテンプレート名)
    Discount Approved (割引承認)
    Template Unique Name (テンプレートの一意の名前) (この項目は自動入力されます)
    Encoding (文字コード)
    General US & Western Europe (ISO-8859, ISO-LATIN-1) (米国一般および西ヨーロッパ言語(ISO-8859、ISO-LATIN-1))
    Description (説明) Used to alert requestors that a discount has been approved (申請者に割引が承認されたことを通知するために使用します。)
    Subject (件名) Your Discount Request Was Approved (割引申請が承認されました)
    Email Body (メール内容) Dear {!Opportunity.OwnerFullName},

    Good news! Your recent discount request has been approved.Please log in to your org for details.

    Best,
    Allison Wheeler
    VP, North American Sales
  5. [Save (保存)] をクリックします。 差し込み項目のスクリーンショット [Email Template Information (メールテンプレート)] ダイアログ

次に、[Discount Rejected (割引却下)] メールテンプレートを設定します。

  1. 最初の [Classic Email Templates (Classic メールテンプレート)] ページに戻り、[New Template (新規テンプレート)] をクリックします。
  2. [Text (テキスト)] ラジオボタンを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  3. 次の詳細を入力します。
    Field (項目) Value (値)
    Select Field Type (差し込み項目の種類)
    Opportunity Fields (商談項目)
    Select Field (差し込み項目)
    Owner Full Name (所有者 氏名)
    Copy Merge Field Value (差し込み項目値)
    (この項目は自動入力されます。コピーされ、メール本文に貼り付けられます。)
    Folder (フォルダ)
    Discount Request Responses (割引申請の応答)
    Available for Use (有効)
    Select (オン)
    Email Template Name (メールテンプレート名)
    Discount Rejected (割引却下)
    Template Unique Name (テンプレートの一意の名前)
    (この項目は自動入力されます)
    Encoding (文字コード)
    General US & Western Europe (ISO-8859, ISO-LATIN-1) (米国一般および西ヨーロッパ言語(ISO-8859、ISO-LATIN-1))
    Description (説明)
    Used to alert requestors that a discount has been rejected (申請者に割引が却下されたことを通知するために使用します。)
    Subject (件名)
    Your Discount Request Was Rejected (割引申請が却下されました)
    Email Body (メール内容)
    Dear {!Opportunity.OwnerFullName},

    Unfortunately, your recent discount request has been rejected.Please log in to your org for details.

    Best,
    Allison Wheeler
    VP, North American Sales
  4. [Save (保存)] をクリックします。

これで準備作業が完了し、承認プロセスを作成する準備ができました。

リソース

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