承認プロセスの作成

マルチステップ承認プロセスの設定

組織を用意できたので、Ling Wu の要望に応えて職種の承認プロセスを設定する準備が整いました。承認プロセスは、Salesforce でレコードを承認する自動化されたプロセスです。承認プロセスを作成するときには、承認に必要なステップを指定します。各ステップは、すべてのレコードに適用することも、特定の属性を持つレコードのみに適用することもできます。また、各ステップで誰が承認を行うかと、レコードが承認、却下、取り消しされたときに実行するアクションを指定します。

マルチステップ承認プロセスの作成を開始します。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに Approval Processes (承認プロセス) と入力し、[Approval Processes (承認プロセス)] を選択します。
  2. [Manage Approval Processes For (承認プロセスを管理するオブジェクト)] 選択リストから [Position (職種)] を選択します。
  3. [Create New Approval Process (承認プロセスの新規作成)] をクリックし、選択リストから [Use Standard Setup Wizard (標準ウィザードを使用)] を選択し、詳細を入力します。
  4. [Process Name (プロセス名)] に New Position Approva (新規職種の承認) と入力します。
  5. [Description (説明)] に次のように入力します。 
    All positions must be approved by the recruiter's manager and two to three other approvers. These approvers are tracked in approver fields on the Position object.
  6. [Next (次へ)] をクリックします。
  7. [Use this approval process if the following (次の場合にこの承認プロセス​を使用)] 選択リストで、[criteria are met (条件が一致する)] を選択します。
  8. [Next (次へ)] をクリックします。
  9. [Next Automated Approver Determined By (割り当て先として使用するユーザ項目)] 選択リストで [Manager (マネージャ)] を選択します。
  10. [Use Approver Field of Position Owner (職種所有者の承認者項目を使用)] を選択します。
  11. [Administrators OR the currently assigned approver can edit records during the approval process (管理者または現在割り当てられている承認者が承認プロセス中にレコードを編集できます。)] を選択します。
  12. [Next (次へ)] をクリックし、もう一度 [Next (次へ)] をクリックします。

承認ページレイアウトに表示する項目を選択します。

  1. [Available Fields (選択可能な項目)] リストから次の項目を選択します。
    • Department (部署)
    • Education (教育)
    • Job Description (職務記述)
    • Location (場所)
    • Pay Grade (給与グレード)
    • Salary Range (給与範囲)
    • Skills Required (必要なスキル)
  2. 追加矢印 をクリックして、[Selected Fields (選択済みの項目)] リストに追加します。[Approval Processes (承認プロセス)] の [Available Fields (選択可能な項目)] リストと [Selected Fields (選択済みの項目)] リスト。新しく追加された選択済み項目が強調表示されています。
  3. [Display approval history information in addition to the fields selected above (上で選択した項目に加え、承認履歴情報も表示します。)] を選択します。
  4. [Allow approvers to access the approval page only from within the Salesforce application (Recommended) (Salesforce アプリケーション内からのみ承認ページへのアクセスを許可します (推奨)。)] を選択します。
  5. [Next (次へ)] をクリックします。
  6. [Submitter Type (申請者種別)] で、[Search (検索)] 選択リストから [Owner (所有者)] を選択します。
  7. [Allowed Submitters (許可される申請者)] ボックスに [Position Owner (職種所有者)] が表示されていることを確認します。
  8. [Allow submitters to recall approval requests (申請者に承認申請の取り消しを許可)] を選択します。
  9. [Save (保存)] をクリックします。
  10. [I'll do this later. Take me to the approval detail page to review what I've just created (後で作成します。承認の詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。)] を選択します。
  11. [Go!] をクリックします。

承認ステップの作成

基本的な承認プロセスを作成できました。次は、申請時のアクションを作成します。

  1. [Initial Submission Actions (申請時のアクション)] 関連リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Field Update (項目自動更新)] を選択します。
  2. [Name (名前)] に Approval Status to Pending (承認状況を未承認に変更) と入力します。
  3. [Field to Update (更新する項目)] で、選択リストから [Approval Status (承認 状況)] を選択します。
  4. [Specify New Field Value (新規項目値の指定)] で、[A specific value (特定値)][Pending (未承認)] の順に選択します。
  5. [Save (保存)] をクリックします。

次に、承認ステップを作成します。

  1. [Approval Steps (承認ステップ)] 関連リストで [New Approval Step (新規承認ステップ)] をクリックします。
  2. [Name (名前)] に Manager of Position Owner (職種所有者のマネージャ) と入力します。
  3. [Next (次へ)] をクリックします。
  4. [All records should enter this step (すべてのレコードがこのステップに入ります。)] を選択します。
  5. [Next (次へ)] をクリックします。
  6. [Automatically assign using the user field selected earlier (Manager) (選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てる。(マネージャ))] を選択します。
  7. [Save (保存)] をクリックします。
  8. [No, I'll do this later.Take me to the approval process detail page to review what I've just created (いいえ、後で設定します。承認プロセスの詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。)] を選択します。
  9. [Go!] をクリックします。

2 番目のステップを作成します。

  1. [Approval Steps (承認ステップ)] 関連リストで [New Approval Step (新規承認ステップ)] をクリックします。
  2. [Name (名前)] に Position Approver 1 (職種承認者 1) と入力します。
  3. [Next (次へ)] をクリックします。
  4. [All records should enter this step (すべてのレコードがこのステップに入ります。)] を選択します。
  5. [Next (次へ)] をクリックします。
  6. [Automatically assign to approver(s) (自動的に承認者に割り当てる。)] を選択します。
  7. 表示される選択リストから [Related User (関連ユーザ)] を選択し、2 番目の選択リストから [Approver 1 (承認者 1)] を選択します。
  8. [When multiple approvers are selected (複数の承認者が選択された場合)] で、[Approve or reject based on the FIRST response (最初の応答に基づいて承認または却下する。)] を選択します。
  9. [What should happen if the approver rejects this request? (承認者がこの申請を却下した場合はどうなりますか?)] で、[Perform all rejection actions for this step AND all final rejection actions (Final Rejection) (このステップの却下時のアクションすべておよび最終却下時のアクションすべてを実行します。(最終却下))] を選択します。
  10. [Save (保存)] をクリックします。
  11. [No, I'll do this later.Take me to the approval process detail page to review what I've just created (いいえ、後で設定します。承認プロセスの詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。)] を選択します。
  12. [Go!] をクリックします。

3 番目の承認ステップを作成します。

  1. [Approval Steps (承認ステップ)] で [New Approval Step (新規承認ステップ)] をクリックします。
  2. [Name (名前)] に Position Approver 2 (職種承認者 2) と入力します。
  3. [Next (次へ)] をクリックします。
  4. [All records should enter this step (すべてのレコードがこのステップに入ります。)] を選択します。
  5. [Next (次へ)] をクリックします。
  6. [Automatically assign to approver(s) (自動的に承認者に割り当てる。)] を選択します。
  7. 表示される選択リストから [Related User (関連ユーザ)] を選択し、2 番目の選択リストから [Approver 2 (承認者 1)] を選択します。
  8. [Save (保存)] をクリックします。
  9. [No, I'll do this later.Take me to the approval process detail page to review what I've just created (いいえ、後で設定します。承認プロセスの詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。)] を選択します。
  10. [Go!] をクリックします。

4 番目の承認ステップを作成します。

  1. [Approval Steps (承認ステップ)] 関連リストで [New Approval Step (新規承認ステップ)] を選択し、詳細を入力します。
  2. [Name (名前)] に Position Approver 3 (職種承認者 3) と入力します。
  3. [Next (次へ)] をクリックします。
  4. [Enter this step if the following (次の場合に、このステップに入ります。)]、[criteria are met (条件が一致する)] を選択し、条件を入力します。
    • Field (項目): Position (職種): Salary Range (給与範囲)
    • Operator (演算子): Equals (次の文字列と一致する)
    • Value (値): 90K-120K, 120K+ (ルックアップアイコン をクリックして見つけます。)
  5. [Next (次へ)] をクリックします。
  6. [Automatically assign to approver(s) (自動的に承認者に割り当てる。)] を選択します。
  7. 表示される選択リストから [Related User (関連ユーザ)] を選択し、2 番目の選択リストから [Approver 3 (承認者 3)] を選択します。
  8. [Save (保存)] をクリックします。
  9. [No, I'll do this later.Take me to the approval process detail page to review what I've just created (いいえ、後で設定します。承認プロセスの詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。)] を選択します。
  10. [Go!] をクリックします。

最終アクションの作成

次に最終アクションを作成します。承認または拒否と、それに関連するメールアラートです。

  1. [Final Approval Actions (最終承認時のアクション)] 関連リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Field Update (項目自動更新)] を選択します。
  2. [Name (名前)] に Approval Status to Approved (承認状況を承認済みに変更) と入力します。
  3. [Field to Update (更新する項目)] で、選択リストから [Approval Status (承認 状況)] を選択します。
  4. [Picklist Options (選択リストオプション)] で、[A specific value (特定値)] を選択し、選択リストから [Approved (承認済み)] を選択します。
  5. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。

2 番目の項目自動更新の詳細を入力します。

  1. [Name (名前)] に Status to Open (状況を募集中に変更) と入力します。
  2. [Field to Update (更新する項目)] で、選択リストから [Status (状況)] を選択します。
  3. [Picklist Options (選択リストオプション)] で、[A specific value (特定値)] を選択し、選択リストから [Open (募集中)] を選択します。
  4. [Save (保存)] をクリックします。

メールアラートを設定します。

  1. [Final Approval Actions (最終承認時のアクション)] 関連リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Email Alert (メールアラート)] を選択します。
  2. [Description (説明)] に Email position owner about approval (職種所有者に承認についてメールします) と入力します。
  3. [Email Template (メールテンプレート)] で [Position Approved (職種承認)] を選択します。(ルックアップアイコン をクリックして見つけます。)
  4. [Recipient Type (受信者種別)] で、[Owner (所有者)] を選択します。
  5. [Available Recipients (選択可能なメール受信者)] 列で、[Position Owner (職種所有者)] を選択し、追加矢印 をクリックして [Selected Recipients (選択済みメール受信者)] 列に移動します。
  6. [Save (保存)] をクリックします。

次に、最終却下時のアクションを作成します。

  1. [Final Rejection Actions (最終却下時のアクション)] 関連リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Field Update (項目自動更新)] を選択します。
  2. [Name (名前)] に Approval Status to Rejected (承認状況を却下済みに変更) と入力します。
  3. [Field to Update (更新する項目)] で、選択リストから [Approval Status (承認 状況)] を選択します。
  4. [Picklist Options (選択リストオプション)] で、[A specific value (特定値)] を選択し、選択リストから [Rejected (却下済み)] を選択します。
  5. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。

次の項目自動更新の詳細を入力します。

  1. [Name (名前)] に Status to Closed (状況を採用済に変更) と入力します。
  2. [Field to Update (更新する項目)] で、選択リストから [Status (状況)] を選択します。
  3. [Picklist Options (選択リストオプション)] で、[A specific value (特定値)] を選択し、選択リストから [Closed (採用済)] を選択します。
  4. [Save (保存)] をクリックします。

次に、メールアラートを設定します。

  1. [Final Rejection Actions (最終却下時のアクション)] 関連リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Email Alert (メールアラート)] を選択し、詳細を入力します。
  2. [Description (説明)] に Email position owner about rejection (職種所有者に却下についてメールします) と入力します。
  3. [Email Template (メールテンプレート)] で [Position Rejected (職種却下)] を選択します。(ルックアップアイコン をクリックして見つけます。)
  4. [Recipient Type (受信者種別)] で、選択リストから [Owner (所有者)] を選択します。
  5. [Available Recipients (選択可能なメール受信者)] 列で、[Position Owner (職種所有者)] を選択し、追加矢印 をクリックして [Selected Recipients (選択済みメール受信者)] 列に移動します。
  6. [Save (保存)] をクリックします。

もう 1 つの項目自動更新を設定します。

  1. [Recall Actions (取り消しアクション)] 関連リストで、[Add New (新規アクションの追加)] をクリックし、[Field Update (項目自動更新)] を選択します。
  2. [Name (名前)] に Approval Status to Recalled (承認状況を取り消し済みに変更) と入力します。
  3. [Field to Update (更新する項目)] で、選択リストから [Approval Status (承認 状況)] を選択します。
  4. [Picklist Options (選択リストオプション)] で、[A specific value (特定値)] を選択し、選択リストから [Recalled (取り消し済み)] を選択します。
  5. [Save (保存)] をクリックします。
  6. [Approval Processes (承認プロセス)] ページで、[Activate (有効化)] をクリックします。
  7. 表示されるポップアップで [OK] をクリックします。

承認プロセスの準備ができました! 本番組織で作業していた場合は、ここでプロセスをテストできます。Trailhead Playground ではテストを行いません。次に進んで、新しい職種を承認するプロセスを作成します。