Sales Analytics 作成の最終処理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • Tableau CRM で Salesforce データと外部データを混在させる方法を確認する。
  • CSV ファイルを作成して Quota データセットに追加し、Sales Analytics ダッシュボードを完成する。

アプリケーションの最後の仕上げ

DTC の Salesforce システム管理者として、Laura Garza が順調に Sales Analytics アプリケーションを使用開始できるようにするという使命もほぼ完了です。前の単元で Sales Analytics を作成した最後に、重要なコンポーネントである Laura の営業チームの目標データがダッシュボードに表示されないことに気付きました。Laura は四半期の状況を CEO に提示し、トップパフォーマーを認識する (さらに、最大の課題に直面しているチームメンバーを軌道に乗せる) 必要がありますが、このままではそれができません。

では、Sales Analytics でこの最後の仕上げを行う方法を説明します。

Salesforce 外部からの目標データのインポート

DTC の Salesforce システム管理者であるあなたは、DTC が Salesforce には含まれていないツールで目標に関する詳細 (金額や対象期間など) を保持していることを知っています。データがどこにあるかは正確にわかっていて、そのデータを Sales Analytics に取り込んでダッシュボードに表示する必要があります。

Company Overview や (さらに重要な) Executive Overview などの目標を表示するダッシュボードは、個人とチームの目標が表示されないと意味がありません。まだ Analytics for Sales Managers アプリケーションにアクセスしてそれらのダッシュボードを見ていない場合は、ここで確認してください。Executive Overvew で、Sales Performance ウィジェットをクリックします。目標達成率を表示するための領域はありますが、何も表示されていません。目標データを含む CSV ファイルを作成してインポートし、この問題を修正しましょう。

メモ

メモ

CSV は Comma-Separated Values (カンマ区切り値) の略で、データの保存に使用される標準形式です。各行の列はカンマで区切られ、ファイルの一番上の行には各列の名前が含まれます。下の方にある例を参照してください。

幸い、Tableau CRM には複数のデータソースを統合する優れた方法があるため、すべてのデータを 1 か所で表示できます。目標データを外部ツールからアプリケーションに取り込むには、次の基本的な 2 ステップの手順に従います。

  • 目標データをプレーン CSV ファイルに組み込む。
  • データを Quota データセットにインポートする。

では始めましょう。

目標 CSV ファイルの作成

参考までに、Sales Analytics には厳しい規則があり、ファイルは正確な形式に従っている必要があります。まず、.xls や他のファイル形式ではなく、単純な CSV ファイルであることを確認します。CSV ファイルは Sublime などの UTF-8 に準拠しているテキストエディタでのみ開きます。そうしないと Sales Analytics が機能しない可能性があります。

CSV ファイルをアプリケーションにインポートするには、次の項目をその特定の列名を使用して次の順序で含める必要があります。

  • QuotaAmount -- 各チームメンバーに割り当てられた金額。
  • StartDate (yyyy-mm-dd 形式) -- チームがその目標を達成すべき期間の開始日。
  • OwnerName -- チームメンバーの名前。これは、Salesforce でのユーザの氏名です。
  • Username -- チームメンバーの Salesforce ユーザ ID。

各列を識別するヘッダーも含める必要があります。完了すると、ファイルは次のようになります。

QuotaAmount,StartDate,OwnerName,Username
150000,2016-01-01,Chris Riley,trailhead9.ub20k5i9t8ou@example.com
150000,2016-02-01,Chris Riley,trailhead9.ub20k5i9t8ou@example.com
150000,2016-03-01,Chris Riley,trailhead9.ub20k5i9t8ou@example.com
150000,2016-01-01,Harold Campbell,trailhead14.jibpbwvuy67t@example.com
150000,2016-02-01,Harold Campbell,trailhead14.jibpbwvuy67t@example.com
150000,2016-03-01,Harold Campbell,trailhead14.jibpbwvuy67t@example.com
150000,2016-01-01,Jessica Nichols,trailhead19.d1fxj2goytkp@example.com
150000,2016-02-01,Jessica Nichols,trailhead19.d1fxj2goytkp@example.com
150000,2016-03-01,Jessica Nichols,trailhead19.d1fxj2goytkp@example.com
150000,2016-01-01,Catherine Brown,trailhead16.kojyepokybge@example.com
150000,2016-02-01,Catherine Brown,trailhead16.kojyepokybge@example.com
150000,2016-03-01,Catherine Brown,trailhead16.kojyepokybge@example.com
150000,2016-01-01,Kelly Frazier,trailhead7.zdcsy4ax10mr@example.com
150000,2016-02-01,Kelly Frazier,trailhead7.zdcsy4ax10mr@example.com
150000,2016-03-01,Kelly Frazier,trailhead7.zdcsy4ax10mr@example.com
150000,2016-01-01,Dennis Howard,trailhead4.wfokpckfroxp@example.com
150000,2016-02-01,Dennis Howard,trailhead4.wfokpckfroxp@example.com
150000,2016-03-01,Dennis Howard,trailhead4.wfokpckfroxp@example.com

所有者名と Salesforce ID の 2 つの項目は Salesforce から取得します。この取得方法については説明できます。一方、残りの項目はやや複雑です。残りの 2 つの項目は、DTC が目標の追跡に使用する Salesforce 外部のアプリケーションから取得します。実際には、その目標データをエクスポートし、正しく機能するように再度書式設定します。この基本的なプロセスは、次のとおりです。

  1. チームの所有者名と Salesforce ID の列のみをこの順序で取得する Salesforce レポートから開始します。レポートは次のようになります。Salesforce ユーザレポート
  2. 最終的なデータでカンマ区切りの CSV ファイルをエクスポートします。上記のレポートは次のようになります。CSV 形式の Salesforce ユーザレポート
  3. DTC の目標追跡ツールで金額と開始日の情報を取得してファイルを完成させ、そのファイルも CSV ファイルとしてエクスポートします。
  4. この 2 つのファイルを 1 つの CSV にマージします。正しい金額と日付が正しいチームメンバーの横に配置されるように注意してください。
  5. ファイルをクリーンアップします。余分なスペース、文字などを削除します。
  6. ファイルの最上部に「QuotaAmount,StartDate,OwnerName,Username」というヘッダーを挿入します。
CSV ファイルの処理は楽しいかもしれませんが、貴重な Trailhead の時間を各自のファイル作成に費やすことは望ましくありません。実際には、切り取りと貼り付けで時間を節約しましょう。Trailhead では、適切な場所にすべての適切なデータが含まれた事前作成済み CSV ファイルを用意しています。このファイルは Trailhead Data Manager にあります。このまま読み進んで、その取得方法と操作を確認してください。

目標ファイルをインポートする

これで、目標 CSV ファイルが作成されました。(実際には作成していませんが、その方法を学習しました)。次に、正しく書式設定されたデータが含まれるファイルを [Tailhead Data Manager] ページから取得します。次のように使用されています。
メモ

メモ

次の手順は Trailhead のみで行います。独自の組織で Sales Analytics を設定する場合、この手順は必要ありません。通常は、独自の quota.csv ファイルを取得します。このステップではその手間を省きます。

  1. Analytics Studio に移動し、アプリケーションランチャー (アプリケーションランチャーアイコン) を開きます。
  2. [Trailhead Data Manager] を選択します。
  3. [Quota Data (目標データ)] のサークルをクリックし、[Download Quota CSV (目標 CSV をダウンロード)] をクリックします。Trailhead Data Manager の [Download Quota CSV (目標 CSV のダウンロード)]
  4. 「DTC_Quota.csv」ファイルを [ダウンロード] ディレクトリに保存します。
  5. データマネージャを表示中に、データが最新でないというメッセージが表示されたら、[Refresh Sales Data (売上データの更新)] をクリックして、更新が完了するまで待機します。
次に、このファイルをアプリケーションの Quota データセットに追加しましょう。
  1. 左側のアプリケーションピッカーで、[Analytics Studio] を選択します。[Analytics for Sales Managers (営業マネージャ向け Analytics)] をクリックして、アプリケーションアセットの完全なリストを表示します。アプリケーションのアセットはダッシュボード、レンズ、データセットなどで、それぞれのセクションにまとめられています。
    注意: 必ずアプリケーションの名前をクリックします。[アプリケーションを実行] ではありません。
  2. [データセット] タブをクリックし、目標データセットを見つけます。
  3. データセット名の右端にある矢印をクリックして、[編集] を選択します。
  4. 次のウィンドウで、右上にある [データを置き換え] アイコン データセットの編集ページにある [データを置き換え] アイコン をクリックします。
  5. これにより、[データセットデータを置き換え] ページに移動します。[ファイルを選択するか、ここにファイルをドラッグしてください...] をクリックします。
  6. DTC_Quota.csv ファイルを検索して選択し、[次へ] をクリックします。次の画面で [次へ] をクリックし、その次の画面で [ファイルをアップロード] をクリックします。(これらの画面では、データセットにアップロードする前にデータを微調整できますが、この件についてはここでは扱いません)。Tableau CRM へのデータのインポートについての詳細は、Trailhead の「Tableau CRM Tableau CRM データインテグレーションの基本」モジュールを参照してください。
  7. データを置き換えるか確認されます。[置換] をクリックして確認すればほぼ完了です。完了前に、次の操作を行います。

目標データを含めるデータフローの実行

アップロードした営業チームの目標データが、Sales Analytics によって、アプリケーションのその他すべてのデータセットに追加されるように、もう一度データフローを実行する必要があります。

  1. Analytics Studio から、右上にあるギアアイコンをクリックし、[データマネージャ] を選択します。
  2. 左側のパネルの [データフローとレシピ] をクリックします。
  3. [Analytics for Sales Managers eltdataflow (営業マネージャ向け Analytics eltdataflow)] を見つけます。
  4. アプリケーション名とは反対の右端にあるメニューを開き、[今すぐ実行] を選択します。データフローの実行には数分かかります。

データフローの実行が完了すると、アプリケーションのダッシュボードにチームの目標が含まれ、その期間の目標に対する各チームの状況を確認できるようになります。完了後に確認してみましょう。

ダッシュボードでの目標データの表示

アプリケーションに移動し、Company Overview ダッシュボードをもう一度開いてページを再読み込みします。試しに、[Time Period (期間)] 検索条件を [今期 (会計四半期)] から [今期 (会計年度)] に変えてみます。目標データが追加され、次のようにデータがすべて適切な場所に表示されます。

目標データが表示された Overview ダッシュボード

ダッシュボードから他に何がわかるでしょうか。下部の [Pipeline by Segment (区分別のパイプライン)] の下に個々の商談の所有者が表示されています。これでチームの個々のメンバーの目標が表示されるようになりました。いずれかの棒をクリックすると、ダッシュボードにその営業担当のみの目標に対する結果と販売している商品エリアが [商品ファミリ] の下に表示されます。さらに詳細な内訳を表示するには、[商品ファミリ] 検索条件を [商品名] に変更します。

メモ

メモ

この数値は組織によって異なる可能性があります。それは、数値が期間 (上記画像では当四半期) に基づき、その期間の経過日数に応じて変化するためです。四半期開始時の目標達成率は低くなりますが、後半に進むにつれて高くなっていきます。

これで終わりです。Laura がこのアプリケーションを使用する準備が整いました。ここからが本当のお楽しみです。Laura はアプリケーションのダッシュボードを使用して、四半期の概要を視覚的にすばやく表示し、チームの成功を管理するために必要な対応策を講じることができます。

アプリケーションの共有

最後にもう 1 ステップ、アプリケーションを Laura と共有しましょう。

  1. アプリケーションがまだ開いていない場合は開きます。Analytics Studio から他へ移動した場合は、戻って [すべての項目] を選択し、アプリケーションを見つけてクリックします。
  2. 右上にある共有アイコン Analytics アプリケーションの共有アイコン をクリックします。
  3. 次の画面で、[他のユーザを招待:] の下にある検索項目に「Laura」と入力します。Laura の名前が表示されたら選択します。
  4. Laura に必要なのはアプリケーションの参照のみのため (編集や削除は不要)、[閲覧者] を選択します。
  5. [追加] をクリックし、次に [保存] をクリックします。

まとめ

長い作業を無事慎重に行うことができました。Laura から、次回訪問したときにお気に入りのシーフードレストランのランチに連れて行ってくれるというメールが届きました。すばらしいですね。

もちろん、Salesforce システム管理者としての仕事に終わりはなく、今後もいくつかの微調整が必要になるでしょう。でも今は、Sales Analytics の作成プロセスを完了させた自分をほめてあげましょう。

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