バーチャルミーティングでホワイトボードを使用する方法を学習する

学習の目的 

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• バーチャルミーティングに向けてホワイトボードの設定を最適化する。
  
• ツールやヒントを使用して、バーチャルミーティングでホワイトボードを活用する。
  

ホワイトボードを使用して優れたプレゼンテーションを行う

極めて多くの人々がバーチャルミーティングを行っていることから、新しく便利なやり方でコラボレーションする方法を見出すことがこれまで以上に重要になっています。文字や図形を書き込むホワイトボードは、アイデアを説明したり、コンセプトやアイデアに対する共通認識を深めたりする際に活用できるツールです。 

ホワイトボードのメリット:

• 参加者にエンゲージできる: 大量のスライドを見せる従来のプレゼンテーションでは、参加者が途中で止めてしまう可能性があります。他方、ホワイトボードは対話型のため、全般的なエンゲージメントが向上します。
  
• 信頼が構築される: 参加者と対話しながらホワイトボードに書き込んでいくため、一緒に取り組んでいるように感じられ、その過程で信頼が構築されます。
  
• 対話が誘発される: ホワイトボードを使用するミーティングは本質的に気楽なものであるため、参加者が比較的自由に発言できる場になります。
  
• 極めて懐疑的な参加者も次第に打ち解ける: プレゼンターが説明しながら文字や図形を書き込み、進行に沿ってコンテンツが作成されていきます。書き込まれる内容は不完全で人間味があるため、参加者もそうした人間性に反応します。
  
• 最終的に参加者との関係が向上する: 参加者にエンゲージし、信頼を築き、対話を誘発し、次第に打ち解け、最終的には参加者との関係が強化されます。
  

ホワイトボードを介したやり取りは、気楽で、人間味があり、不完全です。この短い動画で、ホワイトボードが対話やエンゲージメントの促進に極めて効果的である理由をご覧ください。

適切な機器を用意する 

バーチャルミーティングでホワイトボードを使用する場合、オンラインツールを使用することもできれば、ホワイトボードに Web カメラを向けるだけでも構いません。後者の場合は、自分とホワイトボードの両方が映るように Web カメラを配置します。ホワイトボードを使用するセッションでは、ホワイトボードに書き込む内容もあなたと同じくらい重要なため、両方が映し出されるようにします。ホワイトボードに書いた内容を参加者が読めるように、大きな字で書く必要があります。

ホワイトボードを頻繁に使用する予定の場合は、必要な機器に投資してスペースを設定します。 

従来のホワイトボード

• スタンド付きホワイトボード (できれば 60cm × 90cm 以上)
  
• ホワイトボードマーカー
  
• ホワイトボード消し
  

オンラインツールに付属するホワイトボード

• すでに Web 会議ソフトウェアを使用している場合は、ホワイトボードオプションが付属していないか確認します。
  
• 重要なミーティングで使う前に、ソフトウェアを操作できるように練習します。
  

ホワイトボードのトピックを選択する

たとえば、ブロックチェーンや、各種のシステムの統合方法など、複雑な概念を説明する必要があるかもしれません。または、コミュニケーションスキルを向上させる一連のベストプラクティスを紹介したいと考えていることがあります。あるいは、シーザーサラダの誕生秘話など、何らかの裏話を披露しようとしているのかもしれません。 

トピックを選ぶときは、興味深い詳細を図示したり、簡単な箇条書きで示したりすることができるものにします。さらに、参加者のことも十分に考慮します。最適なコンテンツとは、特定の参加者に合わせて調整されているものです。

ホワイトボードを使用したセッションの準備をする

必要なのは、あなたとマーカーと大きな白いスペースだけです。内容をすべてホワイトボードに書き込む必要があり、要点は体裁の整ったスライドで示すということはできません。ですから、ホワイトボードを使う予定の場合は、入念に準備する必要があります。

ホワイトボードの準備に関する次のヒントを確認します。

• 頭をすっきりさせる: まず深呼吸して、考えを明確にします。頭をすっきりさせることで、計画を立てやすくなります。
  
• 適切なメッセージを考案する: 人々をジャーニーに誘うのですから、明確な目的地を定めます。メッセージに成果が示され、その成果が参加者に合わせて調整されていることを確認します。
  
• 業界用語を排除する: ホワイトボードを使ったミーティングの内容を考えるときは、ホワイトボードと原稿の両方に専門用語がないか確認し、あれば削除します。
  
• 書き込む文字や図形を決めておく: 使用する図形を描く練習をします。ホワイトボードに描くのに偉大なアーチストである必要はありません! 図形はシンプルなものに留め、インパクトのある言葉を選びます。
  
• 一般人を相手に練習する: 取り上げるトピックのことをよく知らない人に予行演習を行います。こうした人々のフィードバックから、うまく説明できたかどうかを判断できます。
  

次の短い動画で、上記のヒントの実践方法をご覧ください。

オンラインホワイトボードツールを使用してコラボレーションする

オンラインホワイトボードツールを使用する場合は、ホワイトボード上で直接参加者とコラボレーションできます。ミーティングの参加者も、オンラインスペースに図形を描いたり、文字や記号を書き込んだりすることができます。この点にはメリットとデメリットがありますが、ミーティングの規模や目的によっては、アイデアを共有したり、合意を形成したりする効率的な手段になります。このしくみについては、次の短い動画をご覧ください。

ホワイトボードを使用して参加者のエンゲージメントを最大限に高める

結局のところ、ホワイトボードは参加者をあなたのアイデアに引き込むための手段です。最大限に活用するには、ベストプラクティスに従ってホワイトボードを使用します。

• 途中で何度も立ち止まる: あなたが述べたことを参加者が消化して、自分たちにとって何を意味するのか考えられるようにします。
  
• チームメイトに協力してもらう: 会話の流れをつくるために、セッションの開始時にチームメイトに 1 ～ 2 つの質問をしてもらうよう打ち合わせておきます。
  
• 参加者に確認する: 参加者を画面に映し出した状態にして、その表情から、内容が伝わっていることを確認できるようにします。
  
• フォローアップの質問をする: 自由形式の質問をして、会話の流れを維持します。ヒント: 通常、自由回答形式の質問では、「なぜ」「どのように」「何を」を尋ねます。
  
• 「棚上げ」する: セッションが脱線する可能性があるフォローアップの事項や話し合いのトピックは、一旦棚上げします。
  

次回のバーチャルミーティングで、ぜひバーチャルホワイトボードを試してみてください!