バーチャルミーティングの設定を最適化する

学習の目的 

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• バーチャルミーティングの設定を最適化する。
  
• C.L.A.S.S.Y. のヒント集をダウンロードする。
  

C.L.A.S.S.Y. のフレームワークについて知る

多くの人々にとってリモート勤務やバーチャルミーティングが「ニューノーマル」になった今、特にお客様や見込み客とのミーティングで、できるだけベストな自分を見せることがこれまで以上に大切になっています。ただし、いかにも立派なオフィスで仕事をしているように見せかける必要はありません。C.L.A.S.S.Y. を心がけるだけで十分です。

C.L.A.S.S.Y. は、Salesforce のイノベーションオフィスが提唱するフレームワークです。役立つヒントをまとめたこの短い動画を視聴してから、フレームワークの詳細を確認していきましょう。

Camera (カメラ) の「C」

デジタル画像に欠かせないのがカメラです。ラップトップの内蔵カメラは便利ですが、画質に改善の余地があります。スマートフォンを HD ウェブカメラとして使用できるアプリケーションがいくつか提供されています。こうした最小限の工夫で、ラップトップの内蔵カメラの画質をはるかに向上させることができます。通常の HD Web カメラを使用すれば画像がさらに鮮明になりますが、最大限の効果を求める場合はミラーレスカメラやデジタル一眼レフカメラの使用を検討します。

Lights (照明) の「L」

どのようなカメラを選んだ場合でも、常に最適な照明が当たるようにします。光源が正面、またはすぐ横にあるのが理想的です。卓上ランプでも十分ですが、安価なリングライトのほうが効果的です。自分自身を背後、上部、下部から照らすと、思ってもいない結果になることがあります (キャンプファイヤを囲んで怪談を語る場面を思い出してください)。ラップトップのスクリーンも光源になるため、正面から照明を当てるときは明るくなり過ぎないように注意します。

Audio (音声) の「A」

自分をよく見せたいのはもちろんですが、相手にしっかり聞こえるようにすることも必要です。いざというときはノートパソコンのマイクやスピーカーでも構いませんが、重要な通話では、相手に背後の雑音が聞こえてしまう可能性があります。また、相手に自分が遠方にいるように聞こえることや、自分の声が反響してしまうことがあります (相手が聞きづらくなる「エコーチェンバー」現象)。自分の声がはっきり聞こえるようにするごく簡単で安価で効果的な方法は、マイクが付いたイヤーバッドやイヤホンを使用することです。 

高性能のものを求める場合は、USB マイクやコンデンサーマイクを検討しますが、必ずヘッドフォンと一緒に使用します。そうしないと不快な機械音が発生します。エコーを防ぐために、可能であれば絨毯や家具のある部屋で通話します。最後に、ミーティングが始まる前にアプリケーションの通知をミュートにします。メールやコラボレーションツールの着信音が頻繁に鳴ると、会話の流れが中断されるおそれがあるためです。

Setup (設定) の「S」

この「S」は Scrappy (断片的) の「S」でもあります。大半の人々の自宅にはプロ仕様の録音スタジオなどないものと思われます。そこで、身近にあるものを最大限活用します。 

カメラを数冊の本や三脚 (ある場合) の上に設置して、レンズが目の高さにくるようにします。Web カメラをオンにしたときに、頭頂がフレームの上辺のすぐ下にくるようにして、カメラをまっすぐ見つめます。

重要な通話中に、ネットワーク上の誰かがストリーミング、ゲーム、デバイスの同期など、帯域幅を大量に消費する活動を行わないようにします。Wi-Fi が限られているときは、インターネット接続の信頼性を最大限に高めるために、Ethernet アダプターを使用して直接ルーターに接続することを検討します。

Stage (ステージ) の「S」

ホームオフィスで仕事をしている場合でも、寝室の一角、ガレージ、改造したスペースなどで仕事をしている場合でも、画面に映し出される背景があなたのデジタルステージになります。自分のステージを設定することで自らの人間性を表現できますが、気が散るものを極力画面から排除して、相手があなたの話に集中できるようにします。通話の前に、数分かけて邪魔なものが映り込まないようにし、カメラと照明を点検して、会話に集中できるようにします。

You (あなた) の「Y」

ミーティングに参加した時点で、すべての目があなたに向けられていると想定します。自信をもって話し、あたかもお客様の目であるかのようにカメラのレンズをまっすぐ見つめます。原稿を読み上げるだけの場合は、画面越しに見た相手に誠意に欠けると思われる可能性があるため、極力避け、自分らしく振る舞うようにします。自分らしく誠意をもって対応すれば、相手のエンゲージメントが高まり、バーチャルミーティングの効果も増大します。

お客様とのバーチャルミーティングでは身なりを整えます。プロフェッショナルな容姿を示すことで、リモート勤務でも今まで (以上とは言わずとも) と同様に真摯に取り組んでおり、相手の時間を尊重しているというメッセージを伝えることができます。

最後に、私たち全員が前例のないこの時期に協力して対処しています。ですから、飼い猫が画面を横切ったり、子どもが部屋に乱入してきたり、接続がフリーズしたりしても、慌てる必要はありません。繰り返しますが、私たち全員が同じ状況にあり、C.L.A.S.S.Y. を心がけることで、自信をもって最善のバーチャルエクスペリエンスを実現することができます。

C.L.A.S.S.Y. のヒント集をダウンロードする

C.L.A.S.S.Y. のフレームワークを共有するときは、Salesforce のイノベーションオフィスが提唱する「Keep It C.L.A.S.S.Y.Tips (C.L.A.S.S.Y. を心がけるためのヒント集)」をダウンロードしてください。

リソース 

• 動画: Keep It C.L.A.S.S.Y.—Optimize Your Virtual Setup (C.L.A.S.S.Y. を心がける — ビジュアル設定を最適化する)
• PDF: Keep It C.L.A.S.S.Y. Tips (C.L.A.S.S.Y. を心がけるためのヒント集)ヒント