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ToDo リストについて知る

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • Salesforce の ToDo を定義する。
  • ToDo リストに表示される ToDo の種別を挙げる。
  • ToDo リストの個々の ToDo が どのように機能するか説明する。

始める前に

このモジュールを受講する前に、次のことを行うことをお勧めします。

ToDo リストは、Starter Edition、Professional Edition、Enterprise Edition、Performance Edition、および Unlimited Edition の Lightning Experience で使用できます。ユーティリティバーに ToDo リストが表示されない場合は、Salesforce システム管理者に、アプリケーションマネージャーを使用して追加するよう依頼してください。

ToDo リスト: 中心的なタスクマネージャー

忙しい日々を送る営業担当に専属のアシスタントがつき、1 日を通して Todo を整理して更新してもらえるとしたらどうなるでしょうか? ここで登場するのが Salesforce の ToDo リストで、あなた専用の ToDo 管理システムです! このリストはすべての ToDo を 1 か所に集約し、リアルタイムの変更に応じて継続的に更新します。ToDo リストは静的なリストではありません。新たに ToDo が生じるとすぐリストに追加され、完了した時点で削除され、優先順位に基づいてビューを並び替えることができます。

ToDo リストはユーティリティバーにドッキングされているため、どの画面ビューでも利用でき、フロート表示ウィンドウに展開されます。ToDo リストの設定についての詳細は、こちらのヘルプ記事を参照してください。

Salesforce の ToDo についてはよくご存知かと思いますが、重要な点を振り返っておきましょう。ToDo を理解すれば、ToDo リストが備える潜在的な効率性や有効性を存分に活用できるようになります。

Salesforce の ToDo

Salesforce の ToDo は、電話やプレゼンテーションの準備といったビジネス活動を表します。Salesforce プラットフォームでは、ToDo をリード、取引先責任者、取引先、商談、契約の特定のレコードに関連付けることができます。ToDo を処理すると、その ToDo に関する詳細が自動的に維持されます。期限が迫っている ToDo と完了またはクローズした ToDo のどちらもこの対象です。

重要な ToDo を書き出したリストを机の上に置いておけば事足りるのに、デジタルの ToDo リストにデータを入力するメリットは何なのでしょうか? ToDo リストには (ケイデンス ToDo をはじめ) すべきことがすべて 1 か所にまとめられるため、マネージャーから追跡するよう求められている全情報を一元管理できます。ワークフローをデジタル時代に応じたものにすることで、時間を節約し、より多くの商談を成立させることができます。では、このリストのしくみを見てみましょう。

営業担当は Salesforce の ToDo をリマインダーや記録管理の目的で使用します。Salesforce プラットフォームで ToDo データが追跡され、リード、取引先責任者、個人取引先のレコードに表示される活動タイムラインなど、便利な形式で表示されます。ToDo が完了すると、タイムラインの [Upcoming & Overdue (今後 & 期限切れ)] セクションから過去の活動セクションに移り、月別または年別に分類されます。この情報はすべて Salesforce に保持されるため、今後の追跡や分析、レポートに利用できます。

画面ビューの 1) ToDo リスト、2) 活動タイムライン、3) 完了した ToDo、4) ToDo カード

ToDo を処理すると、バックグラウンドではるかに多くのことが実行されます。では、ToDo リストを使用して ToDo を効率的かつ生産的に処理する方法を見ていきましょう。

ToDo リストの ToDo

ToDo を ToDo リストで管理すると、ToDo のインタラクションがすべて追跡され、システムに取り込まれます。ToDo リストでは期限が来た ToDo に焦点が当てられますが、完了した ToDo のデータも保持されます。ToDo データは Sales Cloud で自動的に追跡され、リストビュー、レポート、主要業績評価指標 (KPI) ダッシュボードで利用できるようになります。では、ToDo リストの ToDo の種別を詳しく見ていきましょう。

ToDo リストの ToDo の種別

ToDo リストには次の 3 種類の ToDo が取り込まれます。

  • 標準 ToDo: Salesforce で作成され、自分に割り当てられた ToDo
  • ケイデンスステップ ToDo: クイックケイデンスまたは標準ケイデンスの一部で、アクションを実行する必要がある個々の ToDo
  • 作業項目: バックグラウンドで設定された Salesforce フローで生成された必須アクション

すべての ToDo が ToDo リストにまとめて表示されます。たとえば、自分で作成した ToDo、他者が作成して自分に割り当てた ToDo、自動フローで生成された作業項目などです。

メモ

ToDo リストコンポーネントは最新のタスク管理の開発機能で、作業キューより優れたメリットを備えています。ToDo リストは正式リリースされています。作業キューは Sales Engagement コンソールからしかアクセスできません。

ToDo リストの ToDo カードの柔軟性

ToDo リストではアクションをごく簡単に操作できます。ToDo はそれぞれ 1 つのカード形式で表示されます。このため、ToDo の順序を変更したり、さまざまな条件で自動的に並び替えたり、リスト内の 1 つの ToDo をクリックして他の位置にドラッグしたりすることができます。

ToDo カードをクリックするとビューが展開され、そのカードから直接アクションを実行したり、別のアクションにリンクしたりすることができます。ToDo リストには個々のカードが折りたたまれた状態で表示され、展開するオプションが示されています。カーソルをカード上に移動すると、コンテキストに応じたアクションアイコンが表示され、ToDo カードから直接アクションを実行できます。

メールアイコンが強調表示されている ToDo カード

また、一度にすべての ToDo を展開または折りたたむことも可能で、展開すると各カードにカスタム表示ラベルなどの詳細が示されます。

ToDo リストのアクションメニューの [Expand All (すべて展開)]/[Collapse All (すべて折りたたむ)]

分割ビューのナビゲーションパネルを使用してリストを整理し、表示ラベルを付ける

リストビューをカスタマイズするには、ナビゲーションパネルの表示ラベルや並び替えオプションを使用します。ToDo リストの上部にあるナビゲーション領域をクリックすると、分割ビューが表示され、ToDo を次の条件で並び替えたり絞り込んだりすることができます。

  • 星付き
  • 今日が期日
  • 期限切れ
  • ケイデンス名
  • カスタム表示ラベル

この展開された分割ビューで、ToDo の追加や新しい表示ラベルの追加なども実行できます。

ナビゲーションコントロールと、サイドパネルに展開された分割ビュー

ToDo を中心に業務を管理する

ここで簡単な比喩を用いて、ToDo リストの役割をわかりやすく説明します。ToDo リストをバスの中央ターミナル、ToDo を中央ターミナルから発着するバスと考えます。

  • ToDo は自動的にやって来て、完了すると去って行きます。
  • リストに届いた ToDo には、ケイデンスのソースの表示ラベルや、通話、メール、LinkedIn などを識別する他のアイコンが付いているため、ToDo がどのようなものか認識することができます。
  • さらに色分けされた表示ラベルを追加して、ToDo を並び替えたり絞り込んだりすることもできます。
  • ToDo に対してアクションを実行すると、ToDo リストから削除されますが、その情報は自動的に保存されます。

標準 ToDo

あなたやそのマネージャーは、リストビューやレポートから、または個々のレコードを表示しているときに ToDo を作成できます。Salesforce の他の場所で ToDo が作成されると、すぐ ToDo リストに追加され、期日が表示されます。バスがターミナルに到着するのと同様に、こうした ToDo も ToDo リストに届き、表示された期日から、いつまでに完了すべきかを知ることができます。定期的な ToDo もここに表示されます。たとえば、マネージャーが「チームセッション用のメモを準備する」などといった毎月または毎四半期の ToDo を設定することがあります。

ケイデンス ToDo

セールスケイデンスの ToDo は、一連のバスのように機能します。たとえば、あなたがリード、取引先責任者、個人取引先など特定の対象に実行する ToDo を配信するケイデンスをマネージャーが設定することがあります。こうした ToDo は、ToDo リストのカードに示された時点でケイデンスの一部であることを見て取ることができます。ToDo に対してアクションを実行するとその ToDo が消え去り、ケイデンスの次の ToDo の期日になるとリストに次の ToDo が届きます。

フローオーケストレーションの作業項目

マネージャーかシステム管理者が設定した Salesforce フローであなたが完了すべきアクション項目が生成されると、ToDo リストに作業項目が届きます。マネージャーやシステム管理者は、チームの生産性を高めるためにバックグラウンドでフローを作成し、ToDo リストが営業担当に ToDo の期限を通知します。作業項目は、あなたが完了する画面フローを含むレコードにリンクされています。

まとめ

バスの中央ターミナルのように、すべての ToDo を一元管理するリストについて説明しました。これで ToDo リストの最初のツアーは終了です!

後続の単元では、ToDo リストの並び替え、絞り込み、検索に役立つ具体的なツールについて学習します。

リソース

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