プログラムと予算を設定する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• プログラムを作成する。
  
• 予算を作成する。
  
• 予算のカテゴリと期間を管理する。
  

管理フェーズを始める

申込を受け付けて助成金の決定を行う前にやるべき作業がいくつかあります。まずは Salesforce でプログラムと予算を設定します。

この単元では、あなたの組織または機関が飢餓対策の資金提供プログラムを作成していると想像してください。システム内でこれを設定するには、プログラムとそれに関連する予算、予算カテゴリ値、予算期間を作成します。 

助成金提供を実際に使ってみる

このモジュールでは、助成金提供で助成金提供ライフサイクルを管理する手順を説明します。このモジュールにハンズオン Challenge はありませんが、練習のために手順を試してみたい場合は、無料の Nonprofit Cloud と助成金提供のトライアルに登録すれば、サンプルデータを使って操作できます。Trailhead Playground には助成金提供は含まれていません。無料のトライアル Edition を取得する手順は次のとおりです。

1. 30 日間の無料の Nonprofit Cloud と助成金提供のトライアルに登録します。
   
2. フォームに漏れなく記入します。
   
3. フォームに入力したら [送信] をクリックします。確認メッセージが表示されます。
   
4. アクティベーションメールを受信したら (数分かかる場合があります)、そのメールを開いて [Verify Account (アカウントを確認)] をクリックします。
   
5. パスワードと確認用の質問を設定して、登録を完了します。後でアクセスしやすいように、ユーザー名、パスワード、ログイン URL を安全な場所 (パスワードマネージャーなど) に保存しておくことをお勧めします。
   

トライアル組織にログインした状態になります。予算ページレイアウトに予算コンポーネントを追加します。

1. アプリケーションランチャー () で、[Budgets (予算)] を見つけて選択します。
   
2. [All (すべて)] リストビューを選択します。
   
3. 任意の予算レコードを選択します。
   
4. 予算レコードで、 をクリックして、[Edit Page (ページを編集)] をクリックします。
   
5. [Budget (予算)] コンポーネントをページキャンバスにドラッグします。
   
6. 作業を保存し、[Activate (有効化)] を選択します。
   
7. [Assign as Org Default (組織のデフォルトとして割り当て)] をクリックし、[Next (次へ)]、[Save (保存)] の順にクリックします。
   
8. をクリックします。
   

トライアル組織でこのモジュールの手順を実行する準備ができました。

プログラムを作成する

まずプログラムを作成します。プログラムレコードを予算と資金提供商談に関連付けて、特定の領域の作業を追跡できるようにします。

1. アプリケーションランチャー () で、[Grantmaking (助成金提供)] を見つけて選択します。このモジュール全体で助成金提供アプリケーションを使用します。
   
2. アプリケーションランチャー () で、[Programs (プログラム)] を見つけて選択します。
   
3. [New (新規)] をクリックします。
   
4. 次の詳細を指定します。
   
   • Name (名前): Access to Nutritious Food
     
   • Start Date (開始日): Today (今日)。
     
   • Status (状況): Planned (計画済み)。
     
5. 作業内容を保存します。
   

必要に応じて、終了日、概要、追加背景情報を追加することもできます。

新しいプログラムが作成されたら、プログラムの全体的な予算を作成します。

予算レコードを作成する

予算では、特定の期間に授与する金銭的および非金銭的数量をカテゴリに分類して表します。予算をプログラム、資金提供商談、申込レベルで使用することもできます。

予算は内部で使用するだけではありません。Experience Cloud の助成金提供サイトで予算をテンプレートとして提供することもできます。助成金希望者は希望する予算を送信するときにこのテンプレートを使用できます。予算テンプレートを使用すれば、申込者は申込の一部として、有益で体系的なデータを送信できます。

ここでは、プログラムの内部予算レコードを作成します。

1. アプリケーションランチャー () で、[Budgets (予算)] を見つけて選択します。
   
2. [New (新規)] をクリックします。
   
3. 次の詳細を指定します。
   
   • Budget Name (予算名): Access to Nutritious Food
     
   • Amount (金額): 2000000。この予算は $2,000,000 という金額値であるため [Amount (金額)] 項目を使用します。時間数や配布する商品数といった非金銭的な予算には [Quantity (数量)] 項目を使用します。予算テンプレートを作成するには、これらの項目は空白のままにします。
     
   • Period Start Date (期間開始日): 今年の 1 月 1 日
     
   • Period End Date (期間終了日): 今年の 12 月 31 日
     
   • Program (プログラム): Access to Nutritious Food
     
   • 型: Program
     
   • 状況: 有効
     
4. 作業内容を保存します。
   

予算レコードで、値と関連リストを確認します。 

スクリーンショットからわかるとおり、予算レコードのデフォルトの関連リストには [Budget Allocations (予算割り当て)]、[Budget Categories (予算カテゴリ)]、[Budget Periods (予算期間)]、[Child Budgets (子予算)]、[Funding Awards (資金授与)]、[Funding Opportunities (資金提供商談)] があります。

予算のカテゴリ値と期間を作成する

これで予算の構造ができました。次は予算の期間とカテゴリを設定します。

カテゴリには人件費や備品費などの支出分野が含まれます。期間は支出を追跡する時間の範囲 (毎月または毎四半期など) を表します。 

予算カテゴリ値を入力する前に、少なくとも 1 つのカテゴリと 1 つの期間が必要です。 

まず 2 つのカテゴリを作成します。

1. 新しい予算レコードで、[Budget Category (予算カテゴリ)] 関連リストを見つけて、[New (新規)] をクリックします。
   
2. このカテゴリに関する詳細を次のように指定します。
   
   • Name (名前): Personnel (人件費)
     
   • 必要に応じて、説明、理由、連番を追加できます。連番値を使用すると、予算コンポーネント内でカテゴリを表示する順序を管理できます。連番値を入力しない場合、作成された順序でカテゴリが表示されます。
     
3. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
   
4. 次のカテゴリに関する詳細を次のように指定します。
   
   • Name (名前): Supplies & Materials (備品および材料費)
     
   • その他の省略可能な詳細を入力します。
     
5. 作業内容を保存します。
   

現実の世界ではおそらく他にも予算カテゴリがありますが、今はこれだけにして、予算期間の作成に進みましょう。

1. 予算レコードの [Budget Period (予算期間)] 関連リストで、[New (新規)] をクリックします。
   
2. 予算期間に関する詳細を次のように指定します。
   
   • Name (名前): Q1 (第 1 四半期)
     
   • Period Start Date (期間開始日): 今年の 1 月 1 日。
     
   • Period End Date (期間終了日): 今年の 3 月 31 日。
     
   • Sequence Number (連番): 1。この値によって、この予算期間が常に最初に表示されるようになります。
     
3. [Save & New (保存 & 新規)] をクリックします。
   
4. その次の予算期間に関する詳細を次のように追加します。
   
   • Name (名前): Q2 (第 2 四半期)
     
   • Period Start Date (期間開始日): 今年の 4 月 1 日。
     
   • Period End Date (期間終了日): 今年の 6 月 30 日。
     
   • Sequence Number (連番): 2。この値によって、この予算期間が常に 2 番目に表示されるようになります。
     
5. 作業内容を保存します。
   

[Save & New (保存 & 新規)] をクリックして今年の第 3 四半期と第 4 四半期を入力することもできますが、ここでは省略します。予算値に進みましょう。

予算値を入力する

次は、実際の数値によって予算を確定させます。

ここで注意が必要です。予算値を送信すると、予算値の編集はロックされます。送信する前に値が最終決定されたものであることを確認してください。

スタッフと申込者は予算コンポーネントを使用して予算値を入力できます。スタッフは Salesforce で詳細を入力し、申込者は Experience Cloud サイトを使用して予算の詳細を追加します。

この予算レコードをテンプレートとして使用する場合は予算値を設定しません。予算レコードを資金提供商談に関連付け、期間項目とカテゴリ項目をそのままにしておくと、助成金希望者が Experience Cloud サイトで入力できます。

Salesforce の予算レコードで同じコンポーネントを使用して内部の予算値をいくつか入力します。各カテゴリと予算期間に値を入力すると、入力内容が保存されます。 

すべて問題がなければ [Submit Budget (予算を送信)] をクリックします。送信後は値を変更できません。

実際に支出された予算を追跡する

予算を送信した後、[Budget Allocation (予算割り当て)] オブジェクトを使用して、予算に対する支出を追跡します。割り当てとそれに関連する資金支払レコードによって、受領者に提供する助成金と金銭以外の助成をすべて追跡できます。これらのレコードについてはモジュールの後の方で詳しく説明します。

次の単元では、資金提供商談について学習します。

リソース

• Salesforce ヘルプ: 予算管理
• Salesforce サイト: 公共セクターソリューションのトライアルサインアップ
• Salesforce サイト: Try Nonprofit Cloud and Grantmaking free for 30 Days (Nonprofit Cloud と助成金提供を 30 日間無料で試す)