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取引先、ルール、ユーザのテリトリーへの割り当て

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 取引先をテリトリーに手動で、または割り当てルールを実行して割り当てる。
  • 取引先割り当ての表示方法について説明する。
  • テリトリーレコードで直接ルールをテリトリーに割り当てる方法を説明する。
  • ユーザをテリトリーに割り当て、誰が割り当てられているのかを確認する方法を説明する。
  • テリトリーモデルを有効にし、そのモデルをアーカイブや削除する方法を説明する。
  • テリトリーに関するレポートの作成方法を説明する。

割り当てルールの作成

取引先を属するテリトリーに手動で、または割り当てルールを適用して割り当てることができます。

ルールは、該当するテリトリーの定義に使用する 1 つ以上の特性を特定するもので、これらの特性に該当する取引先をそのテリトリーに割り当てるようエンタープライズテリトリー管理に指示します。テリトリーモデルが計画状態の場合は、ルールを実行したときに取引先割り当てをプレビューできます。テリトリーモデルが有効状態の場合は、ルールを実行すると、ルールに従って取引先がテリトリーに割り当てられます。

ルールは、テリトリーと子テリトリー内で連携して動作します。たとえば、「Western US States (アメリカ合衆国西部)」というテリトリーと、「Washington (ワシントン)」「Oregon (オレゴン)」「California (カリフォルニア)」という子テリトリーを作成するとします。「Western US States (アメリカ合衆国西部)」テリトリーレコードで、ワシントン州、オレゴン州、カリフォルニア州に所在する取引先をこのテリトリーに割り当てるルールを作成します。このルールを子テリトリーに割り当て、次に「California (カリフォルニア)」テリトリーレコードでカリフォルニア州に所在する取引先を「California (カリフォルニア)」テリトリーに割り当てるルールを作成します。「California (カリフォルニア)」テリトリーに子テリトリーがある場合、「California (カリフォルニア)」テリトリールールを子テリトリーに継承可能とマークしているときは、条件で州を指定する必要がありません。代わりに、郵便番号や業種といったより具体的な条件を使用して、カリフォルニア州の子テリトリーを作成できます。

[Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーを設定した Maria は、このテリトリーに取引先を割り当てる必要があります。この場合、次の手順に従って割り当てルールを作成して実行すれば処理が加速します。
  1. [設定] の [テリトリーモデル] ページで、[階層の表示] をクリックして [Current Fiscal Year (当会計年度)] テリトリーモデルを開いてから、[Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーを開きます。
  2. [このテリトリーに割り当てられた割り当てルール] 関連リストで、[新規] をクリックします。
  3. ルールの編集ページで、ルールの名前に「Northern California Zip Code」(カリフォルニア北部の郵便番号) と入力します。
  4. 選択条件に、「Account: Billing Zip/Postal Code, greater or equal」(取引先: 郵便番号(請求先), >=) と 「94000」を入力します。

    [設定] の [オブジェクトテリトリー割り当てルール] 編集ページ。「Northern California Zip Code (カリフォルニア北部の郵便番号)」ルールが実行されています。

  5. 選択条件の次の行に、「Account: Billing State/Province, equals」(取引先: 都道府県(請求先), 次の値と等しい) と 「CA」を入力します。
  6. [保存] をクリックします。
  7. [このテリトリーに割り当てられた割り当てルール] 関連リストで、[ルールの実行] をクリックします。
ルールが実行中であることを伝えるメッセージが Maria に表示されます。プロセスが完了すると、Maria はメールを受信します。ここではテリトリーモデルが有効になっていないため、ルールの実行はテストにすぎません。そのため、モデルを有効にする前に Maria が必要に応じて変更できます。

取引先のテリトリーへの手動割り当て

Maria は試しに、取引先をテリトリーに手動で割り当て、テリトリー割り当てをプレビューしてみようと考えます。手動割り当ては、独特な特性を有するためにルールで割り当てることができない取引先に使用できます。たとえば、Ursa Major の Express Logistics and Transport という取引先はオレゴン州に存在しますが、レポート作成上は「Northern California (カリフォルニア北部)」テリトリーに属するものとします。
  1. [Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーを開きます。
  2. [手動で割り当てた取引先] 関連リストで、[取引先の追加] をクリックします。
  3. [選択可能] 関連リストで、[Express Logistics and Transport] を選択します。

    [設定] の [取引先を Northern California (カリフォルニア北部) に直接割り当て] ページ。割り当てる取引先に [Express Logistics and Transport] が選択されています。

  4. [割り当て] をクリックします。
  5. [Northern California (カリフォルニア北部)] ページで、[取引先の参照] をクリックして、取引先が割り当てられていることを確認します。
次に Maria は、割り当てルールをテリトリーに適用します。

割り当てルールのテリトリーへの適用

割り当てルールは、テリトリーレコードから直接テリトリーに適用できます。Maria は時間をかけて割り当てルールをさらにいくつか設定しており、「Northern California (カリフォルニア北部)」テリトリーに「Company Size (会社の規模)」ルールを追加したいと考えています。Trailhead Playground で作業している場合は、Maria が設定したルールが表示されませんが、各自の組織で必要なルールを作成できます。
  1. [Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーページの [このテリトリーに割り当てられた割り当てルール] 関連リストで、[ルールの割り当て] をクリックします。
  2. [選択可能] 関連リストで、[Company Size (会社の規模)] を選択します。

    [設定] の [Manually Assign Object Territory Assignment Rules to Northern California (オブジェクトテリトリー割り当てルールを Northern California (カリフォルニア北部) に手動で割り当て)] ページ。割り当てるルールに [Company Size (会社の規模)] が選択されています。

  3. [割り当て] をクリックします。
次に Maria は、ユーザをテリトリーに割り当てます。

ユーザのテリトリーへの割り当て

商品やサービスの販売を行うテリトリーにそのユーザを割り当てることができます。たとえば、Maria は Lance Park をそのお気に入りのテリトリーである「Northern California (カリフォルニア北部)」に追加することにします。手順は次のとおりです。Trailhead Playground で作業している場合は、ユーザに Lance がリストされませんが、各自の組織に会社の Salesforce ユーザが表示されます。
  1. [Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーページの [割り当てられたユーザ] 関連リストで、[ユーザの管理] をクリックします。
  2. [選択可能なユーザ] リストで、[Lance Park] を選択して、[追加] をクリックします。

    [設定] の [ユーザの Northern California (カリフォルニア北部) への割り当て] ページ。[Lance Park] が選択されています。

  3. [保存] をクリックします。

    [Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーレコード。Lance Park がユーザとして追加され、Express Logistics and Transport 取引先が割り当てられ、2 つの割り当てルールが追加されています。

これで Lance が 「Northern California (カリフォルニア北部)」テリトリーに割り当てられました。本人が知れば喜ぶことでしょう!

テリトリーモデルの有効化

テリトリーモデルの構造とそのテリトリーの取引先割り当てを思いどおり設定できたら有効にします。あるいは、モデル化を進めたり、参照したりするために、モデルを計画状態やアーカイブ済み状態にしておくこともできます。有効状態にできるモデルは一度に 1 つのみで、計画状態のモデルのみを有効にすることができます。有効にしたモデルを計画状態にリセットすることはできません。有効なモデルはアーカイブ済みのみに設定できます。アーカイブしたテリトリーモデルは再び有効にすることができないため、慎重に計画します!

Maria は意欲的に取り組み、テリトリーモデルを綿密にテストしてきたことから、この時点で有効にします。Maria の作業は次のとおりです。
  1. [Current Fiscal Year (当会計年度)] テリトリーモデルのレコードを開きます。

    [設定] の [Current Fiscal Year (当会計年度)] テリトリーモデルページ。モデルが有効化可能な状態になっています。

  2. [有効化] をクリックしてから、もう一度 [有効化] をクリックして、プロンプトの指示を受け入れます。
Salesforce で Maria の要求が処理されている間に、モデルの状態が [有効化中] に変わります。モデルの規模や複雑性によっては有効化にしばらく時間のかかる可能性があることを伝えるメッセージが Maria に表示されます。プロセスが完了すると、Maria にメールで通知されます。この後、Maria は必要に応じて、「Current Fiscal Year (当会計年度)」テリトリーモデルでテリトリーの割り当てルールを実行できます。

後々、テリトリーモデルを使う必要がなくなった場合には、アーカイブまたは削除できます。

テリトリーモデルを積極的に使用することはないが、参照として手元に残しておきたい場合はアーカイブします。

[設定] の [Current Fiscal Year (当会計年度)] テリトリーモデルページ。[アーカイブ] ボタンが強調表示されています。

今後テリトリーモデルを参照する必要のないことが確実な場合は削除します。

取引先に割り当てられたテリトリーと、テリトリーに割り当てられたユーザの表示

取引先とユーザはテリトリーに別々に割り当てられますが、取引先がテリトリーに割り当てられると、テリトリー内のユーザがその取引先にアクセスできます。取引先レコードを調べれば、割り当てられたユーザやテリトリーをすぐに確認できます。

Maria はこの時点で Express Logistics and Transport 取引先を調べ、誰がユーザとして割り当てられ、どのテリトリーが割り当てられているかを確認したいと考えます。けれども、Maria や Ursa Major チームの残りのメンバーが確認するためには、その前に Maria が 2 つの関連リストを取引先ページレイアウトに追加する必要があります。この処理を行わなければ、チームがこの有益な情報を確認することができません。Maria の作業は次のとおりです。
  1. [設定] で、[オブジェクトマネージャ][取引先] の順にクリックします。
  2. [ページレイアウト][取引先レイアウト] の順にクリックします。
  3. 上部のペインで、[関連リスト] をクリックします。
  4. [割り当て済みテリトリー内のユーザ][割り当て済みテリトリー] を順に下部のペインにドラッグします。
  5. [保存][はい] の順にクリックします。ここで、取引先に何が表示されるのか確認してみましょう。
  6. アプリケーションランチャーで、[取引先] を見つけて選択します。
  7. [Express Logistics and Transport] 取引先を開きます(Trailhead Playground で作業している場合、最初にすべての取引先を表示するためにリストビューを変更する必要のあることがあります)。

    [Express Logistics and Transport] 取引先。関連リストに割り当て済みのテリトリーとユーザが表示されています。

Maria は [Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーが [Express Logistics and Transport] 取引先に割り当てられていることを確認します。また、[割り当て済みテリトリー] 関連リストの [ユーザ] に Lance Park がリストされていることを確認します。Maria の多大な努力が報われました!

テリトリーモデルに適用する割り当てルールの表示

Maria はまた、必要に応じて、割り当てルールがどのテリトリーモデルに適用されるかも確認できます。「Current Fiscal Year (当会計年度)」テリトリーモデルに適用されるルールを確認する手順は次のとおりです。
  1. [Current Fiscal Year (今期 (会計年度))] というテリトリーモデルを開きます。
  2. [ルールの表示] をクリックします。

    [設定] の [Assignment Rules in Current Fiscal Year (当会計年度の割り当てルール)] ページ。[Northern California Zip Code (カリフォルニア北部の郵便番号)] ルールと [Company Size (会社の規模)] ルールがリストされています。

Maria は、「Current Fiscal Year (当会計年度)」テリトリーモデルに適用されるルールとして [Company Size (会社の規模)] ルールと [Northern California Zip Code (カリフォルニア北部の郵便番号)」ルールがリストされていることを確認します。

テリトリーに関するレポート

テリトリーに割り当てられた取引先、テリトリーに割り当てられたユーザ、テリトリー別に集計可能な取引先の項目といった有用な情報を取得するレポートを実行できます。集計可能な取引先の項目に関するレポートでは、年間売上や従業員数などの取引先データに関するレポートを作成してテリトリーのサイズを判断できるため特に有益です。

まず、レポートを作成するオブジェクトを関連付けるカスタムのテリトリー管理レポートタイプが必要です。次に、そのタイプに属するレポートを作成します。ここでは敢えて Maria のレポート作成手順について説明しませんが、「リソース」セクションにレポートタイプとレポートの作成手順のリンクが記載されています。

Maria のレポートは次のようになります(テリトリーを使い始めたばかりのため、まだそれほどデータが表示されていません)。

Ursa Major の [Northern California (カリフォルニア北部)] テリトリーの [Revenue and Size by Territory] レポート

以下は、会社のテリトリーを管理する場合に役に立つと思われる他の推奨レポートです。
推奨されるレポート名 表示される内容
Accounts Assigned to Territories (テリトリーに割り当てられた取引先) どの取引先がどのテリトリーに属するか
Territories Without Assigned Accounts (取引先が割り当てられていないテリトリー) どのテリトリーに取引先が割り当てられていないか
Users Not Assigned to Territories (テリトリーに割り当てられていないユーザ) どのユーザがテリトリーに割り当てられていないか
Territories with Assigned Users (ユーザが割り当てられたテリトリー) どのユーザがどのテリトリーに属するか
Maria はエンタープライズテリトリー管理を稼働させるための基本的な手順を完了しました。次はあなたがここで学んだ作業をいくつか試してみる番です。