Slack での業務を整理して自動化する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Slack チャンネルの目的を説明する。
業務の能率を高めるチャンネルを設定する。
Slack ワークフローの目的を説明する。

Trailcast

この単元の音声録音をお聞きになりたい場合は、下記のプレーヤーを使用してください。この録音を聞き終わったら、必ずこの単元に戻り、リソースを確認してテストを完了してください。

Slack チャンネルの概要

Slack は、メンバー間のコラボレーションを効率化するチャンネルベースのメッセージングプラットフォームです。業務をチャンネルに整理しておけば、適切なメンバー、情報、会話が 1 か所にまとめられ、共有目標に取り組みやすくなります。

チャンネルでは、ユーザーとそのチームが現在取り組んでいる業務が効率的なビューに表示されます。チャンネル内の全員が同じ情報にアクセスできるため、連携しているメンバーの誰かに情報が届いていないということがありません。新しいメンバーが加入したときも、業務の経緯や現況をすぐさま把握して作業に取りかかることができます。

Slack チャンネルは、チームベースにするかプロジェクトベースにするか、読み取り専用にするか高度にインタラクティブにするか、外部オーガナイゼーションと共有するか社内で共有するかなどを自在に設定できます。たとえば、チームに届いたリクエストを一元管理する #help チャンネル、プロダクトリクエストを追跡する #feedback チャンネル、チームの結束を高めるための #social チャンネル、直属のチームのオペレーションを調整する #team チャンネルなどを設定することが考えられます。工夫すればさまざまな方法で活用できます。

チャンネルの作成は、掲げた目標を効率的に達成するためのスペースを設ける最初のステップにすぎません。チャンネルを設定したら、次のことを行います。

今後のメンバーのために、できるだけ親しみやすく、使いやすいものにする。
他のメンバーにチャンネルの目的がわかるように説明を追加します。
チャンネルを社内でプライベートにするかパブリックにするか決定する。
役立つリソースを簡単に確認できるようにする。たとえば、リソースを記載した歓迎メッセージを投稿したり、リソースをピン留めして全員がチャンネル内で確認できるようにします。

多数のパブリックチャンネルとプライベートチャンネルがある Acme Inc のワークスペースで、[#accounts-sterling] チャンネルが強調表示され、[Submit customer story (ユーザー事例を送信)] ワークフローが選択されています。

チャンネルのチームワークにシンプルなワークフローの自動化を活用すれば、Slack が一層強力なツールになります。ですから、チャンネルに他のメンバーを招待する前に行う最後のカスタマイズとして、歓迎メッセージやリクエストフォームの自動化や、繰り返しのリマインダーなどを設定しておきます。

日常的なタスクを自動化する

チャンネルのチームワークにワークフローの自動化を活用すれば、Slack が一層強力なツールになります。ワークフロービルダーがあれば、コードを 1 行も記述することなく、チームの既存のタスクやプロセスを自動化できます。

ワークフロービルダーを使用すると、情報の追跡、リクエストのフォローアップ、チームメンバーのオンボーディングなど、チームが業務を行うチャンネル間の調整やコミュニケーションを簡単に行えるようになります。

まず何よりも、ワークフロービルダーによって Slack の日常業務が合理化され、時間が節約されます。繰り返しのリマインダー、メッセージの送信、リクエストの収集、他のシステムやツールの更新などの作業を自動化できます。

第二に、ワークフローの自動化によって一般的な連絡が標準化されるため、やり取り自体が減少します。つまり、リクエストのプロセスなどで、適切な情報を事前に自動収集することや、Slack メッセージを通じて次のステップを伝えることなど、チーム内で明確な共通認識が形成されます。

最後に、ワークフロービルダーを使えば、業務の独自の進め方に合わせて Slack をカスタマイズし、適切な時点で適切なメンバーと適切な情報を 1 か所に結集できるため、ユーザーやそのチームが調整に費やす時間が減少し、重要な業務に費やす時間が増大します。

トリガーとステップを設定する

ワークフローとは簡単に言うと、Slack でトリガーして自動的に実行可能な一連のステップをカスタマイズしたものです。例として、新規採用者をチームに歓迎する場合を見てみましょう。

Slack では、特定の何かが行われたときに開始されるワークフローを設定することができます。ワークフロービルダーではこの特定の何かをトリガーといいます。ワークフローのトリガーとなるものにはいろいろありますが、ここでは新規ユーザーのチャンネルへの参加をトリガーとして指定します。トリガーを設定したら、ステップを追加して、後続の処理を指定できます。たとえば、メッセージの送信やフォームの表示、別のツールやサービスへの情報の送信などの処理を指定します。

[Onboard a new teammate (新しいチームメンバーのオンボーディング)] ワークフローで、トリガーに [チャンネルの新しいメンバー]、後続のステップに [メッセージを送信] が選択されています。

この例では、誰かが #team-global に参加すると、[チャンネルの新しいメンバー] トリガーが実行されます。このトリガーによって、新しいチームメンバーが名前と簡単な自己紹介を記入し、何かひとこと書き添えることができるフォームが作成されます。同時に、チャンネル内に新しいチームメンバーの紹介メッセージが表示されます。

ワークフローは各自の用途に合わせてシンプルにすることも、複雑にすることもできます。ワークフローを開始するために必要なトリガーの種類を決め、ステップ (最大 100) を追加して [公開] をクリックすると、ワークフローを使用できるようになります。

次の単元では、ワークフローの構造について詳しく説明します。

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