ワークフローの構造を知る

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Slack でワークフロービルダーを見つけて使用する。
ワークフローのトリガーの種類について説明する。
Slack でワークフローを管理する。

ワークフロービルダーのトリガーについて理解する

ワークフロービルダーの基本的なしくみがわかったところで、ワークフローの構造を詳しく見ていきましょう。最初に、使用可能なトリガーの種類から説明します。

ショートカットは、チャンネルブックマークバーに表示されているドロップダウンフォルダー内にあります。ユーザーが Workflows フォルダーをクリックすると、そのチャンネルに追加されているショートカットが表示されます。ヘルプリクエストにはこのトリガーを使用することをお勧めします。

チャンネルの新しいメンバーはその名のとおり、誰かが初めてチャンネルに参加したときにワークフローが開始されます。このトリガーは、個人宛の歓迎メッセージとともに、チャンネルやプロジェクトに関する説明を送信する場合に適しています。

もう 1 つのトリガーは絵文字リアクションで、メッセージに絵文字が追加されたときにワークフローがトリガーされます。たとえば、何度も同じ質問を受けている場合に、スレッド内で明確な絵文字を使用すると、FAQ にリンクされている返信が自動送信されるように設定することができます。

送信日時を設定済みトリガーでは、特定の日時または定期的に実行されるワークフローを設計できます。このトリガーは、四半期末のフィードバックのように定期的に情報を収集するためのリマインダーなどに使用できます。

また、Incoming Webhook では、サポートチケット、ツイート、ステータスの更新など、外部のシステムやツールに基づいて Slack のワークフローをトリガーできます。

ワークフロービルダーのステップ

ワークフローのトリガーを選択したら、ステップを追加して、次に行うこと (メッセージの送信、フォームを使用した詳細情報の取得など) を指定できます。ワークフローは、デイリースタンドアップの実施、チームへのステータスの報告、ミーティング中のメモの作成、新規従業員のオンボーディングなどに使用できます。

ステップは他のツールやサービスで実行可能なアクションにも使用できるため、ワークフローをワークスペースのチャンネル外にも拡張できます。

ワークフロービルダーを見つけて使用する

Slack デスクトップアプリまたはブラウザーからワークフロービルダーを開くには、左上のワークスペースメニューに移動して、ワークスペース名をクリックし、[ツール] > [ワークフロービルダー] の順に選択します。ワークフロービルダーが開きます!

PDE のワークスペースのワークスペースメニューが開き、[ツール] > [ワークフロービルダー] が選択されています。

チームのワークフローを管理する

デフォルトでは、ゲストを除くすべてのメンバーがワークフロービルダーにアクセスできます。管理者とワークスペースのオーナーがこのツールへのアクセスや権限を管理できます。ワークフロービルダーは Slack 内の安全で信頼のおける機能ですが、オーガナイゼーションによっては Slack 外に情報を送信する機能へのアクセスを制限しているところもあります。

管理者はワークフロービルダーの次の機能を制御します。

アクセスを特定のメンバーに限定する。
ワークフローの追加機能 (Incoming Webhook トリガー、フォームデータのダウンロード、ワークフロー内のアプリのステップなど) へのアクセスを管理する。
管理対象のワークスペースに公開済みのワークフローをすべて表示し、自分をコラボレーターとして追加して編集できるようにする。
ワークフロービルダーへのアクセスを無効にする。

[権限] タブが選択されている [設定と権限]。管理者は、各自のオーガナイゼーションまたはワークスペースにあるワークフロービルダーや個々の機能に対するアクセスを無効にしたり、制限したりすることができます。

ワークフローに関するレポートとトラブルシューティング

ワークフローの作成者やコラボレーターは、管理者ステータスに関係なく、各自のワークフローの管理に役立つ他の数種の機能を使用できます。ワークフローの [アクティビティ] タブで、ワークフローのアクティビティやパフォーマンスに関するレポートを作成できます。レポートはステータス、期間、特定のメンバーで絞り込むことができます。また、詳細を調査するためにワークフローを実行した場合には、特定のインスタンスにドリルダウンできます。

[Request marketing assistance (マーケティングサポートのリクエスト)] ワークフローの [アクティビティ] タブに、ワークフローの実行完了リストと、1 件実行中であることが示されています。アクティビティレポートでは、使用に関する詳細の表示から破損したワークフローの調査まで、ワークフローのパフォーマンスを監視できます。

ワークフローの検索や絞り込みを実行する

ワークフローレベルで検索や絞り込みを実行できます。ワークフローを多数構築しているユーザーにとっては、この機能がワークフローの検索や管理に大いに役立ちます。

検索条件のテキストと 1,234 件のワークフローが表示されている、ワークフロービルダーの [自分のワークフロー] タブ

フォームの回答をダウンロードする

ワークフローにフォームが追加されている場合は、フォームの回答を CSV ファイル形式でダウンロードすると、フォームで収集した情報を Slack 外で簡単に分析できるようになります。

オプションメニューが開き、[フォーム形式で回答をダウンロードする] が強調表示されている、[Marketing Birthdays (マーケティングの生年月日)] ワークフロー

ワークフロービルダーの限界を認識する

モバイルでは、Slack iOS/Android アプリからワークフローを構築することはできませんが、エンドユーザーまたはコンシューマーとしてワークフローを操作できます。

ワークフロービルダーは、管理者またはワークスペースのオーナーがこの機能を無効にしている場合を除き、有料プランのすべてのお客様が利用できます。

ワークフロービルダーにはワークスペースのメニューからアクセスすることをお勧めしますが、slack.com/launch-workflows リンクから直接アクセスすることも可能です。