Slack でチームの生産性向上

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

ピン留めしたアイテムとチャンネルの説明を使用して、チャンネルの開始・参加時に期待事項を設定する。
チャンネルの規則、スレッド、絵文字を使用して、会話の焦点、整理、背景説明を促進する。
メンションや推奨されるメッセージの書式設定を使用して対象メンバーの注意を引く。

チームメンバーに必要な背景情報を提供する

あなたはまだ入社したばかりで、あるプロジェクトを割り当てられました。成功するために必要な背景情報をいつもどうやって入手していますか? 会社のイントラネットを探し回ったり、ドキュメントを検索して徒労に終わったり、プロジェクトについて詳しく知っているメンバーに探偵のように質問したりしているのでしょうか。

目標、チームメンバー名、これまでのすべての決定事項など、必要なすべての背景情報をプロジェクトに参加するメンバーに提供できるとしたらどうでしょうか? これが、チャンネルで背景情報を提供するときに行われることです。

チャンネル名、ブックマークバー、チャンネル通知、チャンネル詳細のコールアウトが表示された Slack ワークスペース

チャンネルに名前を付ける
チャンネルの命名規則に従って、仕事をわかりやすく整理します。

社内体制に合わせて Slack チャンネルを作成し、明確で予測可能な命名ガイドラインを使用することで、ワークスペースが整理され、使いやすくなります。メンバーは適切な場所で質問し、情報をすばやく見つけ、効率的に作業することができます。

チャンネルの説明を書く
チャンネルのトピックを設定して、チャンネルのメンバーが取り組んでいる仕事や、プロジェクトの期限などの重要な日付をメンバーに知らせます。チャンネルの説明を設定して、チャンネルの使用目的に関する情報をメンバーに提供することもできます。

アイテムをピン留めする
チームが簡単に参照できるように重要なメッセージを会話にピン留めできます。

ピン留めしたアイテムはチャンネルの詳細セクションに表示され、チャンネルまたはダイレクトメッセージのすべてのメンバーがアクセスできます。プロジェクト計画、クリエイティブブリーフ、FAQ はすべてチャンネルにピン留めできるため、チャンネル内のメンバー全員が最も重要なファイルやメッセージをすばやく見つけることができます。

メッセージを書式設定する
長文や重要なメッセージには適切な書式設定を使用して読みやすくします。絵文字、箇条書き、テキストのスタイル設定を使用して、長文メッセージのタイトルと重要なポイントを強調します。これは、社内通知や会議の要約に特に役立ちます。要点や概要だけを投稿しておき、後でスレッドに詳細を追加できます。

必要なチームメンバーを会話に引き込む

ときには、特定のチームメンバーの注意を引く必要がある場合があります。また、チャンネル内のすべてのメンバーと有益情報を共有するだけの場合もあります。特定の会話にメンバーの注意を効果的に引き付けるにはさまざまな方法があります。

Slack のメンション

メンション
メンションして必要なメンバーの注意を引きます。

メンションは、メンバーに確認してもらいたいことを Slack で通知する直接的な方法です。これは、見落としやすい特定の領域に相手の注意を向けたい場合に特に役立ちます。

たとえば、顧客に関する新しいインサイトをカスタマーサクセスチームのチャンネルで共有し、この情報が特定のメンバーに特に有益だと思えば、たとえば「Acme Motors で競合している他社の課題点について新情報を入手。@jane @todd うちの製品の最新情報について特に話を聞きたいと思っている可能性あり。」のようにメンションして、確実にメッセージを読んでもらうことができます。

グループ
@(グループ名) でメンションして、必要なメンバーの注意を引きます。

ユーザーグループは、一斉に通知することが必要な場合が多い、ワークスペース内のメンバーのグループです。ワークスペースの別のメンバーをメンションするのと同じように、グループの一意の名前 (@managers など) をメンションできます。

パブリックチャンネル
パブリックチャンネルを使用して、会話がオーガナイゼーションに表示されるようにします。

パブリックチャンネルやプライベートチャンネル、ダイレクトメッセージを使用する場合、Slack で情報を投稿・共有する方法には多数のオプションがあり、その使い分けには明白な理由があります。パブリックチャンネルで会話を行うと、新入社員やプロジェクトメンバーの早期戦力化を実現しやすくなります。

プライベートチャンネル
より特別な事情がある場合は、プライベートチャンネルと DM を使用します。

プライベートチャンネルは、招待されたメンバーのみが使用でき、名前の横に鍵のアイコンが表示されます。社内の他のユーザーがこのチャンネルを閲覧したり見つけたりすることはできません。Slack でメッセージやファイルを検索するときにはプライベートチャンネルも含まれますが、その内容は各プライベートチャンネルの当事者以外には表示されません。

会話の焦点を絞り整理する

チャンネル内では多数の変更や決定が継続的に行われます。チャンネル内でコミュニケーションを取る場所と方法を戦略的に捉え、会話の焦点を絞り、整理します。スレッドと絵文字は、効果的に楽しくコミュニケーションを取り、仕事を遂行できる方法です。

Slack の絵文字メニュー

スレッド
スレッドには次のような強力な機能があります。

会話を 1 か所で続けることができる。
- 投稿されてから数時間または数日後にメッセージを読んでいて、会話がすでに進んでいる場合があります。スレッドを開始すると、現在の会話を中断せずに、以前の投稿に結び付けて返信したり、誰かの質問に答えたりできるので便利です。
メンバー全員が情報を整理できる。
- たとえば、同僚が数時間前に質問したけれども、まだ未回答のままであることに気が付くことがあります。メッセージメニューを使用するか、スマートフォンでメッセージをタップして、どのメッセージからでもディスカッションのスレッドを開始できます。メンバーのサイドバーのスレッド画面に未読メッセージが表示されます。メンバーがスレッドの通知を有効にしている場合は、通知も表示されます。
フィードバックを集めるのに役立つ信頼できるツール。
- たとえば、新しいスライドデッキや新しい Web サイトのデザインモックアップについて、チームの考えを知りたいとします。
  - ファイルを #proj-new-website チャンネルに投稿します。
  - 何が足りないかを「スレッド内」で話し合うようにチームメンバーに依頼します。
  - 次にすべきことが決まったら、または全員に関連する最新情報がある場合は、[#proj-new-website にも送信する] チェックボックスをオンにしてチャンネルで共有します。

絵文字
絵文字リアクションを使用して、数回のクリックで、コミュニケーションを簡略化したり、メッセージを読んだことを伝えたります。

誰でも絵文字は大好きです。絵文字は楽しく気軽に使え、言葉では言い表せない様々な感情を効率よく伝えることができます。 Slack では、日々のワークフローの中でお互いのメッセージを見たことを知らせるために、多くの絵文字を使っています。

絵文字は、すばやく相手をあまり煩わせずにメッセージを受け取ったことを知らせるのに適しています。メッセージに、✔️、などを付けます。絵文字を付けても通知音は鳴らないので気が散ることもなく、働き方に遊び心をプラスできます。

Slack の活用を開始する

紹介したベストプラクティスを実践していただければ、必要なメンバーと情報をチャンネルに集めて、アイデアの共有、意思決定、重要な情報の整理を行い、目標とスペースを共有して業務を前進させることができます。

もっと詳しく知りたい

このモジュールは Slack Certified サイトの「Drive etiquette and productivity (エチケットと生産性の向上)」コースを基にしています。Slack Certified サイトでは、Slack バッジと Slack 認定資格を取得することができます。Slack を活用しているユーザーの幅広いコミュニティにぜひ仲間入りしてください。

さらに他のチュートリアルもご覧になりたい方は、下記の「リソース」セクションにあるリンクを参照してください。