Slack で個人の生産性向上

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

プロフィールとステータスを使用して、チームメンバーに現在の状態を知らせる。
通知、サイドバー、チャンネルへのアクセスをカスタマイズして、集中の妨げとなるものや優先事項を管理する。
Slack アプリとインテグレーションを使用して仕事の自動化と一元化を図る。
ツールやショートカットを使用して情報をすばやく見つける。

Trailcast

この単元の音声録音をお聞きになりたい場合は、下記のプレーヤーを使用してください。この録音を聞き終わったら、必ずこの単元に戻り、リソースを確認してテストを完了してください。これはプロトタイプであるため、ご使用に関するフィードバックをお待ちしております。ぜひ、こちらの簡単なアンケートにご参加ください。

効果的な Slack

Slack にはさまざまな使い方がありますが、このモジュールではあなたとあなたのチームが最大限効果的に仕事を進めるために役立つヒント、コツ、ベストプラクティスをご紹介します。ここで紹介するベストプラクティスを実践すれば、仕事をスピードアップし、チームの連携を強化するだけではなく、クリエイティブに楽しみながら働くことができます。

このモジュールが終わる頃には、必要なメンバーや情報をすばやく見つける、会話を整理して焦点を絞る、自分のペースで仕事をする、チームが連携して足並みをそろえるための期待事項を設定する、といったことができるようになります。Slack のツールまたはアクションについての詳細は、各単元の最後にある「リソース」のリンクを参照してください。

部門を超える仕事に取り組んでいる場合は、プロフィールとログイン状態を表示すると便利です。あなたとの会議をスケジュールするのに最適な時間や、あなたが持つ専門知識に基づいて、特定の会話に参加するのに適した人物かどうかといった有益な情報をチームメンバーに提供します。

リモートチームまたはグローバルチームで仕事をしている場合、プロフィールはメンバー全員がつながりを感じることができる優れた方法でもあります。

Slack の [プロフィールを編集] ページ

プロフィールを編集する
明瞭なプロフィール写真や自己紹介をアップロードして、チームメンバーがあなたを見つけられるようにします。プロフィールを編集するには、Slack のプロフィール画像をクリックし、[プロフィールを編集する] をクリックします。

ユーザープロフィールは、従業員がお互いを知るのにとても役立ちます。チームに合わせてカスタマイズすれば、場所、話す言語、現在のタイムゾーン、直属の部下や上司、専門とするテーマ、その他の個人的な情報を共有できます。

ステータスを設定する
ステータスを更新して、自分のログイン状態をメンバーに知らせます。

Slack で作業するときには、ステータスを更新し、メッセージにどれだけ迅速に返信できるか、いつ応答可能かをチームに知らせることができます。

おやすみモードを使用する
Slack のおやすみモード (DND、つまり通知を一時停止する) 機能を使って、都合の悪いタイミングで邪魔が入るのを制限します。

集中する時間や休憩が必要な場合は、DND で Slack からの通知を一時停止できます。集中したい時間に通知を一時停止したり、通知を受け取りたくない時間帯の通知スケジュールを設定したりすることもできます。

自分に関連する仕事を把握する

関わるチームメンバーやプロジェクトの数が増えると、当然チャンネル内に表示されるアクティビティが増え、通知も多く届くようになります。情報を整理するために、関連度の高い会話について通知を受け取るように設定することができます。

自分に関連する仕事を把握するために通知を使用する方法はいくつかあります。

Slack の [環境設定] セクション

通知をオンにする
通知をオンにすると、すべての会話でやり取りされる最新情報を把握できます。

自分が参加している会話で新しいメッセージが送信されるたびに通知を受け取る、または一切受け取らないように通知設定を調整できます。これは、各チャンネルをチェックして自分で最新情報を取得するのではなく、プッシュ通知を受け取りたい場合に特に役立ちます。また、特定の会話の通知設定を設定して、重要な最新情報を常に把握することもできます。

通知をオフにする
細心の注意を払う必要がない会話の通知をミュートします。

これは、ボットとインテグレーションから大量のメッセージが届くチャンネル、または特定の 1 回限りのリクエストに対応するためだけにアクセスする #help-it や #help-workplace のようなチャンネルで使用すると特に便利です。

チャンネルから退出する
自分に関係のないチャンネルから退出してもかまいません。むしろ、退出することをお勧めします。チャンネルのコンテンツは引き続き閲覧と検索が可能であり、後でいつでも再度参加することができます。

リマインダーを設定する
重要な会議、To-Do アイテム、または後でもう一度確認が必要な可能性のある事項について、自分自身またはオーガナイゼーション内の他のメンバーにリマインダーを設定します。

仕事を整理して一元化する

これまでメールを使って仕事をしていた場合は、確認したい会話のやり取りを見つけるために、延々と受信トレイをスクロールしてしまうかもしれません。この方法だとチームの最新情報を把握するのは大変で、仕事に必要な情報は複数のメールスレッドや場所に散在しています。

Slack では、ニーズに合わせて調整できる個人用のサイドバーにすべての仕事を整理して一元化します。サイドバーに表示される内容をカスタマイズするには、[Slack] | [環境設定] をクリックし、[サイドバー] を選択します。

カーソルでチャンネルをドラッグアンドドロップして整理する Slack ワークスペース

カスタムセクションを作成する
サイドバーにセクションを作成して、チャンネルをカスタムカテゴリに整理できます。

参加するチャンネルが増えると、サイドバーも当然大きくなります。カスタムセクションを作成して、プロジェクトごと、チームごと、仕事の種類ごとなどに並べ替えて、チャンネルを自分の好きなように整理することができます。

チャンネルを並べ替える
各セクションのチャンネルを並べ替えて整理することができます。自分のやりやすいようにサイドバーのチャンネルを配置します。

アイテムをブックマークに登録する
後でサイドバーで簡単に参照できるように、重要なファイルやメッセージをブックマークに登録します。

一緒に仕事をするメンバーやプロジェクトの数が増えると、頻繁に参照する必要がある重要なリソースも増えていきます。ブックマーク機能を使用して、必要なときにすぐ簡単にアクセスできるようにします。

ツールとショートカットを使って仕事をスピードアップする

適切な情報を見つけることは、効率的にすばやく仕事を進め、生産性を高めるために不可欠です。Slack では、特別なツールやショートカットを使用して、メッセージ、ファイル、チャンネル、メンバーをすばやく見つけることができます。

Slack の Zoom インテグレーション

検索
Slack でチームの会話履歴を検索して、仕事を遂行するために必要な関連するメッセージ、ファイル、チャンネル、メンバーを見つけます。これは、チームやプロジェクトに参加したばかりで、早期戦略化が必要な場合に特に役立ちます。

アプリとインテグレーションの使用
毎日使用するツールを追加して、Slack での仕事を一元化します。

お気に入りのカレンダーツールで会議をスケジュールしたり、ファイルストレージアプリを使ってディスカッションに備えてドキュメントを送信したり、電話会議アプリですべての招待者にミーティングリンクを送信したりできます。Slack アプリとインテグレーションにより Slack をすべての作業ツールのハブとして機能させ、毎日タブとアプリの切り替えに費やしている時間を節約できます。

クイックスイッチャー
Slack のクイックスイッチャーを使用して、チャンネルやダイレクトメッセージ (DM)、さらには複数のワークスペース間をすばやく移動できます。クイックスイッチャーは、前に作業していた場所に戻る必要がある場合に役立ちます。

クイックスイッチャーを使って次のことができます。

チャンネル、メッセージ、ファイルをすべて 1 か所で見つける。
自分がメンションされたチャンネルまたは未読の DM にすばやく切り替る。
よくアクセスするチャンネルや DM をリストの最上部に表示する。

クイックスイッチャーにアクセスするには、Cmd+k キー (macOS) または Ctrl+k キー (Windows) を押します。

キーボードショートカット
キーボードショートカットを使って、さらに迅速に操作します。

キーボードショートカットにより Slack のアクセス性が向上します。マウスを使用せずに Slack を操作してアクションをすばやく実行できるため、作業効率がアップします。使用可能なキーボードショートカットを確認するには、Windows の場合は Ctrl + /、macOS の場合は Cmd + / を押します。

Slack で環境をパーソナライズし、自分のペースで仕事をして、あなた個人の生産性を向上させてください。次は、チーム内のエチケットと生産性の向上について説明します。