返信メール管理を設定する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- アカウントの返信メール管理を有効にする。
- アカウントで受信要求を処理する方法を構成する。
- 転送の表示方法を決定する。
折り返し連絡します
マーケティングメッセージでも Transactional メッセージでも、メールを 5 万通送信すれば、5 万通の返信を受け取る可能性があります。膨大な量になります。おそらくすべてを読むことはできず、ましてや、それぞれに有益な返信を書き綴ることなどほぼ不可能です。実際、すべてを読む必要はありません。その大半が購読取り消しリンクを使用しない購読取り消し依頼か、変な返信であるためです。つまり、読む必要はありませんが、無視することもできません。そのため Marketing Cloud Engagement には返信メール管理 (RMM) が用意されています。RMM は Marketing Cloud Engagement の送信者アドレスに届いた全メッセージを自動的に処理するためのツールです。
RMM は、現在使用されているほぼすべてのメールソフトウェアで生成された自動返信に対処します。ほとんどの場合、RMM が送信者に自動返信を送信するか、受信メッセージを確認する適切なメールアドレスに転送するという方法で、受信メッセージの 90 パーセント以上を処理できます。一般的なプロセスを見てみましょう。
シンプルなプロセスのように見えますが、このツールが処理することになる自動返信、不在メッセージ、その他の応答の量を想像してみてください。さらに、注意を要するメッセージを振り分けながら、基本的な作業 (手動の購読取り消し依頼への対処など) を適切に処理することになります。では、Marketing Cloud Engagement アカウントで RMM を有効にするために必要な情報を確認しましょう。
RMM を設定する
RMM は Sender Authentication Package (SAP) の一部で、すべてを構成するためには Marketing Cloud Engagement アカウントエグゼクティブの助けが必要です。このプロセスで次の情報を指定する必要があります。
- メールの表示名 — あなたが送信する返信の送信者名です。個人的な名前にすることをお勧めします。返信を処理する担当者の実名を使用するか、せめてわかりやすいカスタマーサービスの組織名 (例: customerservice@example.com) にします。
- 返信サブドメイン — すべての RMM ルールを処理するサブドメイン (例: reply.example.com など) です。RMM はこのサブドメインを使用して、すべての返信と転送が適切に処理されるようにします。
- メール返信アドレス — RMM から送信するすべての返信の送信者情報のメールの表示名に追加されます。メールアドレスのように見えますが、必要な時点で魔法のごとく、この返信を処理する RMM への転送アドレスに変換されます。この値には文字列を使用するか、送信者プロファイルで定義できます (この点は次の単元で説明します)。
- DNS レコードのリダイレクト完了済み — このチェックボックスは、DNS レコードの Marketing Cloud Engagement へのリダイレクトが完了していることを示します。このタスクは Marketing Cloud Engagement のアカウント担当者と協力して行うため、担当者が承認を取り付けるまで待機したうえで、この機能を有効にします。具体的にいつ有効にすべきかは担当者から連絡があります。
この情報を入力した後で、受信メールメッセージを具体的にどのように処理するかを RMM に指示できます。もちろん、親切な言葉で指示しましょう。
ルールに従う
RMM は、Marketing Cloud Engagement の送信に対するすべての受信メッセージを絞り込む際に一定の論理ルールに従います。最初に、すべての自動返信と不在メッセージを処理します。正直なところ、Joel が現在ハイキング旅行中で、月曜日に復帰することをあなたが知る必要はないと思われるためです。この種のメッセージを自動的に削除することをお勧めします。誰かにチェックしてもらいたい場合は、そのように設定することもできます。
中には、購読取り消しリンクを使用せず、メーリングの購読を取り消して欲しいというメッセージを送信してくる人もいます。こうした依頼には対応する必要があるため、RMM は件名またはメッセージの最初の 200 文字に購読取り消しの一般的な用語がないかチェックします。見つかった場合は、そのメールアドレスの購読を取り消します。
RMM で購読取り消しを処理するときにチェックする用語については、「返信ルール」の用語の完全リストで確認できます。RMM は一般的なスペルミスも含めてチェックしてくれます。
上記のいずれの条件にも一致しない返信には、「ご返信ありがとうございます。折り返し連絡いたします。」という自動応答を設定できます。RMM にデフォルトのメールオプションが用意されていますが、具体的な情報を記載したカスタム応答を設定することもできます。また、一切応答しないという選択もできます。
次のステップ
RMM のこうした設定やルールには、受信した返信の処理に必要な基本情報が含まれていますが、送信者プロファイルを使用して返信オプションを拡大することもできます。Marketing Cloud Engagement のすべてのアカウントに、送信を管理するデフォルトの送信者プロファイルが必要なため、その設定方法はすでにご存知かと思います。次の単元では、送信者プロファイル、配信プロファイル、送信分類を使用して、すべての送信をはるかに簡単に処理する方法を見ていきます。
