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グローバルクイックアクションの作成

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 主要な 2 種類のアクションの違いを説明する。
  • グローバルアクションを作成する。
  • アクションレイアウトで項目を設定する。
  • アクションレイアウトで項目に定義済みの値を設定する。
  • グローバルパブリッシャーレイアウトを編集して、アクションを Salesforce アプリケーションに追加する。

クイックアクションのご紹介

モバイルカスタマイズオプションのツアーで最初にご紹介するのはクイックアクションです。クイックアクションに馴染み、利用していただけるように全力を尽くして説明していきます。

なぜなら、クイックアクションはモバイル王国への鍵だからです。冗談ではありません! 大げさな表現のようですが、本当のことなのです。自由に使えるすべてのポイント & クリックツールの中で、モバイル環境を変革し、システム管理者をユーザのヒーローにする可能性が最も高いのがクイックアクションです。

クイックアクションの利点

クイックアクションとは何でしょうか? ショートカットと考えてもよいでしょう。クイックアクションを使用すると、モバイルユーザは Salesforce モバイルアプリケーションでレコードの作成、活動の記録、ファイルの共有など、特定のワークフローをすばやく起動できます。

Salesforce モバイルアプリケーションには、便利な組み込みアクションが付属しており、画面上部のアクションバーまたはアクションメニュー ([アクションメニュー] アイコン) に表示されます。アクションバーは、ほとんどのページに表示されるため、モバイルユーザは 1 タップだけでクイックアクションを実行できます。

Salesforce モバイルアプリケーションのアクションバーとアクションメニュー

とても便利ですよね? それだけではありません。

クイックアクションを単なるショートカットと呼ぶのは、正当な評価とは言えません。クイックアクションが特別なのには次の理由があります。

  • 独自のビジネスプロセスや使用事例に合わせて調整したカスタムアクションを作成できます。
  • アクションごとに独自のページレイアウトがあるため、モバイルユーザが本当に必要とする項目だけに制限することができます。
  • ページレイアウトの項目に事前入力してモバイルユーザの時間を節約できます。

このように、クイックアクションには見かけ以上の機能があります。実際には、3 つの強力な機能 (ショートカット + ページレイアウト + 定義済みの項目) が小さく有能なパッケージにまとめられています。

クイックアクションの種別

アクションの概要を理解できたので、今度は別の観点から説明しましょう。アクションには、グローバルとオブジェクト固有の 2 つの種別があります。

オブジェクト固有のアクションでは、ユーザが特定のオブジェクトのコンテキストでレコードの作成や更新を実行できます。Salesforce アプリケーションでは、オブジェクト固有のアクションはレコード詳細ページに表示されます。たとえば、商談オブジェクトに関連付けられたアクションは、ユーザが商談を表示しているときにのみ使用できます。

グローバルアクションでは、ユーザはレコードを作成できますが、新規レコードに他のレコードとのリレーションはありません。グローバルアクションと呼ばれるのは、アクションがサポートされる場所であれば、レコード詳細ページだけでなく、フィードや Chatter グループなど、どこにでも配置できるためです。

わかりづらいですか? 心配いりません。実際にいくつかアクションを作成すれば、両方の種別のアクションに慣れてきます。まず、グローバルアクションに取りかかりましょう。

グローバルアクションの使用事例

グローバルアクションは、すばやく行う操作 (必ずしも完了する必要はない) と考えてください。D’Angelo Cunningham がグローバルアクションを利用してブローカーの作業負担を軽減する方法は、まさにこれに当てはまります。DreamHouse Realty の最初のモバイル使用事例を見てみましょう。

DreamHouse Realty では、取引先責任者オブジェクトを使用して見込み住宅購入者を追跡しています。D’Angelo は、住宅購入プロセスにおける購入者の現在のフェーズを示すために、取引先責任者オブジェクトに [Stage (フェーズ)] カスタム項目を作成しました。新規見込み購入者は「Prospect」(見込み客) フェーズにあります。

DreamHouse のブローカーの 1 人がオープンハウスを開催し、見込み購入者に会うとします。この場合、特定のページに移動したり、他の情報と関連付けたりせずに、効率よくその人を取引先責任者として追加する方法が必要です。こういう場合、つまり、ユーザが簡単に操作でき、後でフォローアップできるようにする場合に、グローバルアクションを使用します。

使用事例の実現

D’Angelo は Salesforce アプリケーションをカスタマイズして、見込み購入者を追加するプロセスをできるだけ迅速で簡単にしようと考えています。そこで、次のことを決定しました。

  • [New Prospect (新規見込み客)] グローバルアクションを作成する
  • レイアウトの項目を名前、電話番号、メールなど必要最小限にする
  • [Stage (フェーズ)] カスタム項目を追加し、デフォルト値を「Prospect (見込み客)」に設定する

新規グローバルアクションを計画した D’Angelo に従うには、まず、組織に [Stage (フェーズ)] カスタム項目を作成する必要があります。

  1. 取引先責任者のオブジェクト管理設定から、[項目とリレーション] に移動し、[新規] をクリックします。
  2. データ型として [選択リスト] を選択し、[次へ] をクリックします。
  3. [項目の表示ラベル] に、「Stage (フェーズ)」と入力します。
  4. [選択リストの各値を改行で区切って入力します。] を選択します。
  5. テキストエリアに値「Prospect, Showing, Offer, Closing, Archive」(見込み客, 見学, 提案, 完了, アーカイブ) を入力します。

    [Stage (フェーズ)] 項目の詳細のスクリーンショット

  6. [次へ] をクリックします。
  7. [参照可能] を選択して項目をすべてのプロファイルで使用可能にし、[次へ] をクリックします。
  8. [保存] をクリックします。

グローバルアクションの作成

D’Angelo と同じ状況になったので、使用を開始する準備ができました。このステップでは、新規取引先責任者を作成するグローバルアクションを追加します。

段階的な手順アイコン 段階的な手順: グローバルクイックアクションを作成する

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「アクション」と入力し、[グローバルアクション] を選択します。
  2. [新規アクション] をクリックします。
  3. このアクションでは新規取引先責任者を作成するので、アクション種別が [レコードを作成] であることを確認します。

    アクションでは、活動の記録やメールの送信など、他のプロセスも実行できます。ただし、グローバルアクションではレコードを更新できないことに注意してください。レコードを更新できるのはオブジェクト固有のアクションのみです。

  4. [対象オブジェクト] ドロップダウンリストで、[取引先責任者] を選択します。
  5. [表示ラベル] 項目に、「New Prospect (新規見込み客)」と入力します。

    新規アクションの詳細のスクリーンショット

  6. [保存] をクリックします。

アクションレイアウトのカスタマイズ

クイックアクションで最も強力な特長は、各アクションにカスタマイズ可能な独自のレイアウトが付属することです。モバイルユーザにとってクイックアクションが時間節約機能であるのはそのためです。項目を必要最小限に切り詰めて不要な項目をできるだけ削除できます。

それでは [New Prospect (新規見込み客)] アクションのレイアウトを最適化しましょう。D’Angelo は、[Stage (フェーズ)] カスタム項目をレイアウトに追加できるように、いくつかの項目を削除する予定です。

  1. レイアウトエディタをまだ開いていない場合は、[グローバルアクション] リストに移動し、[New Prospect (新規見込み客)] アクションの横にある [レイアウト] をクリックします。
  2. レイアウトから [取引先名] および [役職] 項目を削除します。
  3. [Stage (フェーズ)] 項目をレイアウトに追加します。

    アクションレイアウトの項目のスクリーンショット

    ヒント

    ヒント

    モバイルユーザのアクションレイアウトをカスタマイズするときには、できるだけ項目を減らしてください。項目数は 5 個未満にすることをお勧めします。最大でも 8 個までにしてください。

  4. [保存] をクリックします。

定義済み値の設定

モバイルユーザのデータ入力をスピードアップするよい方法は、アクションレイアウトの特定の項目値を事前入力することです。

使用事例によってはできない場合もありますが、D’Angelo の場合は間違いなくこの機能を利用できます。ご存じのとおり、彼は [Stage (フェーズ)] 項目のデフォルト値を [Prospect (見込み客)] に設定するつもりです。

  1. [グローバルアクション] リストに移動し、[New Prospect (新規見込み客)] をクリックします。
  2. [定義済み項目値] 関連リストで、[新規] をクリックします。

    [定義済み項目値] リストの [新規] ボタンのスクリーンショット

  3. [項目名] ドロップダウンリストで、[Stage (フェーズ)] を選択します。
  4. [新規項目値の指定] セクションで、[Prospect (見込み客)] を選択します。

    [Stage (フェーズ)] 項目の定義済み値のスクリーンショット

    定義済み項目値は、この特定のアクションに結び付けられます。これらのルールは、ユーザが Salesforce アプリケーションで [New Prospect (新規見込み客)] アクションを開始した場合にのみ適用され、Salesforce フルサイトで取引先責任者を作成するときには適用されません。

  5. [保存] をクリックします。

グローバルパブリッシャーレイアウトへのアクションの追加

ついにモバイルで使いやすいレイアウトの魅力的な新規アクションができました。ただし、最後にもう 1 ステップを完了する必要があります。アクションは、グローバルパブリッシャーレイアウトに追加するまで Salesforce アプリケーションでは使用できません。

グローバルパブリッシャーレイアウトとは、長くて言いにくい言葉ですね。これは、アクションがモバイルアプリケーションのアクションバーにリストされる方法を指す技術的な表現に過ぎません。グローバルレイアウトは、フィードや Chatter グループのような場所のアクションバーにのみ適用されます。つまり、基本的に、特定のオブジェクトに関連しないページ上に限定されます。

D’Angelo はブローカーがフィードから直接新規見込み客を作成できるようにする予定です。そのため、新規アクションをグローバルパブリッシャーレイアウトに追加しましょう。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「パブリッシャー」と入力し、[パブリッシャーレイアウト] を選択します。
  2. グローバルレイアウトの横にある [編集] をクリックします。
  3. [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション] セクションに [定義済みアクションを上書き] へのリンクが表示されていたら、そのリンクをクリックして上書きします。

    パブリッシャーの [定義済みアクションを上書き] リンクのスクリーンショット

  4. レイアウトエディタの上部で [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[New Prospect (新規見込み客)] クイックアクションをモバイルのセクションにドラッグします。それが最初の項目であることを確認します。

    グローバルパブリッシャーレイアウトの [New Prospect (新規見込み客)] アクションのスクリーンショット

    ここでのアクションの順序によって、モバイルアプリケーションでの順序が決まります。最も頻繁に使用されるアクションが最初に来るように整理し直して、使用しないアクションは削除します。

  5. [保存] をクリックします。

Salesforce アプリケーションのグローバルアクションのテスト

おめでとうございます。最初のグローバルアクションを作成できました。Salesforce アプリケーションを起動して、このアクションを試してみましょう。

  1. モバイルデバイスで Salesforce を開きます。
  2. ナビゲーションメニューアイコン をタップしてナビゲーションメニューを開き、プルダウンして更新します([設定] で変更を加えた後にモバイルアプリケーションでページの更新が必要になる場合があります)。
  3. メニューで [Chatter] を選択してフィードに移動します。
  4. アクションバーの [New Prospect (新規見込み客)] をタップします。

    Salesforce モバイルアプリケーションのアクションバーにある [New Prospect (新規見込み客)] アクション

  5. 必要なデータを入力します。[Stage (フェーズ)] 項目は、デフォルトの [Prospect (見込み客)] になっているはずです。

    Salesforce モバイルアプリケーションの見込み客の詳細のスクリーンショット

  6. [保存] をタップします。

できました! 新しいグローバルアクションは期待どおりに機能します。

グローバルアクションをマスターできたので、次はオブジェクト固有のアクションに進みましょう。次の単元では、D’Angelo が 2 つ目のモバイル使用事例を実装して Salesforce アプリケーションをさらに改善するのを手伝います。