Salesforce Spiff のチームを作成する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- Salesforce Spiff でチームのアップロードテンプレートにアクセスし、チームをダウンロード、編集、アップロードする。
- Salesforce Spiff で直接ユーザーを手動で作成し、チームに割り当てる。
- Salesforce Spiff でチームやユーザーの割り当てを確認する。
Salesforce Spiff の概要
Salesforce Spiff は、販売報酬を計算して管理するプロセスを自動化して簡潔にする、業界随一のセールスコミッションソフトウェアです。組織が Salesforce Spiff を使用すれば、正確で透明性の高いコミッション支払を遅滞なく行うことができるため、営業チームのモチベーションが高まり、パフォーマンスが向上します。
Salesforce Spiff でチームを設定することが重要である理由として、次の点が挙げられます。報酬管理を効率的に整理でき、各チームの報酬プランがその特定の目標やパフォーマンスメトリクスに合わせて調整されたものになります。適切なチームを設定すると、営業活動の正確な追跡や管理が可能になり、コラボレーションが促進され、チーム内のコミュニケーションが向上します。さらに、各チームの独自の構造やニーズを反映した的確かつ適切なコミッション計算が保証されます。
テンプレートを使用してチームをアップロードする
Salesforce Spiff のインスタンス設定の初期段階でも、組織で行われた変更に対応する必要がある場合でも、おそらくチームを作成する必要があります。Salesforce Spiff では、次の 3 通りの方法でチームを追加できます。
- テンプレートを使用してチームをアップロードする。
- UI でチームを手動で作成する。
- Salesforce でユーザーロール階層を使用した自動化を設定する。階層はクリーンで最新の状態に維持する必要があり、そうしなければ管理が困難になるため、おそらく最適なオプションではありません。
Salesforce Spiff 内に初めてチームを設定する場合、1 つずつ手動で作成すると時間のかかることがあります。特に割り当てる担当者や作成するチームが多い場合は時間を要します。Salesforce Spiff にはチーム構造をアップロードして、まとめて作成する機能があるため、クリック操作で作業する必要がありません。
テンプレートにアクセスする
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[Teams (チーム)] ページに移動して、テンプレートを見つけます。
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[Add New Team (新しいチームの追加)] をクリックします。
- ドロップダウンから [Upload Multiple Teams (複数のチームのアップロード)] を選択します。
- 付属のサンプルファイルの [Download (ダウンロード)] をクリックして [Edit (編集)] をクリックします。
テンプレートを編集する
サンプルファイルに、teams、team_managers、team_members という 3 つのタブがあります。どのタブも赤い列ヘッダーのみが必須項目です。つまり、親チームが存在しない場合、またはチームマネージャーやチームメンバーに [Effective As Of (有効開始日)] または [Effective Until (有効終了日)] を設定する必要がない場合は、これらの項目を使用する必要がありません。(有効日の設定については次の単元で詳しく説明します。)
作成するチームが別のチームのサブチームである場合は、[teams] タブに [parent_team_name] 項目が存在します。(サブチームについては後ほど詳述します。)
[team_managers] (チームリーダー) タブと [team_members] タブは、各チームにユーザーを追加する場所です。チームに (user_id を使って) 割り当てるユーザーは、Salesforce Spiff に存在している必要があります。
この列にどの ID を使用すべきか定かでない場合は、[Admin (管理)] | [Users (ユーザー)] の [External Id (外部 ID)] 列に移動します。
ヒント: テーブルの右上にある [Export (エクスポート)] ボタンをクリックして、(外部 ID が記載されている) ユーザーリストをエクスポートします。次に、インデックスと照合するか、vlookup を実行して、チームのアップロードを作成します。
[Rep’s Name (担当者名)] のような新しい列を挿入すると、ユーザーの追跡に役立つことがあります。列を追加してもアップロードに影響はなく、[user_id] 列の ID のみを使用する場合よりも管理しやすくなります。
ファイルをアップロードする
ファイルに必要な情報を入力したら、[Browse your computer (コンピューターをブラウズ)] をクリックして適切なファイルを選択するか、アップロードモーダルの下部にある .xlsx ファイルをドラッグアンドドロップします。[Teams (チーム)] ページに、正しいユーザーが割り当てられたチームが表示されます。
Salesforce Spiff でチームを作成する
アップロードを行わずに、UI で直接チームを作成することも可能です。
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[Add New Team (新しいチームの追加)] をクリックします。
- ドロップダウンでもう一度 [Add New Team (新しいチームの追加)] を選択します。
- チームに名前を付けます。
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[Add Team Members (チームメンバーの追加)] またはプラス (+) 記号をクリックして、チームに追加する適切なユーザーを選択します。
- チームメンバーを追加するには、ユーザーのリストを検索またはスクロールして、追加する各人の名前の横にあるチェックボックスをオンにします。
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[Add Team Members (チームメンバーの追加)] をクリックして割り当てを保存します。
さらなるユーザーをチームに追加する
当初のチームを設定した後で、ユーザープロファイル、[Teams (チーム)] ページ、一括操作などを使用して、チームにユーザーを追加することができます。
ユーザープロファイルを使用してチームメンバーを追加する手順は、次のとおりです。
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[Admin (管理)] | [Users (ユーザー)] に移動します。
- 青で強調表示されているユーザーの名前をクリックすると、そのプロファイルが表示されます。
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[Edit (編集)] を切り替えて、チームの割り当ての詳細を変更します。
[Teams (チーム)] ページでチームメンバーを追加する手順は、次のとおりです。
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[Teams (チーム)] に移動します。
- チーム名をクリックします。
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[Add Team Members (チームメンバーの追加)] をクリックします。
- 上記と同じプロセスに従ってユーザーを追加します。
メモ: テーブルに別のページが追加され、改ページの矢印が表示されない限り、チームに追加できるユーザーの最大数は 50 人です。
ユーザーをまとめて追加する手順は、次のとおりです。
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[Admin (管理)] | [Users (ユーザー)] に移動します。
- 左パネルで [Team Assignments (チームの割り当て)] を選択します。
- アップロード機能を使用して、新しいチームの割り当てを追加するか、既存のチームの割り当てを更新します。
メモ: 大人数を変更する場合はこの方法が適しています。
チームからユーザーを削除する
チームからユーザーを削除することはお勧めしません。チームから削除する代わりに、そのユーザーの有効終了日を入力します。(有効日の設定については次の単元で学習します。)チームからユーザーを削除することにした場合は、コミッション、積み上げ集計、チームリーダーへの表示、履歴レポートなどに影響する可能性があることを認識します。
- チームメンバーテーブルに移動します。
- 削除するユーザーの行にある 3 つのドットをクリックします。
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[Remove (削除)] をクリックします。
これで、Salesforce Spiff でアップロードテンプレートを使用してチームを設定する方法と、Salesforce Spiff で直接チームを設定する方法がわかりました。次は、チームを管理する方法を学習します。