再利用可能な条項について知る
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- Microsoft 365 インテグレーションについて説明する。
- 条項と条項セットについて説明する。
- ドキュメント条項ライブラリを定義する。
- 再利用可能な条項を作成する。
- 条項の別のバージョンを作成する。
始める前に
このモジュールを始める前に、次の推奨コンテンツを完了することを検討してください。
Microsoft 365 Word とのインテグレーション
デジタル契約管理ソリューションである Salesforce Contracts は、Word 用 Salesforce Contracts コネクタアドインを通じて Microsoft 365 Word と連携します。このアドインにより、契約ドキュメントとテンプレートの管理が合理化されます。また、よく使用されるセクションや条項を契約に組み込むのも容易になります。全体として、このインテグレーションにより契約管理プロセスが強化され、より堅牢で柔軟な契約ソリューションをサポートできます。
このモジュールでは、再利用可能な条項についてと、アドインを使用してドキュメントテンプレートや契約ドキュメントを容易に作成する方法について学習します。その前にまず、ドキュメント条項とは何かを理解しておきましょう。
ドキュメント条項
条項
セールスプロフェッショナルが成功するには、契約を効率的に管理することが欠かせません。各契約は条項で構成されています。条項とは、契約内のテキストベースのビルディングブロックで、組織が定義した承認済みの法律用語や条件が使用されています。通常、条項では契約内に必要な条件やその他の法的記述を指定します。
サプライヤー契約に支払条件の条項を含める必要があるとします。この条項では、両者が支払のスケジュール、方法、支払が遅れた場合のペナルティについて同意します。
条項種別
条項にはメイン条項と代替条項があります。メイン条項は特定の種別のドキュメントに必要な主となる条項で、代替条項はメイン条項を事前承認済みで置き換えるものです。代替条項によって、異なる言語オプションを提供したり、特定の状況に対応したりできます。テンプレートの設計時または契約の作成時に、メイン条項を代替条項に置き換えたり、代替条項を別の代替条項に置き換えたりできます。
たとえば、国際的サプライヤーの契約を準備している場合、標準の支払にはメイン条項を使用しますが、代替条項を使用して通貨の換算レートに対応します。適切な代替条項を選択することにより、契約が正確で包括的なものになります。
ドキュメント条項セット
関連する条項をバリエーションやバージョンに基づいてグループ化し、ドキュメント条項セットに整理します。ドキュメント条項セットにはメイン条項を 1 つだけ含めることも、複数の代替条項を含めることもできます。
たとえば、サプライヤー契約のドキュメント条項セットを作成するとします。このセットには、支払条件のメイン条項と、各種支払方法 (振り込みやクレジットカードなど) の代替条項が含まれます。これらの条項をセットに整理することで、各契約に適切な条項を簡単に選択できます。
ドキュメント条項ライブラリ
Salesforce のドキュメント条項ライブラリは、契約やドキュメントテンプレートで使用できる事前作成済みかつ事前承認済みのテンプレート条項の一元的なリポジトリです。たとえば、新しいパートナー契約を作成する場合、条項ライブラリにアクセスして、支払条件、知的財産権、終了条件の事前承認済み条項を見つけることができます。このような再利用可能な条項を使用することで、包括的な契約をすばやく作成することができます。ドキュメント作成プロセスが加速できるため、商談ごとに法務チームに相談しなくても契約を発行できます。また、独自の新しい条項を作成することもできます。
条項ライブラリを使用して、次のことを実行できます。
- ドラフト、承認中、有効、アーカイブ済みのフェーズを含む条項のライフサイクルを管理する。
- 契約のレビューと交渉を簡略化する。
- 契約とドキュメントテンプレートを迅速に作成する。
- 契約やテンプレートで条項を再利用する。
- カスタマーエクスペリエンスを強化する。
- 管理業務のオーバーヘッドを削減する。
- コンプライアンス管理を向上させ、財務上と法務上のリスクを軽減する。
これだけではありません。条項ライブラリにはいくつかの有用な機能があります。
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条項ライブラリ API: API を使用して業種固有のユースケースを促進することにより、条項ライブラリ機能をフル活用します。
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条項セット: 同じ条項のバリエーションやバージョンを作成して管理します。
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条項言語: 複数の言語をサポートします。
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条項セットの条項カテゴリ: ビジネスユニット、商品、サービスのカテゴリに基づいて関連する条項をグループ化します。
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条項形式: 書式設定のないテキストと書式設定のあるテキストをサポートします。
再利用可能な条項を作成する
このモジュールでは、受講者が営業担当で、Salesforce Contracts を使用して条項を管理する適切な権限を有していると想定しています。ただし、営業担当でなくても大丈夫です。このまま読み進み、本番組織で営業担当が各手順をどのように実行するのかを見てみましょう。Trailhead Playground で次の手順を実行しないでください。Trailhead Playground では Salesforce Contracts を使用できません。
お客様仕様のスタイリッシュで履き心地の良いカスタムスニーカーを製造する Cloud Kicks という企業の例について考えてみましょう。カスタムスニーカーごとにサプライヤー契約、パートナー計画、顧客データがあり、これらを慎重に管理する必要があります。すべての契約ドキュメントには特定の支払条件条項を含める必要があります。
Cloud Kicks の営業担当である Candace Evans が、この課題に対応するために、契約ドキュメントで使用する再利用可能なテキストベースの条項を作成する手順を見ていきましょう。
条項を作成するには、Salesforce Contracts のホームページから [Document Clause Sets (ドキュメント条項セット)] に移動し、[Create Clause Set (条項セットを作成)] を選択します。名前 (Candace は「Payment Terms」(支払条件) と名付けます)、デフォルト言語、利用状況の種別、カテゴリなどの必要な詳細を入力します。次に、ドキュメント条項セットを選択し、[+Add Clause (+条項を追加)] をクリックして支払スケジュールを含むメイン条項を追加します。名前、言語、説明、コンテンツなどの詳細を指定します。早期支払割引などの代替支払条件については、元の条項を選択し、[Add Alternate Clause (代替条項を追加)] をクリックします。最後に、条項を有効にして、契約ドキュメントとテンプレートで使用できるようにします。
条項を作成するために使用するいくつかのページを見ていきましょう。[次へ] ボタンと [前へ] ボタンを使用してスクリーンショットを確認していきます。
条項のバージョン管理
条項を有効化した後に、その新しいバージョンを作成できます。ドキュメント条項のバージョン管理は、契約の経時的な変更を効果的に追跡できるため、条項の変更を比較、分析するためのツールとして役立ちます。条項のバージョンを作成するには、作成済みのドキュメント条項を選択し、[Create New Version (新しいバージョンを作成)] をクリックします。条項の説明とコンテンツを入力し、保存します。
たとえば、Cloud Kicks の新しいポリシーでは、支払条件条項を更新して、電子決済オプションを含める必要があります。Candace は既存の条項を選択し、新しいバージョンを作成し、変更を追加します。このバージョンは、レビューと承認を受けるまで [Draft (ドラフト)] 状況で保存されます。承認されると有効になり、以降のすべての契約で更新されたバージョンの条項が使用されます。
この単元では、再利用可能な条項、条項セット、代替バージョンについて学習しました。条項についての知識が深まったところで、次の単元では Salesforce Contracts と Microsoft 365 のインテグレーションについて学習します。