Salesforce Anywhere の使用開始

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • Salesforce Anywhere の使用事例を自分の組織に適用する。
  • 具体的なタスクを遂行するには Salesforce Anywhere のどこを見ればよいかを理解する。

共有の基本は配慮

ここまで学んできたとおり、Salesforce Anywhere はきわめて強力なツールです。その力の根本にあるのは「共有の重要性」という驚くほどシンプルな概念です。 

Salesforce Anywhere ウィンドウの右上隅に青い [共有] ボタンがあるのに気が付きましたか? このボタンから、人やフォルダを追加し、詳細な権限を付与し、誰が文書に関わっているかを確認できます。 

詳細な権限によって、誰に文書の表示、コメント、または編集を許可するかを選択できます。たとえば、アカウントプランでは、最初のドラフトを直属チームと共有して全員に編集権限を付与すれば、手直しした完成度を上げたドラフトを用意してマネージャと共有できます。

次に、バージョン管理がしやすいように、マネージャにコメント権限を付与し、フィードバックをコメントとして追加できるようにします。そうすれば、コメントを別個に取り入れて、自分とチームがすでに調整した重要な部分との競合を避けることができます。

最後に、アカウントプランを顧客と共有する準備ができたら、顧客に参照権限を付与します。顧客はプランへのコメントや変更はできませんが、最終バージョンを参照できます。

メモ

メモ

文書が自動的に共有される場合は、システム管理者が自動共有を設定している可能性があります。 

文書の使用方法にかかわらず、詳細な権限は誰が参照、コメント、編集できるかを制御するのに役立ちます。では、詳細な権限はどのように選択して割り当てればよいのでしょうか? 次に説明します。 

合理化された共有エクスペリエンス

[共有] をクリックすると、現在の文書を個人と共有フォルダの両方と共有するオプションが表示されます。文書をフォルダに追加すると、文書は自動的にそのフォルダのメンバー全員と共有されます。たとえば、簡単に文書を営業チーム全体と共有する必要がある場合は、文書を営業フォルダに追加します。人やフォルダを名前またはメールアドレスで検索し、共有している個人、フォルダ、それぞれに関連付けられている権限のすべてのリストを表示できます。

フォルダや個人ごとにメンバーの権限を編集する方法が表示されているラップトップ。

アクセス権を管理するためにそれぞれの個人や共有フォルダに移動しなくても、一元化されたビューからすべての共有権限を追跡して変更できます。

4 つの方法で個人ユーザおよびフォルダレベルの権限を定義できます。

  • フルアクセス: 共有と編集が可能です。
  • 編集可能: 編集はできますが、共有はできません。
  • コメント可能: 表示とコメントのみが可能です。
  • 表示可能: 共有、編集、およびコメントはできません。

Salesforce Anywhere の詳細な権限を使用すると、かつてなく簡単にチームと協力して迅速に高価値の作業をやり遂げることができます。

共通の認識を持つ

単元 1 で触れたように、Salesforce Anywhere の利点は、あなたやチームがどこからでも作業できることです。文書は Salesforce プラットフォームにありますが、プラットフォーム外の人もアクセスできます。 

たとえば、Salesforce Anywhere でアカウントプランを作成しているアカウントエグゼクティブは、チームの Salesforce 環境がないエンジニアにもそのアカウントプランを 送信して参加を依頼することができます。 

Salesforce Anywhere のアカウントプランのモックアップ。中央から 2 つの吹き出しが出ています。1 つはサンゴ色で、もう 1 つは Salesforce のような青です。一方の吹き出しには、ペンを手に持って考えているエンジニアの画像が付いています。もう一方には話しているアカウントエグゼクティブの画像があります。

いつどのようにどのコンポーネントを使用するか

各コンポーネントにはさまざまな使用事例に対応できるだけの汎用性がありますが、微妙なプロセスを合理化できるだけの具体性も兼ね備えています。Salesforce Anywhere で提供できるすべてのツールとリソースについては理解できましたが、それをチームと協力して使用するにはどうすればいいのでしょうか? まず次のようなことから始めてみてください。

  • 文書コンポーネントを使用してマネージャとの 1 対 1 ミーティングを合理化する。Salesforce レコードデータを自動的に統合するパフォーマンスレポートを作成して、ミーティングの準備時間を短縮し、ミーティングの合理化と効率化を図ります。
  • チームミーティングのメモを取る。同様に、文書コンポーネントを使用してチームミーティングのメモを作成し、主要な売上統計を簡単に取り込むことができます。
  • 個人的な ToDo を管理する。ToDo 文書から直接自分自身の Salesforce ToDo を設定します。(上記の例のような他の文書内から ToDo を割り当てることもできます。)

Salesforce Anywhere を使用すると、チームはさまざまな方法でプロセスを合理化し、メールを使用することなく、リアルタイムのフィードバックを管理してコラボレーションとコミュニケーションを容易にすることができます。 

リソース