その他の利用者用のレポートの変更

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • レポートを変更するためのさまざまな方法を挙げる。
  • さまざまなユーザ用にレポートを調整する。
  • 永続的な条件でレポートを変更する。
  • レポートをその場で変更する。

その他の利用者用のレポートとダッシュボードの変更

Ursa Major の状況を知りたがっているのは、営業マネージャだけではありません。会社役員にもデータが必要です。会社役員は、数人の営業担当や案件のみでなく、さらに多くのことを注視しています。会社全体の状況を知りたがっているのです。

Ursa Major の営業部門は大規模で活力があり、多くのマネージャがいます。Maria は、Ursa Major の役員がすべての営業担当にわたって収集されたデータを確認できるようになれば、時間の節約になることを認識しています。Maria は営業マネージャ用にレポートをいくつか設定したところですが、さらに多くのレポートを簡単に作成しようとしています。

何事も簡単にこなす方法

何でも簡単にこなすには、どうすればよいでしょうか。すでにあるものを利用して、少し変更を加えることです。ご承知のとおり、前の単元では、1 つのレポートを変更して 3 つのレポートを作成しました。以前の作業結果を再利用することは効率的であり、Salesforce ではさまざまな方法でレポートに変更を加えることができます。すでに試した変更を使用して、早速いくつか実行してみましょう。

完全な変更

  • 新しい条件を適用する。条件により、レポートに含まれるデータの量が決まります。レポートの日付範囲を先週に設定するなど、条件を絞り込むことでレポートに含まれるデータを制限できます。すべての状況の商談を表示することを選択するなど、データを広げることもできます。[追加] ボタンをクリックして、金額が $10,000 より高いレコードのみを含めるというような論理テストを作成できます。
  • 情報のグループ化方法を変更する。一部の情報は、グループとして収集し表示すると見やすくなります。たとえば、[商談 所有者] でグループを並び替えて所有者の進行状況を確認したり、[種別] でグループを並び替えてスケジュール済みビジネスでどれくらいバランスが取れているかを確認したりします。
  • 集計する情報を変更する。集計では数値データが計算されます。たとえば、進行中の商談の総額は、[合計] を使用して検出できます。[平均] を使用して、案件の平均規模を判断することもできます。
  • 数式を作成する。データは数式で処理できます。たとえば、営業担当ごとにグループ化して、特定の営業担当の商談の平均商談日数を判断します。この場合は数式を作成し、その営業担当の商談の平均商談日数を表示します。

一時的な変更

個人ユーザはレポートを変更して、さまざまな方法で表示できます。

  • 列を並び替える。列ヘッダーをクリックし、列に入力された内容に基づいてデータの並び替え順序を変更します。
  • 仮の条件を適用する。条件パネルを開いて、レポートのデータを絞り込みます。この仮の条件によって表示が変わりますが、レポートに含まれるデータは変更されません。

自動変更

各ユーザに表示されるデータは、プロファイル、権限、共有設定、ユーザ階層での位置によって変わります。システム管理者は、Opportunity Pipeline レポートを実行して組織内のすべてのデータを確認できます。ただし、営業担当が同じレポートを実行しても、レポートに表示される商談は、その営業担当に表示権限がある商談に限られます。

練習あるのみ

Maria は、既存のレポートをすばやく簡単に調整して範囲を広げ、役員の大局的なニーズを満たそうとしています。

完了した商談の年間累計の永久変更

これは簡単です。Maria は、Closed Business レポートをすでに作成済みだからです。前の単元の課題を完了していれば、あなたもこのレポートを作成済みでしょう。ただし、このレポートでは、前年のすべての商談が集計されています。役員の 1 人が、アップグレード時の顧客へのアップセルで会社がどれくらいの業績を上げているかを追跡するレポートを要求しました。この役員は、先月に完了したアップグレードのみについて確認したがっています。

  1. Closed Business YTD レポートを見つけて実行します。
    1. [レポート] タブをクリックします。
    2. Closed Business YTD レポートを選択します。
    3. [編集] をクリックします。
  2. [検索条件] で、日付検索条件の範囲を [先月] に更新します。[適用] をクリックします。
  3. 1 種類の顧客のみに絞り込みます。
    1. [検索条件を追加...] ルックアップで、[種別] を選択します。
    2. [演算子] を [次の文字列と一致する] のままにします。
    3. [値] で、[Existing Customer - Upgrade] を選択します。
    4. [適用] をクリックします。
  4. 既存の顧客の検索条件
  5. [別名で保存] をクリックし、「Upgrades (Last Month)」(アップグレード (先月)) という新しいレポート名でこのレポートを保存します。

アップグレード (先月) をその場で絞り込む

最近商談が完了していない場合は、新しい Upgrades (Last Month) レポートを実行しても、データが表示されません。最後に会社でアップグレードを完了したのはいつだっただろうか、と思案することになるかもしれません。

  1. Upgrades (Last Month) レポートを見つけて実行します。
  2. フィルターアイコン をクリックします。
  3. 条件パネルで [完了日] フィルタをクリックします。
  4. [範囲] を [前会計年度および前々年度] に変更します。仮の条件パネル
  5. [適用] をクリックします。

リソース

レポートとダッシュボードついての詳細は、次のリソースを参照してください。