営業マネージャ用レポートとダッシュボードの使用開始

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • レポートとダッシュボードがどのように会社の役に立つかを説明する。
  • 新規カスタムレポートを最初から設定する。
  • 既存のレポートを変更して、新しいニーズに適合させる。

レポートとダッシュボードの機能

Ursa Major Solar の社員は、ビジネスについてのさまざまな質問をしたがっています。会社のリーダーは全体像を把握したがっています。マネージャは部下の業績を知りたがっています。営業担当は、労力をどこに集中させるべきかがわかれば、最も生産的な案件にさらに没頭できるようになります。

こうした質問に聞き覚えはありませんか? Salesforce システム管理者の Maria Jiminez は、Salesforce を Ursa Major に実装する計画を練っているとき、役員、マネージャ、営業担当が頻繁に回答していた質問を集めました。会社の売上はどのくらいですか? 営業担当は、さらに商談を勝ち取るために十分な仕事をしていますか? 来月の売上は上がりますか? Maria は現在、こうした質問に回答できるよう準備を行っています。

レポートとダッシュボードを使用すれば、営業チームはデータをまとめて処理し、このような質問に回答できるようになります。Maria は、ユーザ種別ごとのカスタムレポートを使用して会社のデータを調べています。彼女はレポートとダッシュボードのパッケージを Salesforce AppExchange からダウンロードすることを検討しており、近いうちにダウンロードすることになるでしょう。しかし、「Lightning Experience のレポート & ダッシュボード」モジュールをすでに修了しているため、レポートビルダーには慣れています。しかも Maria は、Salesforce で簡単にレポートとダッシュボードを設定できることを知っています。Maria は、基本的なレポートとダッシュボードを使用してスキルアップしようとしているのです。

Maria を模範にして、「Lightning Experience のレポート & ダッシュボード」を修了してからこのモジュールを進めることをお勧めします。重要なことは、Salesforce でレポートの作成、保存、共有を行う方法、およびレポートビルダーの使用方法を理解することです。

このモジュールで自分の知識を磨いて、役員、マネージャ、営業担当用の一連のレポートを作成します。モジュールを修了するころには、これまでに習得したことを利用してレポートの作成と変更を行い、ダッシュボードを設定できるようになるでしょう。

マネージャ用レポート

会社のマネージャは Salesforce をかなり頼りにしています。営業担当の業績を把握したいと考えており、上司に状況を説明する必要もあります。

Maria は、直属の営業マネージャ用にレポートの作成を始めることにしました。Salesforce の実装を成功させるために重要なことは、データの要件を満たすことです。Ursa Major のマネージャは、営業担当がどれくらいの商談を成立させているか、および各営業担当のパイプラインが現在どのようになっているかを知りたがっています。また、各営業担当が過去の商談をどれくらい成立させたかを把握できるようにすると便利でしょう。しかも Maria は、レポートを 1 つ作成してから、さまざまな集計セクション、データ条件、数式を設定して、さらに 3 つのレポートを作成しようと考えています。1 つのレポートから 3 つのレポートを作成するため、仕事はかなり楽になります。楽なのは嫌という人がいるでしょうか。

その後で Maria はレポートを変更し、役員や営業担当など、その他の関係者にとっても便利なものにすることができます。レポートを完成させたらダッシュボードを作成し、Ursa Major のマネージャが 3 つすべてのレポートの結果を一目で確認できるようにします。

まずは最初のレポートです。

基本的な商談レポートの作成

Maria が最初に行わなければならないことは、基本的な実質本位のレポートを設定して、Ursa Major の Salesforce 組織でこれまでに作成された、すべての商談を表示することです。このレポートの作成にかかる時間はたった数秒です。

  1. [レポート] タブをクリックします。
  2. [新規レポート] をクリックします。
  3. [レポートタイプを選択] リストで、[商談] を選択し、[続行] をクリックします。商談オブジェクトに基づくレポートタイプ
  4. [作成] をクリックします。

Maria は、フィルタ、数式、集計レベルなどをここで追加できます。しかし彼女はこの基本レポートをその他のレポートの基礎として使用しようとしているため、代わりに現状のまま保存します。

  1. [保存] をクリックします。
    1. レポート名: Opportunity Pipeline (商談パイプライン)
    2. レポートの説明: Salesforce のすべての商談
    3. レポートフォルダ: 公開レポート
    [レポートの保存] ダイアログ ボックス。
  2. [保存] をクリックします。

Maria の Salesforce 組織にはデータがまだそれほどないため、レポートは少しまばらになります。Ursa Major の営業担当が作成する商談が増えるにつれて、より多くのデータを各レポートから取り出すことができるようになります。

レポートのデフォルトの日付範囲は、現在の会計四半期のデータのみを表示するように設定されます。Maria と同じ状況で、現在の会計四半期に成立した商談がない場合は、レポートも空になります。

メモ

メモ

常々裕福になりたいと考えていますか? Trailblazer の皆さんにとって、今がチャンスです。Developer Edition 組織でここまでの手順を実行し、Maria のようにレポートを作成すると、組織のデータが [先月][今年] といった日付範囲でレポートをテストするには適さないことにすぐに気づくでしょう。

架空の商談を DE 組織でいくつか設定すると、この問題を解決して、新鋭の億万長者になったような気分を味わうことができます。[商談] タブに移動し、[新規] をクリックして浮かれ騒ごうではないですか。商品をいくつか追加することを忘れないでください。数千の商品を追加しても良いでしょう。商品が増えれば増えるほど、大成功を収めた人のように見えるようになります。

試してみてください。あなた自身が架空の億万長者になるまで、ここで待っています。ただし、あまり長く横道にそれないでください。心地よい音楽というものは、ときに私たちの気を狂わせてしまうものです

さて、Maria の基本レポートが準備できたところで、このレポートを使用して会社にとってはるかに便利となるレポートを数多く作成しましょう。最初は、営業マネージャが要求しているレポートの作成から始めます。

Pipeline by Rep レポート

営業担当とマネージャは、パイプラインによって現在取り組んでいる商談を確認できます。マネージャがパイプラインの内容を把握すれば、どこにリソースを集中させるかを適切に判断し、今後の収益を適切に予測できるようになります。

Maria のマネージャは、各営業担当のパイプラインの内容を確認できるようにしたいと考えています。データを取得するには、基本的な Opportunity Pipeline レポートから始めてそれを変更し、各営業担当が何に取り組んでいるかを表示します。

  1. Opportunity Pipeline レポートを見つけて実行します。
    1. [レポート] タブをクリックします。
    2. Opportunity Pipeline レポートを選択します。
    3. [編集] をクリックします。
  2. 標準の検索条件を使用してレポートの範囲を設定するには、[検索条件] をクリックします。標準条件
    1. [条件] ペインで [商談状況] を [進行中] に設定します。[適用] をクリックします。
    2. [完了予定日][範囲] を [常時] に設定します。[適用] をクリックします。
  3. 必要に応じて列をカスタマイズするには、[アウトライン] をクリックします。
    1. [列を追加...] ルックアップを使用して、次の列を追加します。
      • 種別
      • リードソース
      • 次のステップ
      • 会計期間
      • 年齢
      • 作成日
      • 所有者 ロール
    2. CTRL キーを押したまま、次の列ヘッダーをクリックします。
      • Opportunity Owner (商談所有者)
      • 取引先名
    3. [列] リストから [商談 所有者] と [取引先名] をドラッグし、[商談名] 列のすぐ上にドロップします。
    4. [項目] ペインで、[フェーズ滞在期間] 項目をプレビューペインにドラッグし、[フェーズ] 列の右にドロップします。
  4. [商談 所有者] で行をグループ化するには、[グループを追加...] ルックアップから [商談 所有者] を選択します。
  5. 集計項目を追加します。プレビューペインの [金額] 列ヘッダーで、矢印ボタンをクリックし、[集計] | [合計] をクリックします。
  6. レポートのコピーを「Pipeline by Rep」(営業担当ごとのパイプライン) という名前で保存します (こうすると、元の Opportunity Pipeline レポートが失われません)。
    1. [レポートを実行] をクリックします。
    2. 上部の [アクション] ボタン (下矢印) をクリックして [別名で保存] を選択し、[レポートを保存] の詳細を入力します。
      • レポート名: Pipeline by Rep レポート (営業担当ごとのパイプラインレポート)
      • [フォルダを選択] | [公開レポート] | [公開レポートを選択] をクリックします。
    3. [作成] をクリックします。

作成したレポートでは、会社の商談がそれを所有する営業担当ごとに整理され、各取引先がどれくらいの金額になる可能性があるかが表示されます。

営業担当の商談成功率レポート

Maria は順調に仕事を進めています。マネージャは、商談を成立させる確率が最も高い営業担当についても知りたがっています。Maria は、商談成功率が最も高い営業担当に関する情報を提供して、マネージャの役に立とうとしています。それには、Opportunity Pipeline レポートから始めることができます。しかし、Pipeline by Rep レポートの方が必要とする内容に近いため、このレポートに変更することにしました。

  1. 成立した商談を営業担当ごとに表示するには、Pipeline by Rep レポートを変更します。
    1. [レポート] タブをクリックします。
    2. Pipeline by Rep レポートの横にある [アクション] ボタン (下向き矢印) をクリックし、[編集] を選択します。
    3. [検索条件] ペインで、[商談状況] 標準検索条件をクリックし、[完了] を選択して、[適用] をクリックします。
  2. [アウトライン] で、[列] リストの [金額] 列を見つけて [X] をクリックし、削除します。
  3. 営業担当ごとの商談成功率を表示するには、集計項目列を追加します。
    1. [列] リストで、追加アクション (下向き) 矢印をクリックし、[集計項目列を追加] をクリックします。次に、[フルエディタに切り替え] をクリックします。
      • 列の名前: 商談成功率
      • 説明: 成立した商談の完了した商談に対する比率。
      • 形式: パーセント
      • 小数点の位置: 2
      • この数式をどこに適用しますか?: すべての集計レベル
      • [項目][成立フラグ] を選択し、[挿入 >] をクリックします。[数式] 項目に WON:SUM が挿入されていることを確認します。
      • [/] をクリックまたは入力します。
      • [項目][完了フラグ] を選択し、[挿入 >] をクリックします。[数式] 項目に CLOSED:SUM が挿入されていることを確認します。
      • 数式が WON:SUM / CLOSED:SUM になっていることを確認します。
      • [構文を確認] をクリックします。有効であれば、続行します。有効でない場合は、数式のトラブルシューティングを行います。
      • [OK] をクリックします。
      商談成功率の数式。
    2. [プレビュー] ペインで、[詳細行] をクリックして詳細を非表示にします。プレビューペインで詳細を非表示にします
  4. [保存] の横にある追加アクション (下向き) 矢印をクリックし、[別名で保存] を選択します。レポートを「Sales Rep Win Rate」(営業担当の商談成功率) という新しいレポートとして保存します。
  5. [実行] をクリックします。

レポートは、次のようになります。

Sales Rep Win Rates レポートのプレビュー

Maria はほんの数分で数個のレポートを作成しました。マネージャはそのレポートを気に入ることでしょう。成立レポート作成の成功率レポートがあるとしたら、Maria はトップに躍り出るでしょうね。