カレンダーと行動の作業の効率化

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 営業担当がセールスプロセスを通して業務を効率的に遂行できるようにするカレンダー機能を特定する。
  • 担当者にとって便利なものになるようにカレンダー設定をカスタマイズする。
  • 営業担当が効率的に販売できるように Salesforce オブジェクトでカレンダーを使用する方法を理解する。

カレンダーと行動の作業の効率化

Salesforce 以外では、カレンダーも行動 (イベント) も単純明快な機能です。率直に言って、ちょっとつまらないと感じることもあります。他方 Salesforce では、カレンダーや行動を駆使して従業員のビジネス目標の達成を後押しすることができます。さらに、他のどの標準カレンダーツールよりも効率的にチームがコラボレーションできます。では、担当者がカレンダーや行動を使用して業務を要領よく進めていく方法を見てみましょう。

担当者がカレンダーをカスタマイズする方法

営業担当はオブジェクトカレンダーを使用して、商談や ToDo などの特定のレコードに関連するマイルストンを表示できます。たとえば、Lance には今月成立させたい重要な商談がいくつかあります。そのため、これらの商談の ToDo を期限内に完了させ、効率的なやり方で自身のクライアントを優先したいと考えています。Lance は、完了予定日に基づいて、予定されているすべての商談の日付を表示するオブジェクトカレンダーを作成することにします。

[すべての商談] 検索条件が適用されたオブジェクトカレンダーの編集ウィンドウ

カスタム行動リストビューの作成

システム管理者の Maria は、担当者がまずオブジェクトカレンダーの基になるカスタムオブジェクトやリストビューを作成してから、オブジェクトカレンダーをカスタマイズできるようにしようと考えます。Erin や Lance などの担当者がリストビューを使用すれば、1 つのビューに多数の行動をリスト表示できるため、1 日の計画や過去の行動の確認がしやすくなります。さらに、カスタムリストビューを作成して、取引先責任者、リード、その他のデータポイントに基づいて行動を確認することもできます。

担当者にとって使いやすい定義済みリストビューが用意されており、これらは変更なしで使用できます。
  • 私の最近の行動
  • 私のチームの最近の行動
  • 私のチームの今後の行動
  • 私の今後の行動
  • 今週の新規
  • 最近参照したデータ
  • 今日の予定

担当者は、これらの (大半の) リストビューに表示する項目を調整することや、自身にとって特に重要なデータに絞ったリストビューにカスタマイズするための出発点としてこれらの項目を使用することができます。

Maria は担当者の作業を簡便にするために、担当者全員が使用できるカスタムリストビューも作成しました。

新しいリストビューウィンドウ

カレンダービューのカスタマイズと組み合わせ

担当者はリソースカレンダー、公開カレンダー、ユーザリストなどを追加して、カレンダーに表示される内容を決めることができます。そして、ビューを調整してドリルダウンできるようにします。また、ユーザリストに対応可能状況ビューを使用すると、各チームメンバーにとって都合のよい時間を合わせやすくなります。担当者が行動プレビューカードの行動コンパクトイベントレイアウトをカスタマイズすれば、本人にとって最も重要な行動項目を表示できます。

スケジュールをすばやく簡単に表示する方法として、ユーザリストカレンダーを対応可能状況ビューと組み合わせることが考えられます。では、この 2 つを組み合わせることで、Lance と Erin の作業がしやすくなるところを見てみましょう。2 人は数社の大手クライアントを担当し、業務を分担しています。さらに、コア営業チームの他のメンバーとともに、現行のクライアントや見込み客のオンサイト評価などの任務も行っています。こうした評価の際は Lance と Erin が客先に出向き、他のクライアントに対応できなくなるため、評価をスケジュールするときは少なくとも半日確保しておく必要があります。

通常はチームの管理スタッフである Howard がオンサイト評価をスケジュールします。評価時は、Lance と Erin のほかに、2 人のソーラーパネル技術者と機材を運ぶトラックが必要です。Howard は、クライアントとの電話を保留中に全員の空き時間が一致する日を見つけられるように、各人のカレンダーを自身のビューに迅速に追加する方法を求めています。Maria は Howard が評価を手早くスケジュールできるように、ユーザリストを設定してユーザリストカレンダーを追加します。

カレンダーを使用した実践練習

次は、Maria が Salesforce カレンダーの設定をカスタマイズするために 実行する手順を示します。このモジュールにはハンズオン Challenge がありませんが、以下の手順を一緒に実行してみたい方のために Trailhead Playground の起動方法をご紹介します。まず、Trailhead にログインしていることを確認します。次に、このページの右上にあるユーザアバターをクリックして、ドロップダウンから [ハンズオン組織] をクリックします。ユーザ名をクリックして組織を起動します。新しい組織を作成する場合は、「Trailhead Playground の管理」モジュールで詳細を確認してください。

ユーザリストカレンダーの有効化

では、Howard のスケジュール業務を簡便にするために、Maria がカレンダー設定をどのように処理するのか見てみましょう。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「ユーザ」と入力し、[ユーザ] を選択します。
  2. [新規ビューの作成] を選択します。
  3. すべての必須項目に入力し、必要なユーザがリストを表示できるようにします。続いて、[保存] をクリックします。
    メモ

    メモ

    自動プロセスユーザやプラットフォームユーザなどのデフォルトユーザもユーザに表示されるため、デフォルトユーザをこのリストビューから削除する検索条件を追加します。

  4. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「活動」と入力し、[活動設定] を選択します。
  5. [Lightning Experience のカレンダービューにユーザリストを追加] を選択します。次に [送信] をクリックします。
[設定] の [活動設定] ページ

これで、担当者がカレンダーのサイドパネルにある [他のカレンダー] セクションで [カレンダーを追加] オプションを選択すると、[カレンダーを追加] ダイアログボックスのオプションにユーザリストが表示されます。

ユーザリストの選択を表示している [カレンダーを追加] ウィンドウ

ユーザがユーザリストを追加すると、[他のカレンダー] セクションにそのリスト上のすべてのユーザが表示されます。このリストは、スケジュールを設定する各自のニーズに応じてオン/オフを切り替えることができます。そのため、Howard が Erin と Lance のカレンダーを含むユーザリストを追加した後は、クライアントとの電話中にすばやく評価をスケジュールして、セールスプロセスをスムーズに進行させることができます。

「Onsite Evaluations (オンサイト評価)」というユーザリストが表示されているカレンダーのサイドパネル

Maria は担当者がユーザリストカレンダーを最大限活用できるように、対応可能状況ビューについて通知します。担当者は、日表示の列にある表示可能なすべてのカレンダーを見比べて、クライアントにとって都合のよい時間に応じたスケジュールを簡単に見つけることができます。

複数のユーザカレンダーにある 1 日の対応可能状況ビューが示されている [カレンダー] ページ

公開カレンダーを使用したチームのつながり

行動の中には、期限、マイルストン、トレーニング、ネットワーキングなどチームで取り組むものがあります。間もなく開催されるグリーンエネルギー博覧会では新しい見込み客を多数獲得できる可能性が高いため、営業マネージャの Lincoln はチームにこの博覧会に参加してもらいたいと考えています。また、太陽エネルギー技術に関する他のセミナーにもチームが参加できそうなものがいくつかあります。けれども、すでに多忙な担当者のスケジュールに予定を積め込み、販売が滞るようなことはしたくありません。Lincoln は Maria にチーム用の公開カレンダーを追加して、博覧会やセミナーなどのイベントをスケジュールできるようにして欲しいと依頼します。

Maria は次の手順に従って、Lincoln の営業担当用の公開カレンダーを設定し、チームのスケジュールを簡単かつ効率的に設定できるようにします。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「公開 & リソースカレンダー」と入力し、[公開 & リソースカレンダー] を選択します。
  2. 公開カレンダーを作成します。
    • [新規] をクリックしてカレンダーに名前を付け、[有効] を選択してカレンダーを保存します。
    • [共有] をクリックします。カレンダーを共有する公開グループ、ロール、ユーザを追加します。

公開カレンダーを設定し終えた Lincoln は担当者に、サイドパネルにある [他のカレンダー] 領域から各自のビューに新しい公開カレンダーを追加するよう指示します。担当者が他の行動に集中する必要のあるときは、公開カレンダーを非表示にして画面を整理できます。

行動を最大限に活用

各自のカレンダーがカスタマイズされて結び付けられたら、Maria は営業担当がスケジュールするために必要なものがすべて行動レイアウトに揃っていることを確認します。担当者には、被招集者の表示、一連の行動を使用した定期的な行動の作成、リマインダー、リソース、グローバルアクションなどを利用できるメリットがあります。

Lightning Sync または Einstein 活動キャプチャを使用して、Salesforce と Microsoft Outlook または Google カレンダー間で行動を同期した場合のメリットを確認してください。このいずれかの製品を使用した同期を組織に設定している場合は、Salesforce の行動の被招集者のみが招待状を受け取ります。

行動レイアウトの標準項目のうち、追加を検討すべきものを次に示します。他の項目を追加することや、独自の項目をカスタマイズすることもできます。

  • 被招集者
  • アラーム設定
  • 繰り返し
行動レイアウトで選択可能なすべての項目が表示されている [新規行動] ウィンドウ

被招集者の自動関連付け

担当者が簡単にスケジュールできるようにするもう 1 つの方法は、「被招集者を自動関連付ける」機能をオンにすることです。Lance と Erin はクライアントに関係する行動を作成することが多々あるため、取引先責任者レコードページの活動フィードにそうした行動が確実に表示されるようにしたいと考えています。「被招集者を自動的に関連付ける」機能を使用すると、担当者がミーティングに被招集者を追加でき、適切なレコードが自動的に [名前] 項目に追加されます。Maria は次の手順でこの機能を有効にします。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「活動」と入力し、[活動設定] を選択します。
  2. [Lightning Experience で被招集者をユーザの行動に自動的に関連付ける][ユーザが複数取引先責任者を ToDo と行動に関連付けられるようにする] を選択します。
  3. [保存] をクリックします。

リソースの設定

クライアントへのデモやその他の目的で会社がさまざまなツールを活用している場合は、Salesforce でそれらの項目をリソースとするカタログを作成できます。カタログは図書館のようなもので、項目を追跡できるほか、ユーザがリソースをチェックアウトできます。Lance はサイトを調査するために客先を訪問する予定があり、技術者が評価を実施するためのすべての工具や機材を運ぶトラックが必要です。Maria は次の手順でリソースを設定し、Lance などの担当者が、商品のデモやクライアントのニーズの評価を効率的に行うために必要なものを調達できるようにします。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「公開 & リソースカレンダー」と入力し、[公開 & リソースカレンダー] を選択します。
  2. リソースを作成します。
    • [新規] をクリックしてリソースに名前を付け、[有効] を選択してリソースを保存します。
    • [共有] をクリックします。このリソースを予約して各自のカレンダーに表示できる公開グループ、ロール、ユーザを追加します。
これで、Lance と Erin がオンサイト評価に必要なトラックを自動的に行動に追加できるため、後は技術者が倉庫に取りに行くだけです。

任意の場所から新規行動を作成

担当者の役に立つ次なるツールはグローバルアクションです。グローバルアクションを設定すると、担当者が商談や Salesforce の他の標準オブジェクトからすばやく行動を作成できます。たとえば、Lance が何か月も連絡をしていなかった商談を見つけたとします。取引先責任者が詳しい説明を聞きたがっているとメモに書かれていたため、Lance はフォローアップの目的でミーティングをスケジュールしようと考えます。行動にグローバルアクションを設定すると、Lance や他の担当者が商談や Salesforce の他の標準オブジェクトからすばやく行動を作成できます。その結果、担当者がセールスプロセスの商談を今まで以上にスムーズに進行させることができます。Maria は次の手順で設定します。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「アクション」と入力し、[グローバルアクション] を選択します。
  2. [新規アクション] をクリックします。
  3. [アクション種別][レコードを作成] を選択します。
  4. [対象オブジェクト][行動] を選択します。
  5. アクションに標準の表示ラベルを選択するか、カスタムの表示ラベルを入力します。ユーザにはこの表示ラベルがアクション名として表示されます。
  6. 行動レイアウトをカスタマイズします。このレイアウトは、ユーザがグローバルクイックアクションのボタンを使用して行動を作成するときにのみ表示されます。
担当者によるカレンダーの操作性を高めるために、Maria はユーザリスト、リソース、公開カレンダーを設定しました。そして、担当者に行動リストビューやカレンダービューのカスタマイズ方法を示し、担当者が時間を節約して、業務に優先順位を付け、簡単にコラボレーションできるようにしました。Maria はまた、行動レイアウトを改良し、担当者が本人にとって最も重要な情報を確認できるようにしました。