Salesforce によるメール送信

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Gmail と Office 365 から Salesforce 経由でメールを送信することをユーザーに許可する。
Salesforce でメールを表示する方法をカスタマイズする。
拡張メールでメールをカスタマイズし、営業担当のニーズを満たす。

外部サービスから Salesforce 経由でメールを送信

Ursa Major Solar の営業担当は、最近になって切り替えた Gmail を使用したリードや取引先責任者とのやり取りに大きく依存しています。営業担当は一日中 Salesforce を使用して、リードに取り組んだり、営業の仕事を処理したりしていますが、リードや取引先責任者と直接的に連絡を取るため、Gmail でも作業を行っています。

コンテキスト切り替えの負担削減

営業マネージャーの Lincoln が聞いたところによると、営業担当にとって Salesforce と Gmail との切り替えは効率が悪く、膨大な量のコンテキストの切り替えが必要になっているようです。Maria は、この負担を軽減する機能が Salesforce にあるかどうかを調べました。

すると、あるスイッチを切り替えることで営業担当が Gmail アカウントを Salesforce に接続できるようになることが判明しました。その仕組みは次のとおりです。

[設定] から、[クイック検索] ボックスに External Email (外部メール) と入力し、[外部メールサービスを介した送信] を選択します。
会社で使用しているいずれかのメールサービスをオンにします。

営業担当が Salesforce 経由でメールの送信を開始する方法

Maria の営業担当は、Gmail アカウントを Salesforce に接続できるようになりました。ただし、営業担当には標準ユーザープロファイルまたは「外部メールサービスを介したメール送信」ユーザー権限が必要です。いずれかがあると、次回、営業担当が Salesforce でメールを作成するときにプロンプトが表示されます。その後、営業担当は設定プロセスを開始して、メールアカウントを Salesforce に接続できるようになります。

外部メールアカウントを Salesforce に接続するときのプロンプト

Maria の営業担当は、Gmail を接続することを選択したら、簡単なプロンプトに従います。

Salesforce による外部メールへの接続を許可するプロンプト

営業担当は個人設定内の [My Email Settings (私のメール設定)] からメール設定を管理できます。

[私のメール設定] ページには、Maria の営業担当が外部アカウントを介してメールを送信できるようにするオプションがあります。このオプションにより、送信メールに表示される名前と署名をカスタマイズすることもできます。

営業担当が Gmail または Office 365 から Salesforce 経由でメールを送信できるようにする場合は、次のことに注意してください。

Gmail と Office 365 が送信とコンプライアンスを処理します。
営業担当が Salesforce を介して送信するメールは、Gmail または Office 365 のメールアドレスからのものになります。
ワークフローおよびトリガーを介して送信されるメールは、引き続き Salesforce 経由で送信されます。
外部メールアカウント経由で送信する場合、不達管理はサポートされません。
営業担当が Gmail または Office 365 経由でメールを送信する場合、トランスポートレイヤーセキュリティ (TLS) は、Salesforce の設定ではなく、外部メールサービスによって処理されます。
Gmail または Office 365 を介した送信のメール配信情報はメールログでは利用できません。メールログは Gmail または Office 365 から取得してください。

Salesforce での営業担当のメール環境の改善

Maria は、コンテキストの切り替えによる営業担当の負担を減らすというテーマにそって、Gmail から Salesforce 経由でメールを送信することをさらに奨励することにしました。これにより、営業担当は、別のアプリケーションに切り替えることなくリードと案件に継続して集中できるようになります。これは Salesforce の拡張メールで実現できます。

会社のニーズに合わせたメールのカスタマイズ

Maria は、Ursa Major にとって最適に動作するメール機能とオプションを設定することで営業担当をさらに適切にサポートできます。たとえば、次のようなことができます。

カスタム項目をメールに追加する
メールに基づいたトリガーを設定する
Salesforce API を使用してメールを管理する
メールメッセージのページレイアウトをカスタマイズする
営業担当がメールを他の Salesforce レコードに関連付けられるようにする

これらの機能についての詳細は、「リソース」セクションを参照してください。

拡張メールに関するヒント

会社でメール-to-ケースを使用するように設定していなければ、拡張メールはすぐに有効にできます。会社でメール-to-ケースを使用している場合でも、営業担当は拡張メールを有効にせずにカスタム項目、ワークフロー、およびトリガーをメールで使用できます。

拡張メールでは、Salesforce から送信されたメールが EmailMessage レコードと ToDo レコードの両方で保存されます。ただし、EmailMessage レコードのみが、メール詳細ページに表示されます。
Web-to-リード、Salesforce for Outlook、Lightning for Outlook から追加したメールの場合、拡張メールを有効にしても、Salesforce はそのメールを ToDo レコードとして保存します。
カスタム通貨項目は、EmailMessage オブジェクトではサポートされません。
EmailMessage レコードに使用できるレコードタイプは 1 つです。
ワークフロールールでは、ケースレコードの項目を更新するためだけに EmailMessage レコードを使用できます。

Maria もこの詳細に注意して、営業担当の Salesforce でのメール環境を改善することにしました。