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重複データの解決および防止

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 一致ルールと重複ルールの違いを説明する。
  • 標準一致ルールの機能を確認する。
  • 一致ルールをカスタマイズするオプションを確認する。
  • 一致ルールを作成する。

ルールの詳細

一致ルールと重複ルールは連動して、営業チームが重複のないデータで作業できるようにします。営業担当が新規レコードおよび更新済レコードを保存する前に、一致ルールと重複ルールは潜在的な重複を警告します。一致ルールと重複ルールは、[設定] で管理します。

[設定] での一致ルールと重複ルールの管理

では、一致ルールと重複ルールの違いは何でしょうか?
一致ルール
Salesforce で一致ルールがどのように機能するかを見てみましょう。

Salesforce では、法人取引先、取引先責任者、リード、個人取引先の最善の一致候補を返すように標準一致ルールを開発しました。次に、取引先責任者レコードとリードレコードに含める一致条件の例を示します。
取引先責任者およびリード項目 一致アルゴリズム 特別な処理
  • Exact
  • Initials
  • Jaro-Winkler Distance
  • Metaphone 3
  • Name Variant
レコードの [名] 項目と [姓] 項目にどちらも値が含まれている場合、データ入力ミスの可能性を考慮してこれらの値が転置されます。 名が Luis で姓が Antonio の場合、

一致ルールでは、名を Antonio、姓を Luis と評価します。

役職
  • Acronym
  • Exact
  • Kullback-Liebler Distance
頭文字と正式な肩書を考慮します。 肩書が VP の場合、

一致ルールでは VP と副社長を考慮します。

町名・番地(郵送先)
  • Edit Distance
  • Exact
住所はセクションに分割され、セクション単位で比較されます。各セクションには、独自の一致メソッドと一致スコアがあります。
セクションのスコアを加重して、項目に 1 つのスコアが求められます。この処理は、北米のデータに最適です。
  • 町名 (編集距離、項目の一致スコアの 50%)
  • 番地 (完全、項目の一致スコアの 20%)
  • 町名・番地のサフィックス (完全、項目の一致スコアの 15%)
  • 部屋番号 (完全、項目の一致スコアの 15%)
重複管理では、次の 2 つの住所を比較します。
  • 123 Market St, Ste 100
  • 123 Market Dr, Ste 300
番地と町名のみが一致します。項目の候補 80 のうち一致スコアは 70 です。この比較は一致しません。
他にも、重複を識別する方法が提供されます。たとえば、一部の取引先責任者には国コードのある電話番号が含まれます。このため、電話番号のあいまい一致を含めるカスタム一致ルールを作成します。1 つには国コードがあり、もう 1 つにはない場合でも、Salesforce は一致する電話番号を持つ取引先責任者に重複フラグを付けます。
重複ルール
次に、重複ルールを使用したレコードの管理について詳しく説明します。

一致ルールで潜在的な重複を識別する作業が行われた後、重複ルールでそれらの処理方法が決定されます。システム管理者は、営業チームが重複レコードを作成することをブロックするかどうか選択します。

営業担当に重複レコードを作成させるとします。営業担当が警告をスキップした後に作成した重複候補レコードを示すレポートタイプを作成できます。これらのレポートについては、後ほど詳しく説明します。

一致ルールの有効化

Salesforce では標準一致ルールを提供しています。Maria のように、Winter ’15 以前に Salesforce のインスタンスを確立した場合は、使用する標準ルールを有効化します。しかし、Maria は取引先とリードに対してのみ標準一致ルールを有効化したいと考えています。Maria は取引先責任者に関しては別のプランを持っており、これについてはこの手順の後に説明します。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「一致ルール」と入力し、[一致ルール] を選択します。
  2. 取引先とリードのルールの横にある [有効化] をクリックします。

    取引先とリードに [有効化] を選択

    簡単です。

取引先責任者にカスタム一致ルールを作成

Maria は取引先責任者の [町名・番地(郵送先)] 項目にあいまい一致を含めたいと考えています。

また、営業担当に重複を作成させる代わりに、重複の作成をブロックしたいと考えています (これについてはこの手順の後に説明します)。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「一致ルール」と入力し、[一致ルール] を選択します。
  2. [新規ルール] をクリックします。

    新規ルールの作成

  3. [取引先責任者] を選択します。

    オブジェクトに取引先責任者を選択

  4. ルールにわかりやすい名前「Custom Contact Matching Fuzzy Mailing Street (カスタム取引先責任者一致あいまい町名・番地(郵送先))」を付けます。他のシステム管理者が値を理解できるように、説明も追加します。

    新しい一致ルールに名前を付ける

  5. 一致条件を追加します。オプション [空白項目をマッチング] では、レコードを空白項目と比較して、レコードを重複とみなします。しかし、これは Maria が求めるものではありません。Maria はルールを保存して有効化します。

    新しい一致ルールの有効化

あいまいな町名・番地(郵送先) での重複のブロック

有効な一致ルールで何かを行う前に、重複ルールとペアにします。[町名・番地(郵送先)] 項目に SW Barnes Ave や Southwest Barnes Avenue などのバリエーションが含まれる場合、営業チームが重複を作成することを防ぎたいと考えています。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「重複ルール」と入力し、[重複ルール] を選択します。
  2. [新規ルール] をクリックして [取引先責任者] を選択します。

    取引先責任者の新しい重複ルール

  3. 重複ルールの名前と説明を指定します。

    新しい重複ルール名と説明

  4. 重複の作成をブロックします。さらに、チームが取引先責任者を編集して重複が生成されることもブロックします。

    作成および編集時に重複をブロック

  5. 前に作成したカスタム一致ルールを使用して、新規または更新された取引先責任者をすでに Salesforce に存在する取引先責任者と比較します。その後、重複ルールを追加します。

    新規および更新された取引先責任者と Salesforce 内の取引先責任者の比較

重複取引先およびリードの作成のレポート

Maria は、営業担当が取引先やリードの重複を作成することをブロックしません。そこで、Lincoln は取引先およびリードのデータの品質、および重複ルールがどの程度うまく機能しているかを確認したいと考えます。Lincoln をサポートするために、Maria はカスタムレポートタイプを設定します。Lincoln は、営業担当が重複候補レコード作成の警告をスキップした後に作成した取引先とリードのレポートを実行できます。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「レポートタイプ」と入力し、[レポートタイプ] を選択します。次に、[新規カスタムレポートタイプ] をクリックします。
  2. 主オブジェクト、[取引先] を選択します。レポートタイプに名前を付けて、カテゴリに格納します。

    主オブジェクトは取引先

  3. Maria は [重複レコード項目] を選択して、新たに作成された重複取引先レコードがレポートに表示されるようにします。その後、レポートタイプを保存します。

    [重複レコード項目] を関連オブジェクトとして選択

  4. ここで、ページレイアウトを調整できます。その後、リードについてこの手順を繰り返します。

    必要に応じてページレイアウトを調整

    重複なしの環境を作成することで、営業チームはベストを尽くすことができ、営業マネージャはデータの品質を知ることができます。

リソース

一致ルールと重複ルールについての詳細は、次のリソースを参照してください。