システムの設定とダッシュボードの作成

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

[活動種別] 選択リスト項目の値をカスタマイズする。
主要な活動および商談成功率についてのレポートを作成する。
新しいレポートをダッシュボードに追加する。

ToDo の種別の決定

営業担当が商談を成立させるために行っている主要な活動を分析しましょう。まず、営業担当がセールスプロセスの一環として行っているすべてのことを記録する場所を用意する必要があります。

活動オブジェクトの [種別] 選択リストをカスタマイズして、ユーザーが営業サイクル中のさまざまな ToDo を簡単に分類できるようにすることをお勧めします。デフォルトでは、この項目にはいくつかの一般的な値が含まれています。[電話]、[ミーティング]、[メール]、[その他] です。これらの 4 つの値が組織にとって十分な場合もあれば、営業担当が商談を成立させるために他の種類の活動を行っている場合もあります。たとえば、商品デモ、見込み客へのプレゼンテーション、現地訪問、プロジェクト見積などが考えられます。

営業担当またはマネージャーとミーティングを行って、組織に適したカテゴリを決定することをお勧めします。妥当な数にするために、最もよく行われる ToDo 種別に該当する 5 ～ 10 個の主要カテゴリを設定します。長すぎる選択リストが好きな人はいませんし、忙しい営業担当はなおさらです。チームと協力して Salesforce で実装する活動種別を考えるときには、80/20 ルールを忘れないようにしましょう。

活動種別選択リストの設定

ビジネスに適した活動カテゴリを決定したら、Salesforce で [活動種別] 選択リスト項目を設定しましょう。手順は次のとおりです。

をクリックして、[Setup (設定)] を選択します。
[オブジェクトマネージャー] タブをクリックします。
[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「task」(ToDo) と入力し、表から [Task (ToDo)] を選択します。
[項目とリレーション] をクリックします。
[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「type」(種別) と入力し、表から [Type (種別)] を選択します。
[New (新規)] をクリックします。
テキストボックスに、1 行に 1 エントリずつ新しい値を追加します。
[Save (保存)] をクリックします。

主要な活動レポートの作成

セールスプロセスに合わせて [Activity Type (活動種別)] 選択リストをカスタマイズできたため、成立した商談について営業担当が記録した活動種別の内訳を示すレポートを作成しましょう。

Trailhead Playground で作業している場合、レポートを作成する前にいくつかのサンプル活動を作成する必要があります。そうしないと、レポートが空になります。Playground で、フェーズ値が [商談成立] の商談を 2 ～ 3 件見つけて、それらの商談に関連する ToDo を作成します。

をクリックしてセールスアプリケーションを選択します。
ナビゲーションバーの [レポート] をクリックします。
[新規レポート] をクリックします。
テキストボックスに「activities with opportunities」(商談が関連する活動) と入力し、レポートタイプ選択ポップアップで [Activities with Opportunities (商談が関連する活動)] を選択します。
[Start Report (レポートを開始)] をクリックします。
レポートプレビューが読み込まれたら、[検索条件] をクリックします。
[表示] をクリックし、選択リストで [すべての活動] を選択します。[完了] をクリックします。
[日付] をクリックし、[完了予定日] を選択して [適用] をクリックします。
次に、レポートデータの適切な範囲を入力します。この例では、[当会計四半期および前会計四半期] を使用していますが、実際には、実装に適した適切な日付範囲を見つけるためにいろいろ試してみてください。[適用] をクリックします。
[表示] をクリックし、[活動予定 & 完了活動] を選択します。[適用] をクリックします。
[Add Filter (検索条件を追加)] をクリックし、テキストボックスに「stage」(フェーズ) と入力します。[商談フェーズ] 項目を選択します。
値のリストから [商談成立] を選択し、[適用] をクリックします。
検索条件は次のようになります。

[Key Activities Report (主要な活動レポート)] 用に適切に設定された検索条件

[アウトライン] をクリックします。
[Add Group (グループを追加)] をクリックし、テキストボックスに「assigned」(任命先) と入力します。[任命先] を選択します。
行のグループ化をもう 1 つ追加します。[Add group… (グループを追加…)] をクリックして、テキストボックスに「type」(種別) と入力します。[種別] を選択します。
下部にある切り替えセレクターで、[詳細行]、[小計]、[総計] をオフにします。
上部にある [Add Chart (グラフを追加)] をクリックします。
をクリックしてグラフのプロパティを開きます。
[Stacked Column (積み上げ縦棒)] をクリックします。
[Run (実行)] をクリックします。
レポートに結果が表示されない場合、検索条件を満たす活動がない可能性があります。[商談成立] フェーズの商談を見つけて、その商談の詳細ページから新しい ToDo を作成し、レポートを再実行してください。
レポートに問題がなければ、[Save (保存)] をクリックします。
レポートに「Key Activities Report」(主要な活動レポート) という名前を付け、新しいレポートに営業ユーザーがアクセスできる保存場所を選択します。

商談成功率レポートの作成

この 2 つ目のレポートでは、各営業担当の商談成功率を計算する方法を学習します。そうすることで、誰が本当に効率的に商談を成立させているかがわかります。

ナビゲーションバーの [レポート] をクリックします。
[新規レポート] をクリックします。
テキストボックスに「opportunities」(商談) と入力し、レポートタイプポップアップで [Opportunities (商談)] をクリックします。

[商談] レポートタイプが強調表示されている [レポートタイプを選択]

[Start Report (レポートを開始)] をクリックします。
レポートプレビューが読み込まれたら、[アウトライン] をクリックします。
[GROUP ROWS (行をグループ化)] の下にあるテキストボックスに「owner」(所有者) と入力し、[Opportunity Owner (商談所有者)] を選択します。

レポート行をグループ化するための [商談所有者] 項目の選択

[検索条件] をクリックします。
[表示] をクリックし、[すべての商談] を選択します。
[完了予定日] をクリックし、適切な時間範囲を選択します。まずは、[当期および前四半期] に設定してみることをお勧めします。[適用] をクリックします。
[商談状況] をクリックし、[商談状況] 選択リストで [完了] を選択します。[適用] をクリックします。
[Outline (アウトライン)] をクリックし、[Columns (列)] の横にあるをクリックして、[Add Summary Formula Column (集計項目列を追加)] を選択します。
[Column Name (列の名前)] テキストボックスに「Win Rate」(商談成功率) と入力します。
WON:SUM/RowCount という数式をコピーして [Formula (数式)] テキストボックスに貼り付けます。
[構文を確認] をクリックします。問題がなければ、この図のように、[構文を確認] ボタンが緑色のチェックマークと [有効] という言葉に変わります。

[有効] が強調表示されている数式エディター

[形式] をクリックします。
[形式] 選択リストで [パーセント] を選択し、[小数点] で [1] を選択します。
[すべての集計レベル] が選択されていることを確認し、[適用] をクリックします。
[グラフを追加] をクリックします。
をクリックしてグラフのプロパティを開きます。
[表示グラフ] で、[縦棒] を選択します。
[グラフタイトル] に「Opportunity Win Rate」(商談成功率) と入力します。
[Y 軸] の値に [Win Rate (商談成功率)] を選択します。
[Run (実行)] をクリックして、すべての結果を表示します。
レポートに問題がなければ、[Save (保存)] をクリックします。
レポートに「Opportunity Win Rate」(商談成功率) という名前を付け、適切なフォルダーに保存します。営業チームがアクセスできるフォルダーを選択することをお勧めします。

ダッシュボードの作成

これらの 2 つのレポートはそれ自体でも役立ちますが、横に並べて表示することで、パフォーマンスが高い営業担当についてインサイトを発見できます。その作成手順は、次のとおりです。この例では、新しいダッシュボードから始めていますが、営業チーム向けの既存のダッシュボードにもこれらの 2 つの新しいコンポーネントを簡単に追加できます。

ナビゲーションバーの [ダッシュボード] タブをクリックします。
[新規ダッシュボード] をクリックします。
ダッシュボードに「Key Sales Activity Dashboard」(主要な営業活動ダッシュボード) という名前を付け、営業ユーザーがアクセスできるフォルダーに保存します。
[作成] をクリックします。
[+ Widget (+ ウィジェット)] をクリックし、[Chart or Table (グラフまたはテーブル)] を選択します。
前に作成した [Key Activities Report (主要な活動レポート)] を選択します。
積み上げ横棒グラフ種別を選択し、[追加] をクリックします。
[+ Widget (+ ウィジェット)] をクリックし、[Chart or Table (グラフまたはテーブル)] を選択します。
前に作成した [Opportunity Win Rate (商談成功率)] レポートを選択します。
[表示名] に [Lightning テーブル種別] を選択します。
[Groups (グループ)] テキストボックスに「Opportunity Owner」(商談所有者) と入力し、[Opportunity Owner (商談所有者)] を選択します。
[Measure Column (基準列)] テキストボックスに「Win Rate」(商談成功率) と入力し、[Win Rate (商談成功率)] を選択します。
[レコード件数] の目をクリックします。
[条件付き強調表示を追加] チェックボックスをオンにして、組織に適したブレークポイントを入力します。この例では、セグメント範囲に「50」と「75」を入力しています。
[追加] をクリックします。
新しいダッシュボード要素のハンドルを使用して、見やすいように項目のサイズと位置を調整します。
問題がなければ、[Save (保存)] をクリックします。続いて [完了] をクリックします。