進行状況の追跡を始めよう
Trailhead のホーム
Trailhead のホーム

レポートおよびダッシュボードの共有、スケジュール、登録

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • レポートフォルダおよびダッシュボードフォルダの共有を設定する。
  • レポート通知を登録する。
  • ダッシュボードのスナップショットを Chatter に投稿する。
  • レポートまたはダッシュボードをフォローする。
  • レポートのスケジュールを設定する。

共有と通知

フォルダ共有

Salesforce でのフォルダ共有を使用すると、レポートやダッシュボードへのアクセスを、ユーザ、ロール、ロールとその下位ロール、テリトリー、テリトリーとその下位テリトリー、公開グループ、非公開グループによって制限できます。

拡張フォルダ共有では、どのユーザが何を参照できるかを制御できます。各ユーザ、グループ、テリトリー、またはロールには、それぞれ独自に 1 つのレポートおよびダッシュボードフォルダへのアクセス権があります。閲覧者はデータを表示でき、エディタは表示されるデータを決定し、マネージャはアクセス権を制御できます。
ダッシュボードまたはレポートの共有
  • [1] 閲覧者のアクセス権があると、レポートまたはダッシュボードのデータを表示することができますが、新しいレポートまたはダッシュボードにコピーする以外の変更はできません。すべてのユーザは、共有されているレポートフォルダとダッシュボードフォルダに対して、少なくとも閲覧者アクセス権を持っています(一部のユーザが、より大きなアクセス権を与える管理者ユーザ権限を持っている可能性があります)。
  • [2] フォルダのエディタは、そのフォルダのレポートおよびダッシュボードを表示して変更したり、エディタまたはマネージャとしてのアクセス権を持つ任意の他のフォルダ間で移動したりすることができます。
  • [3] マネージャは最も大きなアクセス権を持っています。閲覧者およびエディタができるすべての操作に加えて、他のユーザによるフォルダへのアクセスを制御したり、フォルダのプロパティを変更したり、フォルダを削除したりできます。
メモ

メモ

新しい Developer Edition (DE) 組織 (この Trailhead で作成する Trailhead Playground DE 組織を含む) ではフォルダ共有がデフォルトで有効化されます。2013 年の夏より前に作成された DE 組織では、こちらの手順に従ってこの機能を有効化する必要があります。

古いフォルダ共有モデルに戻ると、既存のレポートフォルダおよびダッシュボードフォルダも以前の状態に戻ります。

  • 分析フォルダの共有が有効化される前にフォルダが存在していた場合、そのプロパティと共有設定は以前の状態に戻ります。
  • 分析フォルダの拡張共有が有効なときにフォルダを作成した場合、フォルダはフォルダリストで非表示になり、その共有設定はすべて削除されます。システム管理者権限は引き続き有効です。

レポート通知の受信登録

見つめる鍋は煮えないということわざがありますが、頻繁にレポートを更新しすぎるほど、新しいデータにならないように思えることがあります。何度も何度も [レポート実行] ボタンをクリックするよりも、個人通知を受信するように登録しましょう。レポートを実行する時刻を選択し、チェックする条件を指定します。実行時にそれらの条件が満たされた場合は、選択した方法でアラートが送信されます。まるで、オンデマンドの個人レポートアシスタントがいるようなものです。

さっそく通知を設定してみましょう。

  1. [レポート] タブに移動し、このモジュールで前に作成したレポートの 1 つを開きます。レポートをまだ作成していない場合は、「レポートビルダーの使用」の手順に従って作成します。
  2. [レポート実行] ページで、[登録] をクリックします。
  3. [レポートの登録] ページで、条件が満たされるたびに通知を受信するか、初回のみに通知を受信するかを選択します。
  4. 各条件の集計、演算子、値の 3 つを指定します。たとえば、合計金額が 100 万ドル未満の場合に通知がトリガされるようにします。
    • 集計 – 条件の基本となる総計値。レコード件数、平均値、最小値、最大値、合計値のいずれかを使用できます。
    • 演算子 – 比較の基本 (等号、不等号、より大きいなど)。
    • 値 – 比較するために集計する数値。
  5. レポートの実行時に条件が評価され、すべての条件に合致すると通知が送信されます (レポートあたり最大 5 つの条件)。
  6. 条件を評価する頻度 (平日、毎日、毎週) と時間をスケジュールします。
  7. たとえば、平日の午前 7 時にレポートを実行します。
  8. 通知種別を 1 つ以上選択します。
    • Salesforce アプリケーションでアプリケーション内通知を送信する。
    • Chatter に投稿する。
    • メール通知を送信する。
    • カスタム Apex アクション (ToDo の作成やケースのエスカレーションなど) を実行する。
  9. 通知を受信する準備が完了したら、登録が有効であることを確認します。
  10. [保存] をクリックして、通知をスケジュールします。

Chatter

Salesforce のレポートおよびダッシュボードの利点の 1 つは、Chatter とのインテグレーションです。このインテグレーションによって、データの状況に応じたコラボレーションが可能になりました。フィード内のフォローアイコンをクリックすることで、レポートやダッシュボードをフォローできます。
Chatter フィードへのレポートまたはダッシュボードの追加

レポートまたはダッシュボードをフォローするオプションが表示されない場合、フィード追跡を有効にする必要がある場合があります。[設定] から、[クイック検索] ボックスに「フィード追跡」と入力し、[フィード追跡] をクリックして、[レポート] を選択します。[フィード追跡の有効化] をオンにして、必要に応じて追跡する項目を選択します。これらの項目に変更があったときに、フィードに更新が表示されます。

同じステップを繰り返し、ダッシュボードのフィード追跡を有効にします。[設定] から、[クイック検索] ボックスに「フィード追跡」と入力し、[フィード追跡] をクリックして、[ダッシュボード] を選択します。[フィード追跡の有効化] をオンにして、追跡する項目を選択します。

さらに、Chatter フィードにダッシュボードコンポーネントの特定の時点でのスナップショットを投稿し、そのダッシュボードをフォローしている全員のフィード内に更新を表示することができます。たとえば、地域別売上グラフのスナップショットを投稿すると、チームは、中西部の売上が落ちていることを把握できます。

また、特定のユーザまたはグループに向けてダッシュボードコンポーネントのスナップショットを投稿できます。たとえば、自分のチームの Chatter グループにランキング表コンポーネントのスナップショットを投稿することによって、トップパフォーマーを紹介することができます。

スナップショットを投稿するには、[設定] で適切な設定を有効にする必要があります。[設定] から、[クイック検索] ボックスに「レポートおよびダッシュボードの設定」と入力し、[レポートおよびダッシュボードの設定] をクリックします。[ダッシュボードコンポーネントスナップショットを有効化] チェックボックスをオンにして、[保存] をクリックします。

設定はこれで完了です。次に、ダッシュボードのスナップショットを Chatter に投稿する方法を説明します。

  1. コンポーネントの上にマウスポインタを置くと、ダッシュボードコンポーネントメニューを表示するフロート表示メニューアイコンが表示されます。
    ダッシュボードコンポーネントメニュー
  2. スナップショットを表示する場所を選択します。
    • ダッシュボードで表示するには、[スナップショットをダッシュボードフィードに投稿] をクリックします。
    • ユーザまたはグループに表示するには、[スナップショットをユーザフィードまたはグループフィードに投稿] をクリックします。
  3. テキストボックスにコメントを記入し、[OK] をクリックします。条件設定済みコンポーネントを投稿する場合、コメントでそのことに言及できます。

ダッシュボードフィードにスナップショットとコメントがすぐに表示されます。

スケジュール済みレポート

優れたレポートは、信頼できるアドバイザーのようなものです。大きな意思決定を行う前には必ずレポートから得られるインサイトを確認するようになり、定期的にレポートを確認できるようになります。たとえば、アカウントエグゼクティブは、月次および四半期の目標の達成状況を把握できるように、完了した商談のレポートを毎週、毎月、あるいは毎日見るでしょう。このレポートは、業績が予定どおりかどうかを判断するために必要です。レポートデータに基づいて、対応策を実行したり、現在行っていることを変更したりする場合もあります。この重要なレポートにアクセスするには、Salesforce から直接参照することもできますし、スケジュールに従って自分に送信することもできます。

レポートのスケジュールを設定すると、次のような利点があります。

  • レポートを実行せずに、最新のレポートデータを取得できる。
  • 毎日、毎週、または毎月、指定した間隔で定期的に自動的にデータを取得できる。
  • 組織内のソースレポートに簡単にアクセスできるリンクが含まれた HTML 形式のレポートを受信できる。

レポートのスケジュール設定に関するこちらの短い動画をご覧ください。

リソース

Salesforce Classic のコンテンツであることを示すには花のアイコンが使用されます

このモジュールは Salesforce Classic 向けです。ハンズオン組織を起動するときには、Salesforce Classic に切り替えてから、この Challenge を実行してください。

retargeting