レポートおよびダッシュボードの共有、スケジュール、登録

• レポートフォルダおよびダッシュボードフォルダの共有を設定する。
• レポート通知を登録する。
• ダッシュボードのスナップショットを Chatter に投稿する。
• レポートまたはダッシュボードをフォローする。
• レポートのスケジュールを設定する。

フォルダ共有

Salesforce でのフォルダ共有を使用すると、レポートやダッシュボードへのアクセスを、ユーザ、ロール、ロールとその下位ロール、テリトリー、テリトリーとその下位テリトリー、公開グループ、非公開グループによって制限できます。

拡張フォルダ共有では、どのユーザが何を参照できるかを制御できます。各ユーザ、グループ、テリトリー、またはロールには、それぞれ独自に 1 つのレポートおよびダッシュボードフォルダへのアクセス権があります。閲覧者はデータを表示でき、エディタは表示されるデータを決定し、マネージャはアクセス権を制御できます。

• [1] 閲覧者のアクセス権があると、レポートまたはダッシュボードのデータを表示することができますが、新しいレポートまたはダッシュボードにコピーする以外の変更はできません。すべてのユーザは、共有されているレポートフォルダとダッシュボードフォルダに対して、少なくとも閲覧者アクセス権を持っています(一部のユーザが、より大きなアクセス権を与える管理者ユーザ権限を持っている可能性があります)。
• [2] フォルダのエディタは、そのフォルダのレポートおよびダッシュボードを表示して変更したり、エディタまたはマネージャとしてのアクセス権を持つ任意の他のフォルダ間で移動したりすることができます。
• [3] マネージャは最も大きなアクセス権を持っています。閲覧者およびエディタができるすべての操作に加えて、他のユーザによるフォルダへのアクセスを制御したり、フォルダのプロパティを変更したり、フォルダを削除したりできます。

新しい Developer Edition (DE) 組織 (この Trailhead で作成する Trailhead Playground DE 組織を含む) ではフォルダ共有がデフォルトで有効化されます。2013 年の夏より前に作成された DE 組織では、こちらの手順に従ってこの機能を有効化する必要があります。

古いフォルダ共有モデルに戻ると、既存のレポートフォルダおよびダッシュボードフォルダも以前の状態に戻ります。

• 分析フォルダの共有が有効化される前にフォルダが存在していた場合、そのプロパティと共有設定は以前の状態に戻ります。
• 分析フォルダの拡張共有が有効なときにフォルダを作成した場合、フォルダはフォルダリストで非表示になり、その共有設定はすべて削除されます。システム管理者権限は引き続き有効です。

レポート通知の受信登録

見つめる鍋は煮えないということわざがありますが、頻繁にレポートを更新しすぎるほど、新しいデータにならないように思えることがあります。何度も何度も [レポート実行] ボタンをクリックするよりも、個人通知を受信するように登録しましょう。レポートを実行する時刻を選択し、チェックする条件を指定します。実行時にそれらの条件が満たされた場合は、選択した方法でアラートが送信されます。まるで、オンデマンドの個人レポートアシスタントがいるようなものです。

さっそく通知を設定してみましょう。

1. [レポート] タブに移動し、このモジュールで前に作成したレポートの 1 つを開きます。レポートをまだ作成していない場合は、「レポートビルダーの使用」の手順に従って作成します。
2. [レポート実行] ページで、[登録] をクリックします。
3. [レポートの登録] ページで、条件が満たされるたびに通知を受信するか、初回のみに通知を受信するかを選択します。
4. 各条件の集計、演算子、値の 3 つを指定します。たとえば、合計金額が 100 万ドル未満の場合に通知がトリガされるようにします。
   • 集計 – 条件の基本となる総計値。レコード件数、平均値、最小値、最大値、合計値のいずれかを使用できます。
   • 演算子 – 比較の基本 (等号、不等号、より大きいなど)。
   • 値 – 比較するために集計する数値。
5. レポートの実行時に条件が評価され、すべての条件に合致すると通知が送信されます (レポートあたり最大 5 つの条件)。
6. 条件を評価する頻度 (平日、毎日、毎週) と時間をスケジュールします。
7. たとえば、平日の午前 7 時にレポートを実行します。
8. 通知種別を 1 つ以上選択します。
   • Salesforce アプリケーションでアプリケーション内通知を送信する。
   • Chatter に投稿する。
   • メール通知を送信する。
   • カスタム Apex アクション (ToDo の作成やケースのエスカレーションなど) を実行する。
9. 通知を受信する準備が完了したら、登録が有効であることを確認します。
10. [保存] をクリックして、通知をスケジュールします。