レポートの形式設定

使用できるレポート形式は、表形式、サマリー、マトリックス、結合の 4 つです。デフォルトは表形式です。

* 行制限が必要。詳細はこちら。

** バケット項目と数式は、このモジュールでは取り上げません。

手順に従って各レポート形式のサンプルレポートを作成しましょう。

表形式レポートは、データを最も簡単かつ迅速に表示できる方法です。スプレッドシートと同様に、簡単に列に項目が並べられ、行にそれぞれの一致するレコードが表示されます。設定は容易ですが、データのグループ作成には使用できず、ダッシュボードでの使用には制限があります。そのため、メーリングリストの生成などの作業に最もよく使用されます。

では、表形式レポートを作成しましょう。この例では、今日の午後に連絡ができるように、特定の金額しきい値を超える進行中の商談すべてについて、アカウントエグゼクティブのリストを生成します。

営業の使用事例: 特定の金額しきい値を超える進行中の商談をすべて確認する。

1. [レポート] で、[新規レポート] をクリックし、[商談] レポートタイプを選択して [作成] をクリックします。
2. 次の検索条件を適用します。
   1. [表示] で [すべての商談] を選択する。
   2. [商談状況] で [進行中] を選択する。
   3. [日付項目] で [作成日] を選択する。
   4. [範囲] で [当会計年度] を選択する。
      

      メモ

      結果を迅速に取得するには、日付範囲をできるだけ狭めて設定します。レポートで広い日付範囲を調べる必要がある場合、目的の情報を表示するまでの所要時間が長くなります。

3. [商談名]、[種別]、[リードソース]、[金額]、[期待収益]、[完了予定日]、[次のステップ]、[フェーズ]、[確度 (%)]、[会計期間]、[商談日数]、[作成日]、[商談 所有者]、[所有者ロール]、[取引先名] の各列はすでにレポートに含まれています。
4. [保存] をクリックし、レポートに「Open Opportunities This Year」(今年度進行中の商談) と名前を付け、自動生成された一意名を受け入れます。
5. 説明を入力し、[私の非公開カスタムレポート] フォルダを選択します。
6. [レポート実行] をクリックします。レポートは、次のようになります。

サマリーレポートは表形式レポートと似ていますが、ユーザによるデータ行のグルーピング、小計の表示、およびグラフの作成も可能です。これらを設定できるようになるには少し時間がかかりますが、サマリーレポートでは、他にも多くのデータ整理オプションがあり、ダッシュボードでの使用に適しています。素晴らしいですね!

サマリーレポートは、レポートではよく使用されており、多くのレポートがこの形式を取っています。

それでは、サマリーレポートを作成しましょう。この例では、サポートマネージャが前会計年度からクローズ済みのケースを優先度別にグループ化して分析しようとしています。

1. [レポート] で、[新規レポート] をクリックし、[ケース] レポートタイプを選択して [作成] をクリックします。
2. 次の検索条件を適用します。
   1. [表示] で [すべてのケース] を選択します。
   2. [日付項目] で [オープン日] を選択します。
   3. [範囲] で [前会計年度] を選択します。
3. [追加] をクリックして、[状況] が [クローズ] のケースを選択する追加条件を含めます。
   1. [クローズ] を選択します。
   2. 演算子は [次の文字列と一致する] のままにします。
   3. ルックアップアイコンをクリックして [True] を選択します。
4. [ケース 所有者]、[件名]、[オープン日時]、[対応期間]、[オープン]、[クローズ]、[取引先名] の各列はすでにレポートに含まれています。
5. [表形式] を選択し、[サマリー] を選択します。
   
6. [優先度] 項目を [項目] ペインから [プレビュー] ペインの [グルーピングを作成するには、ここに項目をドロップします] という表示ラベルの領域にドラッグします。
   
7. [保存] をクリックし、レポートに「Closed Cases Last Year」(昨年度クローズケース) と名前を付け、自動生成された一意名を受け入れます。
8. 説明を入力し、[私の非公開カスタムレポート] フォルダを選択します。
9. [レポート実行] をクリックします。レポートは、次のようになります。
   

マトリックスレポートでは、行および列ごとにレコードをグループ化できます。マトリックスレポートは、設定に最も時間がかかりますが、データを最も詳細に表示できる形式でもあります。サマリーレポートと同様に、マトリックスレポートは、グラフを含めることができ、ダッシュボードで使用できます。

マトリックスレポートに関するこちらの短い動画をご覧ください。

さて、マトリックスレポートはどのような場合に使用するのでしょうか? データ、特に総収益や商品の販売数量などのデータの概要を一目で把握できる方法をお探しなら、マトリックスレポート形式が最適です。

次の 2 つのレポートを見比べれば、はっきりわかります。この事例は、前会計四半期の成立月でグループ化された商談件数と合計金額を示したものです。データは同じですが、一目で理解しやすいのはどちらのレポートでしょうか?

納得できたところで、マトリックスレポートを作成してみましょう。この例では、CEO が月ごとの収益のトレンドを知りたいと考えています。

基本的なレポートの作成から始めましょう。このステップでは、各月の種別ごとの売上を示すマトリックスレポートを作成します。

1. [レポート] タブで、[新規レポート] をクリックし、[商談] レポートタイプを選択して [作成] をクリックします。
2. 次の検索条件を適用します。
   1. [表示] で [すべての商談] を選択する。
   2. [商談状況] で [商談成立] を選択します。
   3. [日付項目] で [完了予定日] を選択します。
   4. [範囲] で [当会計年度] を選択する。分析するデータに最も適切な範囲を選択します。
      

      メモ

      結果を迅速に取得するには、日付範囲をできるだけ狭めて設定します。レポートで広い日付範囲を調べる必要がある場合、目的の情報を表示するまでの所要時間が長くなります。

3. [表形式] をクリックし、レポート形式を [マトリックス] に変更します。
   
4. [種別] 項目を列のグルーピングのドロップゾーンにドラッグして、種別ごとにレポートをグループ化します。
5. [完了予定月] 項目を行のグルーピングのドロップゾーンにドラッグして、レポートを完了月ごとにグループ化します。
6. [金額] 列のメニューをクリックし、[この項目を集計] を選択します。
7. [合計] を選択し、[適用] をクリックします。
8. [表示] をクリックして、[レコード件数]、[詳細]、[ドロップゾーンを表示] を選択解除し、表示をすっきりさせます。
9. [保存] をクリックします。レポートのプレビューは、次のようになります。
   

1. レポートに「Revenue Trend by Type」(種別別収益トレンド) という名前を付け、自動生成される一意の名前を確認します。
2. 説明を入力し、[私の非公開カスタムレポート] フォルダを選択します。
3. [保存] をクリックします。

結合レポートを使用すれば、複数のレポートタイプを使用して、異なるデータ表示を作成できます。結合レポート内では、データはブロックで整理されています。各ブロックは「サブレポート」のように機能し、それぞれに項目、列、並び順、および条件を設定できます。結合レポートにグラフを追加することもできます。

結合レポートに関するこちらの短い動画をご覧ください。

結合レポートはどのような場合に作成するのでしょうか? 2 つのレポートを横に並べて表示する簡単な方法が必要な場合、結合レポートをお試しください。2 つでなくてもかまいません。結合レポートでは、最大 5 つのレポートブロックを追加できます。

営業担当が商談をいかに成功させているかを追跡する簡単なツールを作成してみましょう。基本の商談レポートを作成して 3 つのブロックを追加し、各ブロックを該当する状況別に絞り込んでから、結果を営業担当別にグループ化します。

1. レポートタイプとして [商談] を選択して、新規レポートを作成します。
2. [表形式] をクリックし、[結合] を選択します。これで、色付きの境界線で囲まれたボックスにレポートデータが表示されるようになりました。これが最初のブロックです。
3. [プレビュー] ペインの最初のブロックの右側に [商談名] 項目をドラッグして新しいブロックを作成し、[金額] および [取引先名] 項目を新しいブロックにドラッグします。
   

   メモ

   2 つ目の条件パネルが、ブロックの上にある条件パネルに表示されています。結合レポートの各ブロックには、独立した一連の固有の条件があります。

4. 同じ方法で、3 つ目のブロックを作成します。これで、3 つの異なる商談レポートが、同じコンテナに並んで表示されます。この時点では 3 つのレポートは同一ですが、各レポートをそれぞれ固有の用途に使用していきます。
5. すべてのブロックで比較可能な情報を提供できるようにするため、各ブロックを同じ方法で準備します。
   1. [商談名]、[金額]、[取引先名] を除くすべての項目を [項目] ペインにドラッグで戻すことによって削除します。これにより、重要な項目に焦点を絞ることができます。
   2. 条件パネルで [表示] を [すべての商談] に設定します。
   3. 各ブロックの右上にあるドロップダウンをクリックし、[レコード件数] がオンになっていることを確認します。
   4. [金額] の横にあるドロップダウンをクリックして [この項目を集計] をクリックし、[合計] を選択します。
6. 次に、異なる内容が表示されるように各ブロックを設定してみましょう。
   1. 最初のブロックを使用して、成立しなかった商談を表示します。現時点では単に [商談ブロック 1] となっているタイトルをクリックし、「不成立」という名前に変更します。上記の [不成立] 条件パネルで、次の条件を設定します。
      1. 商談 状況 次の文字列と一致する 完了
      2. 日付項目 次の文字列と一致する 完了予定日
      3. 範囲 次の文字列と一致する 当会計年度および前会計年度
         
   2. 2 つ目のブロックを使用して、成立した商談を表示します。ブロック名を「商談成立」に変更し、次の条件を設定します。
      1. 商談 状況 次の文字列と一致する 商談成立
      2. 日付項目 次の文字列と一致する 完了予定日
      3. 範囲 次の文字列と一致する 当会計年度および前会計年度
   3. 3 つ目のブロックには、期待される成立に近づいている商談を表示します。ブロック名を「来月クローズ」に変更し、次の条件を設定します。
      1. 日付項目 次の文字列と一致する 完了予定日
      2. 範囲 次の文字列と一致する 来月
      3. 商談 状況 次の文字列と一致する 進行中
         

         メモ

         結果を最も早く取得するには、条件範囲をできるだけ狭めて設定します。[次の文字列と一致する] を使用する条件は、多くの場合、[次の文字列を含む]、[次の文字列を含まない]、または [次の文字列と一致しない] を使用する条件に比べて情報がすばやく返されます。複雑なレポートの場合、違いは明らかです。

7. 次に、3 つのブロックを営業担当別にグループ化します。[商談所有者] 項目を「レポートブロックをまたいでグループを作成するには、ここに項目をドロップします」という横棒にドラッグします(これはグルーピングのドロップゾーンと呼ばれます)。
8. [保存] をクリックし、[レポート実行] をクリックします。

これで、実績を監視したり活気を帯びてきた商談に優位に対処したりするために営業担当が使用できる便利なレコードが作成されました。

• レポート形式の選択
• ハンズオントレーニング: サポートに関するレポートおよびダッシュボードの使用開始