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レポートおよびダッシュボードの概要

Salesforce Classic のコンテンツであることを示すには花のアイコンが使用されます

Trailblazer の皆さん!

Salesforce には Lightning Experience と Salesforce Classic の 2 つの異なるデスクトップユーザインターフェースがあります。このモジュールは Salesforce Classic 向けです。

インターフェース間の切り替え、Lightning Experience の有効化などについての詳細は、Trailhead の「Lightning Experience の基本」モジュールを参照してください。

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • ビジネスニーズをレポートで回答可能な質問に言い換える。
  • レポート、ダッシュボード、レポートタイプの違いを説明する。

レポートおよびダッシュボードの概要

ビジネスで疑問が生じたとき、Salesforce データにその答えがあります。レポートの作成依頼は、通常、質問形式です。この質問には次のようなものがあります。
  • 売上上位の商品は?
  • 最も価値の高い見込み客は?
  • 最も成功しているマーケティングキャンペーンは?
  • 顧客の満足度は?

レポートを作成する前に、その質問を理解してフォローアップの質問をし、要件を記述してから、それらの要件をレポート条件に対応付けます。以下に例を示します。

情報の種別
元質問 売上上位の商品は?
フォローアップの質問
  • 売上上位の商品の売上とは金額か、数量か?
  • 商品ファミリでグループ化した結果を表示する必要があるか?
  • どの日付の範囲を使用するか?
  • 販売が停止された商品も引き続きレポートに表示するか?
要件
  • ここでの「売上上位」は金額ではなく数量を意味する。
  • 商品ファミリで商品をグループ化する。
  • すべての [商談成立] 商談を表示する。
  • 無効な商品は表示しない。
条件
  • レポートタイプ = 商品が関連する商談
  • レポート形式 = サマリー
  • グルーピング = 商品ファミリ
  • 表示 = すべての商談
  • 日付項目 = 完了予定日
  • 範囲 = 当会計年度
  • 条件 = 商品 次の文字列と一致する 有効
  • 条件 = 商談 フェーズ 次の文字列と一致する 商談成立
  • 検索条件ロジック = 1 AND 2

上記の [条件] 列がそれぞれが何を意味しているかわからない方もいらっしゃるでしょう。これらのトピックについては、このモジュールを進めるなかで詳細に説明しますので安心してください。

重要なのは、会社のほとんどの人がこうした質問を抱えてあなたのところにやってくるということです。典型的な例をいくつか挙げます。
  • アカウントエグゼクティブは、その日の活動を計画中で、最初にどの見込み客に連絡すればよいか見極めようとしています。
  • サポートマネージャは、去年の夏のセルフサービスコミュニティのロールアウト以降の偏向率の前月比を分析しようとしています。
  • CEO は、会社の年次計画作成で忙しく、今後会社をどうするか意思決定をしようとしています。

日、月、年など期間を問わず、こうしたシナリオのそれぞれでレポートまたはダッシュボードを使用すれば、各チームメンバーがアクションを実行して成果を出すために必要なインサイトを提供できます。そのためには、質問をユーザが必要とするレポートまたはダッシュボードに変換する必要があります。

このまま読み進んで、会社のレポートとダッシュボードの使用を開始する方法を学習してください。

レポートとは?

レポートとは、定義した条件を満たすレコードのリストです。Salesforce に行と列で表示され、絞り込み、グループ化、グラフィカルなグラフでの表示ができます。

すべてのレポートはフォルダに保存されます。フォルダは、公開、非表示、または共有することができ、「参照のみ」か「参照・更新」に設定できます。フォルダの内容へのアクセス権を持つユーザの制御は、ロール、権限、公開グループ、ライセンスの種類に基づいて行います。フォルダを組織全体で使用できるようにしたり、非公開にして所有者のみにアクセス権を与えたりすることもできます。

ダッシュボードとは?

ダッシュボードとは、組織のレコードの主要な総計値とトレンドを視覚的に表示するものです。ダッシュボードコンポーネントとレポートは 1 対 1 で対応します。つまり、ダッシュボードコンポーネントごとに、基礎となるレポートが 1 つあります。ただし、同じレポートを 1 つのダッシュボードの複数のダッシュボードコンポーネントで使用できます (たとえば、同じレポートを棒グラフと円グラフの両方で使用できます)。1 つのダッシュボードページレイアウトに複数のダッシュボードコンポーネントを一緒に表示できるため、効果的な視覚表示が可能で、営業パフォーマンスやカスタマーサポートなど、共通のテーマを持つ複数のレポートを利用できます。

レポートと同様、ダッシュボードはフォルダに保存され、フォルダ単位でユーザのアクセスが制御されます。フォルダにアクセスできれば、そのダッシュボードを表示できます。ただし、ダッシュボードコンポーネントを表示するには、基礎となるレポートへのアクセス権も必要です。Chatter でダッシュボードをフォローして、フィードに投稿されたダッシュボードに関する更新を取得することもできます。

各ダッシュボードには実行ユーザがおり、そのユーザのセキュリティ設定によってダッシュボードに表示されるデータが決まります。実行ユーザが特定の 1 ユーザである場合、すべてのダッシュボード閲覧者には、閲覧者個々のセキュリティ設定に関係なく、実行ユーザのセキュリティ設定に基づいてデータが表示されます。このため、情報が必要以上に開示されないように、実行ユーザは慎重に選択する必要があります。たとえば、セールスマネージャをチームのリーダーボードの実行ユーザに設定します。これにより、チームメンバーは自分のチームのリーダーボードを閲覧できますが、他のチームのリーダーボードは閲覧できません。

動的ダッシュボードは、実行ユーザが常にログインユーザであるダッシュボードです。そのため、ユーザにはそれぞれのアクセスレベルに応じたダッシュボードが表示されます。必要以上のアクセス権が付与されることに懸念がある場合は、動的ダッシュボードを検討してください。

レポートタイプとは?

レポートタイプは、テンプレートに同様にレポート作成を容易にします。レポートタイプによって、レポート作成時に使用可能な項目とレコードが決まります。これは、主オブジェクトと関連オブジェクト間のリレーションに基づいています。たとえば、[取引先と取引先責任者] レポートタイプでは、「取引先責任者」が主オブジェクトで「取引先」が関連オブジェクトです。

レポートには、レポートタイプで定義された条件を満たすレコードのみが表示されます。Salesforce では、定義済みの標準レポートタイプが用意されています。標準レポートタイプに必要な項目が含まれていない場合は、カスタムレポートタイプの作成が必要になることもあります。

たとえば、管理者は、関連付けられたレジュメのあるジョブアプリケーションのみを示すレポートタイプを作成できます。レジュメのないアプリケーションは、そのタイプを使用するレポートには表示されません。システム管理者はたとえば、レジュメのあるアプリケーションとレジュメのないアプリケーションなど、関連レコードのある可能性があるレコードを表示することもできます。この場合、レジュメの有無に関わらず、そのタイプを使用するレポートですべてのアプリケーションを使用できます。システム管理者は、関連オブジェクトへの参照関係を作成してそのオブジェクトから項目を追加することができます。これにより、レポートの可能性がさらに広がります。

フォルダ、ダッシュボード、レポート、レポートタイプ間のリレーションを示す画像
retargeting