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レポートビルダーを使用したレポートの作成

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • ドラッグアンドドロップ方式のレポートビルダーを使用する。
  • 検索条件、クロス条件、検索条件ロジックを使用する利点について説明する。
  • 表形式レポートを作成する。

レポートビルダーの使用

Salesforce でレポートを作成するとき、入力する条件は基本的に質問であり、返される結果はその答えです。ただし、質問はデータベースの言語を使用しなければなりません。そのため、Salesforce には翻訳機能が組み込まれています。この機能を使用して、ポイント & クリックインターフェースでデータベースに対しすべての質問を行うことができます。ドラッグアンドドロップレポートビルダーは、データに関して必要な回答を得るためのツールです。

最初に、レポートビルダーが有効になっていることを確認する必要があります。新しい組織では、レポートビルダーの最新バージョンが自動的に取得されます。既存の組織の場合、ドラッグアンドドロップレポートビルダーを有効にする必要があります。

すべてのユーザに対してレポートビルダーを有効にするには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「レポートおよびダッシュボードの設定」と入力し、[レポートおよびダッシュボードの設定] を選択します。ページの [レポートビルダーのアップグレード] セクションを確認して、[有効化] をクリックします。このボタンが表示されない場合、レポートビルダーは組織で有効になっています。選択内容を確認して、[はい、すべてのユーザのレポートビルダーを有効化する] をクリックします。

成功です。次に、レポートビルダーを開く必要があります。ただしその前に、レポートタイプを選択する必要があります。

レポートタイプの選択

適切なレポートタイプを選択することは、レポートの作成における最も重要なステップの 1 つです。レポートタイプを選択するときは、レポートに表示するレコードと項目を選択します。

ここで少し立ち止まって、レポートタイプの構造を理解しておきましょう。

各レポートタイプには、主オブジェクトと 1 つ以上の関連オブジェクトがあります。標準レポートタイプの場合、通常は、レポートタイプ名にこれが含まれています。たとえば、[取引先責任者と取引先] レポートタイプでは、「取引先責任者」が主オブジェクトで「取引先」が関連オブジェクトです。カスタムレポートタイプの場合、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「レポートタイプ」と入力し、[レポートタイプ] を選択して主オブジェクトと関連オブジェクトを確認します。カスタムレポートタイプを作成するときには、ベストプラクティスとして、次の標準レポートタイプの命名規則を考慮してください。

レポートタイプの設定方法に応じて、結果には次のいずれかが含まれる可能性があります。
  • 関連オブジェクトのある主オブジェクト — 主オブジェクトに少なくとも 1 つの関連オブジェクトレコードがあるレコードのみが返されます。[取引先責任者と取引先] の例では、レポートに表示されるレコードは、少なくとも 1 つの関連「取引先」レコードがある「取引先責任者」のみです。
  • 関連オブジェクトの有無に関係なく主オブジェクト — 主オブジェクトに関連オブジェクトレコードがあるかないかに関係なくレコードが返されます。たとえば、カスタムレコードタイプ [Contacts with or without Accounts (取引先あり/なしの取引先責任者)] を作成した場合、「取引先責任者」は関連「取引先」レコードがあるかどうかに関係なく表示されます。最大 4 つの関連オブジェクトを設定でき、それぞれに「あり」または「あり/なし」を指定できます。
[権限セット概要] ページ

レポートタイプを選択するときには、主オブジェクトと関連オブジェクトの条件に注意してください。レポートタイプに必要な項目が含まれていない場合は、新しいカスタムレポートタイプを作成するか、既存のカスタムレポートタイプを調整して項目を表示または非表示にする必要が生じることがあります。

メモ

メモ

標準レポートタイプは編集できません。

ドラッグアンドドロップレポートビルダーの概要

ドラッグアンドドロップレポートビルダーを使用すると、必要な条件、項目、検索条件、グルーピングを使用してレポートを作成できます。

レポートビルダーのしくみについては、次の短い動画を参照してください。

動画をご覧にならない方のために、こちらで概要を説明します。

[権限セット概要] ページ

その名のとおり、ドラッグアンドドロップレポートビルダーでは、項目を [項目] ペイン [1] から [プレビュー] ペイン [3] にドラッグアンドドロップすることによってレポートを作成できます。[条件] ペイン [2] では、結果を絞り込むための追加条件を入力できます。上の例では、特定の [取引先所有者]、[種別]、[都道府県(請求先)] を検索条件としています。

メモ

メモ

[プレビュー] ペインはその名のとおりプレビューです。レポートを作成するときに、[プレビュー] ペインには、限られたデータセットしか表示されません。結果の完全なセットを表示するには、[レポートを実行] をクリックする必要があります。

ヒント

ヒント

プレビューペインに列が表示されない場合、[表示] の横にある下向き矢印をクリックし、[詳細] を選択します。

次のセクションでは、条件を使用して特定の結果を取得する方法を説明します。

検索条件の使用

レポートビルダーを使用してデータに関する質問を行うとき、検索条件と検索条件ロジックを使用するとより具体的なデータを取得できます。また、行制限により表示される回答を限定できます。まず、これらの機能の概要を確認してから、手順に従って条件を作成しましょう。

次の条件オプションを使用してレポートのデータを絞り込むことができます。

検索条件種別 説明
標準の検索条件 標準の検索条件は、ほとんどのオブジェクトにデフォルトで適用されます。標準の検索条件はオブジェクトによって異なりますが、ほとんどのオブジェクトには標準の検索条件 [表示][日付項目] が含まれています。[表示] は、オブジェクトを共通のグルーピングで絞り込みます (「私の取引先」、「すべての取引先」など)。[日付項目] は項目 ([作成日][最終活動日] など) と日付範囲 (「常時」、「先月」など) で絞り込みます。
項目の絞り込み 項目の絞り込みは、アプリケーションのレポート、リストビュー、ワークフロールール、およびその他の領域で使用できます。各検索条件で、項目、演算子、および値を設定します。表形式レポート、サマリーレポート、およびマトリックスレポートでは、[項目] ペインから [条件] ペインに項目をドラッグして、レポート検索条件を追加できます。
検索条件ロジック Boolean 条件を追加し、項目の絞り込みをどう評価するか制御します。検索条件ロジックを適用する前に、項目の絞り込みを少なくとも 1 つ追加する必要があります。
クロス条件 「関連する」条件または「関連しない」条件を使用し、子オブジェクトでレポートを絞り込みます。さらに子オブジェクトの項目で絞り込むには、サブ条件を追加します。たとえば、クロス条件「取引先 関連する 商談」を指定した場合、[商談の検索条件を追加] をクリックしてサブ条件「商談名 次の文字列と一致する ACME」を作成し、条件に一致する商談のみを含めます。
行制限 表形式レポートでは、表示する行の最大数を選択してから、並び替えする項目と並び替え順を選択します。表形式レポートが返す行数を制限すると、表形式レポートをダッシュボードテーブルコンポーネントまたはグラフコンポーネントのソースレポートとして使用できます。

機能について理解できたので、条件を作成してみましょう。この例では、デフォルトのレポート形式である表形式レポートを作成します。レポート形式については、次の単元で詳細に説明します。

  1. [レポート] タブに移動して、[新規レポート] をクリックします。
  2. [取引先] レポートタイプを選択し、[作成] をクリックします。
  3. [条件] ペインで、[追加] をクリックして、[項目の絞り込み] を選択します。
  4. 最初のドロップダウンリストから項目を選択します。この例では、[種別] を選択します。
  5. 検索条件の演算子を [次の文字列と一致する] に設定します。
  6. 3 つ目の項目の横にあるルックアップアイコンをクリックして、[顧客 - 直接] を選択し、[OK] をクリックします。
  7. [日付項目] で [作成日] を選択し、[範囲] を [常時] に設定します。

成功です。これで、種別が [顧客 - 直接] の取引先すべてを表示するレポート条件を作成できました。[レポートを実行] をクリックして結果を確認します。このチュートリアルの実行に使用する組織に応じて、レポートの実行時にデータが表示される場合とされない場合がありますので注意してください。

次に、便利な方法を紹介します。条件を作成するとき、項目を [項目] ペインから [条件] ペインにドラッグしてみてください。成功です。次の条件を作成する準備ができました。先行入力機能を使用して、項目を検索することもできます。

上記の例では、[次の文字列と一致する] 演算子を使用して条件を作成しましたが、他にもレポートの作成に使用できる演算子が複数あります。ただし、演算子として [次の文字列と一致しない] を使用する場合は、パフォーマンスが低下しないか注意深く監視する必要があります。演算子の完全なリストは、https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=filter_operators.htm を参照してください。

クロスオブジェクト条件の使用

条件を作成できたので、次はクロスオブジェクト条件 (クロス条件) を使用してさらなる高みを目指しましょう。クロス条件により、レポートタイプを、その中で定義されている元のオブジェクトに関連するオブジェクトへと拡張できます。コードの記述や数式の使用なしに、結果を微調整できます。最も一般的な使用例は、例外レポートです。次に、いくつか例を示します。

  • 「動きのない商談」 - 過去 30 日間に活動のなかった商談
  • 「孤立した取引先責任者」 - 取引先のない取引先責任者
  • 「未活動取引先] - 商談のない取引先

クロス条件に関するこちらの短い動画をご覧ください。

それでは、実際にクロス条件をレポートに追加してみましょう。

  1. [レポート] タブに移動して、[新規レポート] をクリックします。
  2. [取引先と取引先責任者] レポートタイプを選択し、[作成] をクリックします。
  3. レポートビルダーの [条件] ペインで [追加] | [クロス条件] をクリックします。
  4. ドロップダウンリストから親オブジェクトを選択します。選択した親オブジェクトによって、子オブジェクトリストに表示される関連オブジェクトが決まります。この例では、[取引先責任者] を選択しましょう。
  5. 演算子として [関連する] を選択します。
  6. 子オブジェクトをドロップダウンから選択するか、名前で検索します。ドロップダウンリストには、選択した親オブジェクトに適合するすべての子オブジェクトが含まれます。この例では、[商談] を選択しましょう。
  7. 必要に応じて、次の手順でサブ条件を追加します。
    1. [商談の検索条件を追加] をクリックします。
    2. 項目を選択します。項目は、クロス条件の子オブジェクトにより決定されます。たとえば、クロス条件が「取引先責任者 関連する 商談」の場合、サブ条件に [商談] 項目を使用できます。この例では、サブ条件として [フェーズ] を選択しましょう。
    3. [演算子] に [次の文字列と一致する] を選択します。
    4. ルックアップアイコンをクリックし、[商談成立] を選択します。
    5. [OK] をクリックします。

成功です。[商談成立] の商談に関連する取引先責任者について、取引先責任者と取引先を表示するレポートを作成できました。この種のレポートは、顧客向けの地域イベントに招待する取引先責任者を識別する場合などに使用できます。[商談 金額] や [完了予定日] にサブ条件を追加すると、商談の規模やいつ成立したかについて詳細を調べることができます。

検索条件ロジックの使用

条件をレポートに適用する方法を学習したので、ロジックを適用し、ロジックに従って条件を適用できるようにしましょう。検索条件ロジックを入力して、どのような場合に条件を適用するかを指定できます。

それでは、どのような場合に検索条件ロジックを使用すればよいのでしょうか。例を見てみましょう。
  1. 取引先 所有者 次の文字列と一致する Allison Wheeler
  2. 業種 次の文字列と一致する 製造業
  3. 年間売上が 500,000 より大きい

検索条件ロジック (1 AND 2) OR 3 を適用すると、Allison が所有する製造業の取引先か、収益が 500,000 を超える取引先を表示できます。

または、検索条件ロジック 1 AND (2 OR 3) を適用すると、Allison が所有する取引先で、かつ業種が製造業か、収益が 500,000 を超える取引先を表示できます。

次の演算子を使用できます。

演算子 定義
AND 両方の値と一致するレコードを検索します。
OR いずれかの値と一致するレコードを検索します。
NOT 値を除外するレコードを検索します。

検索条件ロジックを追加するには、[条件] ペインから [追加] | [検索条件ロジック] をクリックします。

メモ

メモ

新しい条件を追加するときは常に、検索条件ロジックに問題が生じないか必ず再確認してください。

リソース

Salesforce Classic のコンテンツであることを示すには花のアイコンが使用されます

このモジュールは Salesforce Classic 向けです。ハンズオン組織を起動するときには、Salesforce Classic に切り替えてから、この Challenge を実行してください。

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