申込者ポータルと動的申込について学ぶ

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 学生が行う一般的な申込 ToDo と、それに伴う課題について説明する。
  
• 申込者ポータルと関連機能について説明する。
  
• Agentforce Education での動的申込のしくみを説明する。
  
• 学生が推薦状を依頼して管理する方法を説明する。
  

出願エクスペリエンス

入学希望者が志望する教育機関やプログラムを選んだ後、いよいよ次のフェーズ、あの大変な出願プロセスに進む準備が整います。

候補者は、自分の出願を裏付けるために膨大な要件を満たして書類を提出する必要があります。また、複数の関係者に推薦状を依頼し、何度もリマインダーを送信します。出願後は、多くの場合、教育機関から進捗の連絡もないまま、入学可否の決定を数週間から数か月待つことになります。また、多くの人は複数のプログラムに出願するため、出願プロセスが不満や不安の原因となるのも理解できます。

幸いにも、募集と入学者選考には、入学希望者が出願プロセスを迅速に進めるために必要なすべてのツールが含まれています。この再構築されたエクスペリエンスは、申込者ポータルから始まります。

申込者ポータル

ここまで、学生募集エージェントや問い合わせ管理など、申込者ポータル上のコンポーネントについて学びましたが、この直感的な Web サイトには、さらに多くの機能があります。入学希望者は、学習プログラムやサポートプログラムの閲覧、コミュニティへの参加、情報のリクエスト、スタッフとの予約、その他のやり取りにアクセスできます。

申込者ポータルは、リソースやサポートのオールインワンハブであるだけでなく、出願プロセスの各ステップを候補者が理解し、効率的に完了できるように設計されています。出願者は、動的な申込フォームの入力、推薦状の依頼、申込状況の確認を行うことができます。

申込者ポータルを迅速に構築できるように、Agentforce Education 組織には、ページやコンポーネントが事前設定された Experience Cloud サイトテンプレートが含まれています。ロゴ、色、テーマを変更して、教育機関のブランドに合わせてサイトをカスタマイズできます。また、ニーズに応じてページをカスタマイズしたり、ナレッジ記事や、先ほど確認した問い合わせ管理のフォームなど、含まれているコンポーネントを調整したりすることもできます。

Agentforce Education のポータルを利用するのは、入学希望者だけではありません。少し設定を行うことで、在学生や卒業生も、インテリジェントな学位プランナー、サクセスチーム、サポートプログラムなど、さまざまな便利な機能にアクセスできます。詳細は、Salesforce ヘルプの記事「Set Up an Education Portal (教育ポータルの設定)」を参照してください。

ポータルの訪問者は、自分のユーザープロファイルを作成し、連絡先情報やその他の個人情報を保存できます。申込フォームや問い合わせフォームの項目にこのプロファイル情報が事前入力されるため、より手軽にフォームを送信できるようになっています。

申込者ポータルの設定についての詳細は、Salesforce ヘルプの記事「Create and Configure Applicant Portals (申込者ポータルの作成と設定)」を参照してください。

動的申込

動的申込は、通常の障害を避けながら、候補者から必要な情報を収集できる柔軟で効率的な方法です。候補者は、ポータルの [Applications (申込)] タブから、すべての出願を作成して管理することができます。

静的なフォームとは異なり、動的申込では再利用可能な Omnistudio コンポーネントと Agentforce Education のオブジェクトを組み合わせることで、より迅速なモジュール式のフォーム開発が可能になりました。

単一フェーズと複数フェーズの申込を作成できます。

• 単一フェーズの申込では、学生は 1 つのフォームに入力してすべての情報を一度に送信します。
  
• 複数フェーズの申込では、フォームがセクションに分割されており、学生は順序に縛られず、後からフォームに戻って入力を続けることができます。
  

以下は、Sophia が Environmental Studies (環境学) プログラムに出願するために入力する、複数フェーズの申込フォームの例です。

[Profile (プロファイル)] には、プログラムへの出願に必要なすべての ToDo が表示されます。ネストされたフォームには、テキスト、複数選択、ドロップダウンなど、Omnistudio で設定可能なさまざまな項目形式が含まれます。

項目を必須項目としてマークしたり、特定の条件に基づいて項目を表示または非表示にしたりできます。たとえば、Sophia が成績優秀賞を記載することを選択すると、その情報を入力するための追加セクションが表示されます。

Sophia は、完了した ToDo をすばやく確認して、自分の申込の進行状況を把握できます。

サポートが必要な場合、Sophia はクイックリンクを使用してサポートに連絡したり、問い合わせ送信フォームを起動したり、学生募集エージェントに質問したりすることができます。

また、申込の [Files (ファイル)] ToDo では、志望動機エッセイや、履歴書、テストスコア、成績証明書などの追加ファイルを添付します。

動的申込はモジュール式であるため、学士号や大学院学位、特定のプログラムや学部に合わせたフォームをすばやく作成できます。設定するには、まず各申込フォームの目的を定義し、単一フェーズ形式と複数フェーズ形式のどちらを使用するかを決めます。複数フェーズの申込の場合は、各フェーズで収集する情報の種類 (個人情報、学歴、その他のカテゴリなど) を定義します。また、各申込フォームは、保護者や後見人、国際代理人などが学生に代わって提出できるように、第三者による出願をサポートするよう設定できます。

単一フェーズと複数フェーズのいずれの場合でも、次のステップに従います。

• Education 組織に含まれるカスタマイズ可能な Omniscript と Flexcard を使用してフォームを作成します。
  
• 申込の表示を制御する表示方法を設定します。
  
• 表示方法を申込フェーズ定義レコードに接続します。
  
• これらのレコードをアクションプランテンプレートに追加し、該当するプログラム期間申込タイムラインに割り当てます。
  

このアクションプランテンプレートには、学生が申込者ポータルで完了する必要がある個人申込 ToDo が含まれています。

アクションプランテンプレートでは、各 ToDo を必須または省略可能とマークしたり、ToDo の表示順序を制御したりできます。

プログラム期間申込タイムラインレコードは、特定の学習プログラム、プログラムの開講期間、プログラムの申込提出期間のすべての関連オブジェクトを結合する中心的なレコードです。これにより、学習プログラム、学期、申込タイムラインを結び付け、各申込者に正しいアクションプランを自動的に割り当てることができます。

次に、Sophia は [Recommendation (推薦)] ToDo を完了します。

推薦者エクスペリエンス

出願プロセス中に、学生は自分の資格や可能性について推薦できる教師、コーチ、地域リーダーなどに推薦状を依頼することがよくあります。こうした推薦状の調整は複雑になることがあります。ピークシーズンには推薦者が忙しくなりがちで、学生は何度もリマインドすることに気が引けることがあります。

Agentforce Education では、申込者は自身の申込フォームから簡単に推薦者を指名できます。たとえば、Sophia は [Recommendation (推薦)] ToDo を開始し、高校の教師の連絡先情報を入力します。

簡単なアンケートの回答やサポートドキュメントのアップロード用リンクを記載したメールが、各推薦者に自動的に送信されます。未提出の推薦者には自動リマインダーが送信されるため、学生は時間を節約でき、気まずいフォローアップを避けられます。

バックグラウンドでは、一連のツールが連携し、設定を簡素化して一貫性を保っています。推薦者エクスペリエンスでは、Salesforce フィードバック管理、Omnistudio、フローを活用してアンケートプロセスが自動化されています。アンケートの質問をカスタマイズしたり、推薦 ToDo が申込フォームに表示されるタイミングを定義したり、回答の提出方法を設定したりすることが可能です。

Omniscript フォームは推薦者が提出した情報を取得し、Flexcard には各申込レコードと共にその回答が表示されます。これにより、レビュー担当者はレビュープロセス中に推薦内容を明確かつ一貫して把握できます。

動的申込や推薦者エクスペリエンスの設定方法についての詳細は、「リソース」セクションにあるヘルプ記事を参照してください。

この単元では、Agentforce Education が学生向けに提供する、わかりやすい出願エクスペリエンスについて学びました。出願者はすべてのステップを追跡でき、動的フォームや直感的なツールを使用して、必要な情報を迅速に提出できます。

すべての書類を提出した Sophia は、環境学プログラムへの出願が完了したことを知らせる確認メールを受け取りました。あとは、合否の決定を心待ちにするだけです。幸いなことに、長く待つ必要はありません。Agentforce Education では出願のレビュープロセスも合理化されています。これについては次の単元で学習します。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Create and Configure Applicant Portals (申込者ポータルの作成と設定)
• Salesforce ヘルプ: Manage Applicant Portal Users (申込者ポータルユーザーの管理)
• Salesforce ヘルプ: アプリケーションを作成する
• Salesforce ヘルプ: Collect Recommendations (推薦の収集)
• Salesforce ヘルプ: Salesforce フィードバック管理