フローにスケジュール済み ToDo を追加する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• スケジュールに従ってフローをトリガーする方法を確認する。
  
• 指定した時刻にレコードトリガーフローを実行するスケジュール済みパスを作成する。
  

メモ

日本語で受講されている方へ
Challenge は日本語の Trailhead Playground で開始し、かっこ内の翻訳を参照しながら進めていってください。Challenge での評価は英語データを対象に行われるため、英語の値のみをコピーして貼り付けるようにしてください。日本語の組織で Challenge が不合格だった場合は、(1) この手順に従って [Locale (地域)] を [United States (米国)] に切り替え、(2) [Language (言語)] を [English (英語)] に切り替えてから、(3) [Check Challenge (Challenge を確認)] ボタンをクリックしてみることをお勧めします。

翻訳版 Trailhead を活用する方法の詳細は、自分の言語の Trailhead バッジを参照してください。

スケジュールに基づく自動化

レコードトリガーフローはデフォルトで、指定した方法でレコードが変更されたときに実行されます。ただし、スケジュール済みパスを使用して、その自動化を遅らせることができます。スケジュール済みパスのアクションは、指定したレコードの変更が生じたときにトリガーされますが、一定の時間の経過後に実行されます。遅延時間は、レコードの変更の数分後、数時間後、数日後、場合によっては数か月後に設定できます。また、トリガーレコードの項目の一定期間前/後にスケジュールすることも可能です。次に例を示します。

• ケースの作成の 6 時間後
  
• 取引先の更新日の 2 日後
  
• 保証の有効期限の 1 か月前
  

ビジネス要件

では、商談フローを拡張して、「商談完了の 5 日後に取引先所有者をフォローアップするよう商談所有者に通知する」という新しいビジネス要件を追加してみましょう。 

「5 日後」というタイミングに注意します。フローに 5 日間の遅延を設けるために、スケジュール済みパスを追加します。このスケジュール済みパスに、商談所有者の ToDo を作成します。

始める前に

スケジュール済みパスの作成に着手する前に、組織のデフォルトのワークフローユーザーを定義する必要があります。この設定は Salesforce に、どのユーザーがフローのスケジュール済みパスを実行するかを指示します。本番組織にこの設定がすでに指定されている場合もありますが、念のために確認することをお勧めします。スケジュール済みパスを作成する前に、このバッジで使用している Trailhead Playground のこの設定が正しいことを確認します。

[設定] の [プロセスの自動化設定] ページで [デフォルトのワークフローユーザー] を設定します。

スケジュール済みパスを設定する

1. [フロー定義] で [トリガーフロー] リストビューを選択します。
   
2. [フローの表示ラベル] 列で [Closed Won Opportunities (成立商談)] をクリックします。フローが開きます。
   
   元のフローの作成時に [Actions and Related Records (アクションと関連レコード)] を選択したため、このフローに直接スケジュール済みパスを追加できます。スケジュール済みパスを使用できるのは、フローで [アクションと関連レコード] オプションを使用する場合のみです。
   
3. [Add Scheduled Paths (Optional) (スケジュール済みパスを追加 (省略可能))] をクリックします。
   
4. [Path Label (パスの表示ラベル)] に、5 Days After Close (完了の 5 日後) と入力します。[API 参照名] 項目は自動的に [X5_Days_After_Close] に更新されます。
   
5. [時間取得元] で [商談: 完了予定日] を選択します。
   
6. [Offset Number (オフセット数)] に 5 と入力します。
   
7. [オフセットオプション] で [日後] を選択します。
   

ToDo を追加する

続いて、商談完了の 5 日後に取引先所有者をフォローアップするよう商談所有者に通知する ToDo を追加します。

1. [5 Days After Close (完了の 5 日後)] パスで をクリックします。
   
2. [データ] セクションまでスクロールして、[レコードを作成] をクリックします。[New Create Records (新規のレコードの作成)] ウィンドウが開きます。
   
   
3. [Label (表示ラベル)] に Personalized Welcome Task (パーソナライズされた歓迎 ToDo) と入力します。[API Name (API 参照名)] は自動的に [Personalized_Welcome_Task] に更新されます。
   
4. [Description (説明)] に Creates a task for the Opportunity owner to coordinate with the Account owner on their new account (商談所有者が新規取引先の取引先所有者と調整を行う ToDo を作成する) と入力します。
   
5. [How to set record field values (レコードの項目値の設定方法)] で [Manually (手動)] を選択します。
   
6. [オブジェクト] で [ToDo] を選択します。
   

条件を設定する

1. [ToDo の項目値を設定] で、ToDo 件名を設定します。
   

• Field (項目): 件名
  
• Value (値): Coordinate with Account Owner (取引先所有者と調整)

2. [項目を追加] をクリックします。
   
3. ToDo を説明します。
   

• Field (項目): 説明
  
• Value (値): Devise an action plan to welcome the new customer from your opportunity (商談から新規顧客を歓迎するアクションプランを考える)

4. [項目を追加] をクリックします。
   
5. フローをトリガーする商談に新規 ToDo を関連付けます。
   

• Field (項目): Related To ID (関連先 ID)
  Related To ID (関連先 ID) 項目は、関連する人以外の任意のオブジェクトの ID を参照できます。この項目は、取引先、商談、キャンペーン、ケース、カスタムオブジェクトなど、人以外の何かを表します。取引先責任者やリードなどの人オブジェクトを参照する場合は、Name ID (名前 ID) を使用します。
  
• Value (値):Triggering Opportunity (トリガー商談) > Opportunity ID (商談 ID)
  前述のとおり、フローをトリガーしたレコードのデータはトリガー変数に保存されます。レコード自体を参照する場合は、[Triggering Opportunity (トリガー商談)] から [Opportunity Id (商談 ID)] 項目にドリルダウンします。
  

6. [項目を追加] をクリックします。
   
7. 新規 ToDo の所有者を、フローをトリガーした商談の所有者と一致するように設定します。
   

• Field (項目): Assigned To ID (割り当て先 ID)
  
• Value (値):Triggering Opportunity (トリガー商談) > Owner ID (所有者 ID) (下にスクロールして、行末に > がない [Owner ID (所有者 ID)] 項目を選択します。)
  

8. [項目を追加] をクリックします。
   
9. ToDo 期日を設定します。
   

• Field (項目): Due Date Only (期日のみ)
  
• Value (値):Running Flow Interview (実行中のフローインタビュー) > [CurrentDate] (通常は、数式リソースを使用して活動日を将来の日付に動的に設定しますが、このモジュールでは簡潔にするために、常に現在の日付を常に設定するグローバル変数を使用します。)
  

10. [Save As (別名で保存)] [Save As (新規バージョン)] をクリックしてから [Save (保存)] をクリックします。
    

スケジュール済み ToDo の追加が完了しました! 適切に機能するかテストしましょう。

フローをデバッグする

1. [Debug (デバッグ)] をクリックします。[Debug flow (フローをデバッグ)] ウィンドウが開きます。
   
2. [デバッグ実行のパス] で [5 Days After Close (完了の 5 日後)] を選択します。
   
3. [デバッグオプション] で [開始条件の要件をスキップ] をクリックします。
   
4. [レコードが次の場合にフローを実行:] は [作成済み] のままにします。
   
5. [商談] に、単元 1 でフローの実行に使用したものと同じ組織を選択します。(この例では、Grand Hotels Emergency Generator (Grand Hotels 非常発電機) を使用します。)
   
6. [Run (実行)] をクリックします。
   フローがデバッグされます。正常に実行されると、要素を連結する線が太いダークブルーになります。
   
7. [Back (戻る)] () をクリックして、Flow Builder を終了します。
   

成功です。即時パスとスケジュール済みパスの両方を使用して、重要商談を自動的に管理するフローを作成しました。

もうひとこと...

このフローを拡張して、さらなる条件やアクションを追加できます。商談が条件 (25000 超で成立) を満たさない場合に、別のアクションを実行します。たとえば、重要商談が不成立かどうかを確認します。不成立の場合は、別のアクションを自動化します。ただし、そこで止めないでください。他のオブジェクトにはどのようなレコードトリガーフローを構築できるのでしょうか?

リソース

• Salesforce Architects: Record-Triggered Automation (レコードトリガー自動化)
• 開発者ガイド: トリガーと実行の順序