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フローにスケジュール済み ToDo を追加する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • スケジュールに従ってフローをトリガーする方法を確認する。
  • 指定した時刻にレコードトリガーフローを実行するスケジュール済みパスを作成する。
メモ

メモ

日本語で受講されている方へ
このバッジの Trailhead ハンズオン Challenge は英語以外の言語には対応していません。Trailhead Playground の [言語] を [English] に、[地域] を [アメリカ合衆国] に切り替えてください。こちらの指示に従ってください。

スケジュールに基づく自動化

レコードトリガーフローはデフォルトで、指定した方法でレコードが変更されたときに実行されます。ただし、スケジュール済みパスを使用して、その自動化を遅らせることができます。スケジュール済みパスのアクションは、指定したレコードの変更が生じたときにトリガーされますが、一定の時間の経過後に実行されます。遅延時間は、レコードの変更の数分後、数時間後、数日後、場合によっては数か月後に設定できます。また、トリガーレコードの項目の一定期間前/後にスケジュールすることも可能です。次に例を示します。

  • ケースの作成の 6 時間
  • 取引先の更新日の 2 日
  • 保証の有効期限の 1 か月

ビジネス要件

では、商談フローを拡張して、「商談完了の 5 日後に取引先所有者をフォローアップするよう商談所有者に通知する」という新しいビジネス要件を追加してみましょう。 

「5 日後」というタイミングに注意します。フローに 5 日間の遅延を設けるために、スケジュール済みパスを追加します。このスケジュール済みパスに、取引先所有者の ToDo を作成します。

始める前に

スケジュール済みパスの作成に着手する前に、組織のデフォルトのワークフローユーザーを定義する必要があります。この設定は Salesforce に、どのユーザーがフローのスケジュール済みパスを実行するかを指示します。本番組織にこの設定がすでに指定されている場合もありますが、念のために確認することをお勧めします。スケジュール済みパスを作成する前に、このバッジで使用している Trailhead Playground のこの設定が正しいことを確認します。

[設定] の [プロセスの自動化設定] ページで [デフォルトのワークフローユーザー] を設定します。

[プロセスの自動化設定] ページ。デフォルトのワークフローユーザーは Flo Smith です。

スケジュール済みパスを設定する

  1. [フロー定義] で [トリガーフロー] リストビューを選択します。
  2. [フローの表示ラベル] 列で [Closed Won Opportunities (成立商談)] をクリックします。フローが開きます。""元のフローの作成時に [Actions and Related Records (アクションと関連レコード)] を選択したため、このフローに直接スケジュール済みパスを追加できます。スケジュール済みパスを使用できるのは、フローで [アクションと関連レコード] オプションを使用する場合のみです。
  3. [Add Scheduled Paths (Optional) (スケジュール済みパスを追加 (省略可能))] をクリックします。[Scheduled Paths (スケジュール済みパス)] パネル。[パスの表示ラベル]、[API 参照名]、[時間取得元]、[オフセット数]、[オフセットオプション] などの項目があります。
  4. [パスの表示ラベル] に、5 Days After Close (完了の 5 日後) と入力します。[API 参照名] 項目は自動的に [X5_Days_After_Close] に更新されます。
  5. [時間取得元] で [商談: 完了予定日] を選択します。
  6. [オフセット数] に 5 と入力します。
  7. [オフセットオプション] で [日後] を選択します。

ToDo を追加する

続いて、商談完了の 5 日後に取引先所有者をフォローアップするよう商談所有者に通知する ToDo を追加します。

  1. [5 Days After Close (完了の 5 日後)] パスで、要素を追加 にカーソルを合わせて 要素を追加 をクリックします。
  2. [データ] セクションまでスクロールして、[レコードを作成] をクリックします。[New Create Records (新規のレコードの作成)] ウィンドウが開きます。[New Create Records (新規のレコードの作成)] パネル。[表示ラベル]、[API 参照名]、[説明]、[作成するレコード数]、[レコード項目の設定方法] などの項目があります。
  3. [表示ラベル] に Personalized Welcome Task (パーソナライズされた歓迎 ToDo) と入力します。[API 参照名] は自動的に [Personalized_Welcome_Task] に更新されます。
  4. [説明] に Creates a task for the Account owner to reach out and welcome a new customer (取引先所有者が新規顧客に連絡して歓迎する ToDo を作成する) と入力します。
  5. [作成するレコード数] は [1] のままにします。
  6. [レコード項目の設定方法] で [個別のリソースおよびリテラル値を使用] を選択します。
  7. [オブジェクト] で [ToDo] を選択します。

条件を設定する

  1. [ToDo の項目値を設定] で、ToDo 件名を設定します。
    1. 項目: 件名
    2. 値: Personalized Welcome (パーソナライズされた歓迎)
  2. [項目を追加] をクリックします。
  3. ToDo を説明します。
    1. 項目: 説明
    2. 値: Reach out with phone call to welcome new customer (新規顧客に電話して歓迎する)
  4. [項目を追加] をクリックします。
  5. フローをトリガーする商談に新規 ToDo を関連付けます。
    1. 項目: WhatId
      WhatId 項目は、関連する人以外の任意のオブジェクトの ID を参照できます。この項目は、取引先、商談、キャンペーン、ケース、カスタムオブジェクトなど、人以外の何かを表します。取引先責任者などの人オブジェクトを参照する場合は、WhoId を使用します。
    2. 値: [$Record] > [Id]
      前述のとおり、フローをトリガーしたレコードのデータは $Record 変数に保存されます。レコード自体を参照する場合は、$Record から Id 項目にドリルダウンします。
  6. [項目を追加] をクリックします。
  7. 新規 ToDo の所有者を、フローをトリガーした商談の所有者と一致するように設定します。
    1. 項目: OwnerID
    2. 値: [$Record] > [OwnerId]
  8. [項目を追加] をクリックします。
  9. ToDo 期日を設定します。
    1. 項目: 活動日
    2. 値: 今日の日付を入力 (通常は、数式リソースを使用して活動日を将来の日付に動的に設定しますが、このモジュールでは簡潔にするために今日の日付を使用します。)
  10. [別名で保存] | [新規バージョン] | [保存] をクリックします。

スケジュール済み ToDo の追加が完了しました! 適切に機能するかテストしましょう。

フローをデバッグする

  1. [デバッグ] をクリックします。[Debug flow (フローをデバッグ)] ウィンドウが開きます。[フローをデバッグ] 画面。[パスを選択]、[デバッグオプション]、[レコードが次の場合にフローを実行:] の [作成済み] や [更新済み] などの項目があります。
  2. [デバッグ実行のパス] で [5 Days After Close (完了の 5 日後)] を選択します。
  3. [デバッグオプション] で [開始条件の要件をスキップ] をクリックします。
  4. [レコードが次の場合にフローを実行:] は [作成済み] のままにします。
  5. [商談] に、単元 1 でフローの実行に使用したものと同じ組織を選択します。(この例では、Grand Hotels Emergency Generator (Grand Hotels 非常発電機) を使用します。)
  6. [Run (実行)] をクリックします。
    フローがデバッグされます。正常に実行されると、要素を連結する線がオレンジになります。
  7. [Back (戻る)] (戻る) をクリックして、Flow Builder を終了します。

成功です。即時パスとスケジュール済みパスの両方を使用して、重要商談を自動的に管理するフローを作成しました。即時実行するブランチと 5 日後に実行するブランチの 2 つを設定したフローの完成。

もうひとこと...

このフローを拡張して、さらなる条件やアクションを追加できます。商談が条件 (25000 超で成立) を満たさない場合に、別のアクションを実行します。たとえば、重要商談が不成立かどうかを確認します。不成立の場合は、別のアクションを自動化します。ただし、そこで止めないでください。他のオブジェクトにはどのようなレコードトリガーフローを構築できるのでしょうか?

リソース

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