Quip の使用開始
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- Quip によってどのようにチームのコラボレーションが促進され、ボトルネックが減るかを説明する。
- 権限によって共有エクスペリエンスがどのように合理化されるかを理解する。
通知の管理
@メンションや通知について学習したところで、今度はその管理方法について知りたいと思いませんか?
受信する通知の種類を選択するには、画面の左下にある自分の写真またはメールをクリックします。デスクトップ、モバイル、メールの 3 つの通知オプションが表示されます。
通常は、デスクトップかモバイルのよく使用する方を選択することをお勧めします。メール通知は、Quip で直接作業を行うことに慣れるまで最初に使用するのに適した方法です。Quip での作業に慣れたら、デスクトップとモバイルの通知を使用し、メールの毎日のダイジェストも併用することをお勧めします。チームは通知に注意し、ドキュメント内で直接対応する習慣をつける必要があります。
整理と共有
ここまでの説明で、Quip が生産性とコラボレーションに役立つツールであることは理解できたと思います。ただし、この強力なツールを最大限に活用するには、その使用方法を知る必要があります。そしてそれは整理と共有から始まります。
通常、Quip を使用するときには (単元 2 で行ったように) 自分の新しいドキュメントを作成するか、チームの誰かが作成したドキュメントを編集します。ドキュメントを共有する 1 つの方法は、右上隅にある青い [共有] ボタンをクリックすることです。人やフォルダーを追加できます。そして、権限を追加できるのもここです (詳細は後述)。
フォルダー
自分のドキュメントとしてプロジェクト計画を作成し、チームと共有する準備ができているとします。この場合、通常はドキュメントをフォルダーに追加します。その特定のアカウント用のフォルダーを使用することも考えられます。これにより、そのフォルダーにアクセス権を持つチームの全員にドキュメントが自動的に共有されます。そのため、ドキュメントをフォルダーに追加することは、ドキュメントを共有する最も効率的な方法の 1 つです。
他のクラウドベースのファイル共有ソリューションとは異なり、Quip ではドキュメントが複数のフォルダーに存在することが可能です。これは同じドキュメントへのリンクだと考えることができます。このリンクは、チームが情報を整理するために必要な場所に保存できます。
自分が作成したプロジェクト計画ドキュメントについてコラボレーションを行っているとします。このドキュメントは [Marketing group (マーケティンググループ)] フォルダー内でチームが共有する [Project Plan (プロジェクト計画)] フォルダーに保存されています。このドキュメントをレビューのために同僚の Amir に送信すると、Amir は自分の都合に合わせてそのドキュメントを簡単に自分の個人フォルダーに保存できます。ただし、その場合でもドキュメントは同じものであり、[Marketing group (マーケティンググループ)] フォルダーと Amir の個人フォルダーに存在しています。ドキュメントのコピーではなく同じドキュメントが 2 つの異なる場所に存在しているということです。便利ですね。これによって全員が同じ情報を共有できるのに加えて、チームは自分たちにとって最も便利な方法でプロジェクトを整理できます。
検索
ドキュメントをすばやく見つけたり、何年も前に使用していたものを探し出すためのツールが検索です。
ドキュメントのタイトルとコンテンツを検索し、さらに [日付] や [更新者] といった検索条件を使用することで、あらゆるドキュメントをすばやく見つけることができます。この組み込み機能によって、ドキュメントが見つかりやすくなり、ユーザーは自由に高度な絞り込みオプションを使用できます。高度な検索ではコメントや会話も活用できます。そのため、ドキュメントの特定のコメントやユニークな単語を覚えている場合は、それだけでドキュメントを検索できます。
お気に入りとコレクション
現在のプロジェクトにすばやく移動する方法です。基本的には現在作業中のものと毎日使用するもののことです。自分だけの ToDo リストや 1 対 1 のドキュメントだと考えることもできます。そうすることで、これらのドキュメントを見つけるためにフォルダーを探し回らずに済みます。ドキュメントをお気に入りに追加するには、右上隅にある ⭐️ アイコンを選択します。
許可されるユーザー
アカウントプランをチームと共有し、最終的にはそのドキュメントを顧客と共有したいとします。通常は、そのドキュメントを参照する異なる関係者には異なる権限を付与する必要があります。それはつまりどういうことでしょうか?
詳細な権限を使用すれば、ユーザーがドキュメントを参照、コメント、または編集できるかどうかを選択できます。ですから、たとえばこのアカウントプランの例では、最初のドラフトを直属のチームと共有し、チームに編集権限を付与すれば、全員が協力してドラフトを練り上げ、それをマネージャーと共有できます。
次に、バージョン管理のためにマネージャーにはコメント権限を付与します。そうすることで、マネージャーはコメントとしてフィードバックを追加でき、チームはそのフィードバックを個別に取り入れることができるため、すでに調整済みの重要な部分に影響を与えずに済みます。
最後に、アカウントプランを顧客と共有する準備が整ったら、顧客に参照権限を付与します。顧客はプランを変更したりコメントを追加することはできませんが、最終バージョンを参照することができます。
ドキュメントをどのように使用する場合でも、詳細な権限によって誰が表示、コメント、編集をできるかを制御できます。では、詳細な権限はどのようにして選択して割り当てればよいのでしょうか? 次に説明します。
合理化された共有エクスペリエンス
[共有] をクリックすると、現在のドキュメントを個人と共有フォルダーの両方と共有するオプションが表示されます。人やフォルダーを名前またはメールアドレスで検索でき、共有されているすべての個人、フォルダー、それぞれに関連付けられている権限のリストを参照できます。
個々の共有フォルダーに移動してアクセス権を管理するのではなく、1 か所からすべての共有権限を追跡して変更することができます。
個別のユーザーとフォルダーレベルの権限は次の 4 つの新しい方法で定義できます。
- フルアクセス: 共有と編集を実行できる。
- 編集可能: 編集できるが共有はできない。
- コメント可能: 表示とコメントのみを実行できる。
- 表示可能: 共有、編集、コメントはできない。
Quip の詳細な権限を使用すれば、従来よりも簡単にチームの価値が高い業務を迅速に遂行できます。
あなたの番です
これで Quip のすべてのツールとリソースについて理解できました。自分のチームで実際に使用するには、次のようなことから始めます。
- 次の四半期に自分に割り当てられている各プロジェクトのプロジェクト計画を作成する。
- チームの不在またはリモート勤務のカレンダーを設定する。
- ブレインストーミングから複数部署間での実行までの行動を計画する。
- リマインダー付き ToDo リストを作成してプロジェクトを追跡する。
Quip を使用すれば、チームがプロセスを合理化し、メールの使用を避け、コラボレーションとコミュニケーションが簡単になるリアルタイムのフィードバックを管理する方法が無限にあります。さらにコラボレーションを促進するには、Quip を Salesforce インスタンスに直接統合する Quip for Sales について参照してください。
