テンプレートと自動化で Quip を最大活用する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Quip のオートメーションによってチームの効率と連携がどう向上するかを理解する。
Flow Builder でテンプレートとオートメーションを使用することで、チームをどのように強化できるかを説明する。

はじめに

今日のビジネス環境では、十分な時間をとってお客様との関係を育むことは往々にして許されません。営業からサービスまで、各チームは管理タスクに忙殺され、本来の職務に充てる時間をどうにか確保している状態です。実際に、調査によると、営業担当が営業活動に充てる時間はわずか 34% で、データの手動入力だけに 8% の時間を取られています。(出典: State of Sales, Third Edition (営業の現状、第 3 版))

2 つの画像。左側は、散らかった文書、ファイル、フォルダー、バインダーなどで覆われたテーブルに座っているチームの画像。右側は、整頓されてラップトップが置かれたテーブルの周りに座っているチームの上に Quip がある画像。

幸い、営業担当の時間を取り戻すソリューションがあります。Salesforce に Quip コンポーネントを追加し、カスタマイズして自動化することで、管理作業を 20% 削減して生産性を促進できます。Quip は統合された Salesforce データを使用して共同作業文書を作成するのに役立ちます。これによってワークフローを合理化できるため、ユーザーはデータを必要な場所で直接見つけることができます。コラボレーティブな環境が生まれ、コミュニケーションサイロがなくなり、全員が同じ目標に向かって進めるようになります。

オートメーションとカスタマイズの利点

オートメーションとカスタマイズのリリースには多くの利点があり、それは時間の節約やコミュニケーションの改善に留まりません。

ワークフローの合理化: ワークフローをテンプレートで最適化して、より迅速にチームと共同で情報の作成や更新ができます。事前設定されたテンプレートから選択するか、チームのニーズに合ったテンプレートを設計します。差し込み印刷構文や Salesforce テンプレートデータメンションを使用すると、フィールドへの自動入力を設定でき、ユーザーが情報を探したり、手動入力したりする必要性が減ります。Flow Builder を使用してその情報の管理を改善し、文書の移動や、重要事項発生時のチームメンバーへのアラート通知ができます。(これについては、次の単元で詳しく説明します)。

エクスペリエンスの統一: フル機能の文書を Salesforce 内の必要とする場所で直接使用できるようになり、チームのエクスペリエンスが統一されます。テンプレートの設計には、構造化された情報用に標準化されたレイアウトを使用できますが、自由形式の情報を扱うのに十分な柔軟性も備えています。

コミュニティの構築: Salesforce 内外のチームやクライアントと適切なタイミングで適切な文書に対するコラボレーションができます。動的テンプレートによってチームはリアルタイム情報に直接アクセスし、すぐに更新できます。場所やデバイス (デスクトップ、モバイル) は問いません。さらに @メンションを使用すれば、緊急に注意を要するときにすばやく簡単にフィードバックを送信できます。もちろん、目標達成や商談成立など、よいニュースがあるときにも使用できます。

Flow Builder 入門

まずはじめに、Flow Builder を使用することでどのようにチームのプロセスを自動化し、時間を節約できるかを見ていきましょう。その良い例が、さまざまなイベントに基づく自動トリガーの作成です。

Salesforce でレコードが作成されるときには、常にそれに伴ってやるべきことのリストがあります。Flow Builder を使用すれば、やるべきことのいくつかを自動的に実行済みにできます。

これがどれほど便利かを具体的に見てみましょう。営業チームが標準のアカウントプランを使用してすべての取引先を管理していて、現在、プランを更新中で取引先に変更内容を手動で通知しているとします。オートメーションを使用することで、取引先に関連付けられた新しいサービスケースがオープンしたときに営業チームに自動的に ping を送信するフローを作成できます。または、誰かが顧客にフォローアップして期日が過ぎた特定の書類に署名をもらう必要があるとします。オートメーションを使用すれば、取引先の所有者に自動的に ping して顧客へのフォローアップを促すことができます。

また、Flow Builder を使用して、フェーズが変化したときに文書の作成、ロック、共有をトリガーすることもできます。たとえば、取引先に関連付けられた商談が [成立] フェーズに進んだ場合などです。通知はアカウントプランのチームメンバーにも送信できるため、アカウントプランは商談に関与するすべてのチームメンバーにとって影響の大きい一元化された情報源になります。

Flow Builder は、オートメーションによってチームが時間を節約し、効率を高め、情報を整理された状態に保つのに役立ちます。

Flow Builder

次に、Flow Builder について少し説明します。

Flow Builder ではビジネスプロセスを自動化します。具体的には、Salesforce の情報を収集、更新、編集、作成するアプリケーション (フローと呼ばれる) を作成します。その後、フローを適切なユーザーやシステムが使用できるようにします。

フローを通じて、ロジックの実行や Salesforce データベースの操作、Apex クラスの呼び出しができるほか、データの収集・更新手順を説明する画面を表示することも可能になります。フローの最大の利点は、クリックで作成することができ、コードが必要ないことです。

次の単元では、テンプレートの使用方法と、Flow Builder 内でのテンプレートの適切な使用方法について説明します。

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