Quip テンプレートをカスタマイズして自動化する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

カスタマイズしたテンプレートを使用してワークフローを標準化し、ベストプラクティスを適用する。
Flow Builder とテンプレートを使用して生産性の高いコラボレーティブな Salesforce エクスペリエンスを作成する。

こんなことはありませんか?

皆さんが多くのシステム管理者と同じであれば、おそらく「このコンテンツを Quip に置いて自動化してくれる?」といったことを聞いたことがあると思います。このような指示はあいまいであるだけでなく、最近使用できるようになったプログラムについて聞き手がよく知らない場合は混乱を招きます。「そのような仕事をどうすれば達成できるのだろう? 魔法?」と思うかもしれません。

マネージャーから指示を受けて困惑している従業員の頭の中に魔法の杖とラップトップが浮かんでいる様子

Quip に慣れてくれば、チームの古いやり方と新しいテクノロジーを組み合わせて、誰もがより効果的に作業できるようにする方法を理解できます。これまでやってきたことをただコピーして貼り付けるのではなく、Quip で使用できる無限に近い機能を使用して、チームの生産性に大きな影響を与えることができます。このようなことをやったことがなくても、Quip を最大限に活用するための時間と労力をつぎ込むだけの価値があります。

再利用のすすめ

Quip を使用し、少し時間をかければ、強力なオートメーションツールとカスタマイズツールを設定して測定可能で持続的な効果をチームにもたらすことができます。固有のニーズに合わせて、ほぼすべての文書やワークフローのカスタマイズと自動化ができます。Flow Builder による自動化は自動化の 1 つの形ですが、さらにテンプレートと組み合わせて使用することができますし、そうすることをお勧めします。

テンプレートをまとめることで、繰り返し使用される情報を文書に手動入力する必要がなくなります。かつては Salesforce 外にあったリアルタイム情報に Salesforce インスタンスから直接アクセスして操作できます。あるいは、ワークフローのフレームワークを即座に作成する複数ステップのプロシージャーを設計して、営業やサービスなどのプロセスをスピードアップすることもできます。

可能性はほぼ無限です。

このモジュールでは、反復可能な自動プロセスを促進するテンプレートを作成して使用する方法を学習します。その成果として、ワークフローの合理化、ユーザーエクスペリエンスの統一、コミュニケーションツールの組み込みが可能になるため、チームは積極的に重要な目的に取り組むことができます。

ニーズに合わせたカスタマイズ

どこから手を付ければよいのかわからなくても、心配は無用です。チームに最も効果を発揮するのは何か知るには、まず何ができるかを理解しましょう。最初に自問してください。チームにとって最悪のボトルネックは何か?私たちはよく Salesforce ユーザーと話しますが、多くは似通ったビジネス上の課題を抱えています。そこで効果を発揮するのがテンプレートです。

まずはテンプレートの例をいくつか見てみましょう。

Quip テンプレートライブラリが表示されているスクリーンショット。

テンプレートには、営業、サービス、work.com、業種固有のニーズなど、さまざまな使用事例があります。選択肢を見まわして、目を引くものはどれかを考えます。自分やチームの状況に適しているものはどれですか?

テンプレートは出発点だと考えてください。古いアカウントプランや商談ノートをコピーするだけで終わりにするのではなく、より動的で役に立つテンプレートを作成するチャンスです。

テンプレートライブラリは出発点として適しており、チームのニーズと Quip のベストプラクティスを組み合わせることができます。

[キャンペーンプラン] の上にカーソルが置かれた Quip テンプレートライブラリの [営業] オプションのスクリーンショット

テンプレートライブラリのテンプレートを出発点とすることで、成功するテンプレートの主要な要素を確認し、他のユーザーがどの領域で成功しているかや、他のユーザーのベストプラクティスを取り入れつつ自分のチーム固有のニーズに合わせてカスタマイズする方法を知ることができます。空白のページよりもテンプレートから始める方がはるかに簡単です。

これは内部 Quip テンプレートライブラリとは異なります。内部 Quip テンプレートライブラリでは、さまざまな用途のために事前作成されたテンプレートをじっくり見て、自分にとって有用なテンプレートを選択し、それを会社のライブラリに追加できます。

チームに適していると思われるテンプレートが見つかったら、スクロールダウンして [テンプレートを試す] をクリックします。テンプレート内で、チームに適した主要要素をカスタマイズできます。テンプレートのカスタマイズについては、次のことを知っておく必要があります。

インラインへの主要取引先情報の直接取得

皆さんは文書に静的データ取り込む差し込み印刷機能は使い慣れていることと思います。差し込み印刷を使用するときには二重角括弧と取り込む項目 (たとえば [[Account.Name]] など) を入力します。必ず二重角括弧とピリオド (スペースではない) を使用し、先頭を大文字にします。

テンプレートデータメンションは同様の機能ですが、さらに高度です。チームが取引先名を手動で入力する代わりに、自動的にその情報を取り込むことができます。@Salesforce テンプレートデータメンション機能を使用すれば、Salesforce で API 参照名を調べることなく選択リストから Salesforce のライブデータを自動的に取り込むことができます。

データメンションを説明するために Salesforce データとして [(取引先 > 取引先名)] が表示されているアカウントプラン。@メンションからオプションメニューが表示されている。

最初に Salesforce テンプレートデータメンションを取得するには、[文書] | [テンプレートとしてマーク] を選択して文書をテンプレートに変更します。文書をテンプレートとして指定したら、@Salesforce テンプレートデータメンションを追加できます。次に目的の項目を選択します。この場合は [取引先名] です。このデータメンション機能はテンプレート内で何度でも使用できます。

重要な注意事項: データメンションにはレコードのデータが自動的に取得され、最新の状態に保たれます。そのため、データメンションからレコードを更新して、Salesforce に直接同期することができます。さらに、チームメンバーは @Salesforce データメンションを使用して Salesforce レコードデータを追加することもできます。

差し込み印刷と Salesforce テンプレートデータメンションはどちらもチームがデータを手動で入力することなく重要な情報を取り込める便利な方法です。差し込み印刷では特定の構文が必要で静的データのみを取り込むことができるのに対して、Salesforce テンプレートデータメンションでは「@」と入力するだけで動的データをインラインに取り込むことができます。

ライブアプリケーションの概要

次に、よく使用されるテンプレートのライブアプリケーションを示します。

ライブアプリケーションまたはツール	説明	使用方法
Salesforce レコード	レコード固有の情報を文書に追加します。インライン編集、コメント、Salesforce との双方向同期が可能です。	取引先名、取引先番号、業種などの取引先情報をアカウントプランに追加します。
Salesforce リスト	レコード固有のリストや関連リストを追加します。インライン編集、コメント、Salesforce との双方向同期が可能です。一括更新、Salesforce との変更内容の同期、リストビュー検索条件の追加を実行できます。さらにはチームと共有できるメモや次のステップの追加も行うことができます。	商談コストプランに関連する商談のリストを追加します。
Salesforce レポート	Salesforce で作成済みの Salesforce レポートを追加します。このデータも最新の状態に保たれます。インライン編集はできません。	アカウントプランに取引先に関連する進行中の商談をすべて追加します。
Salesforce データメンション	Salesforce データを文書やスプレッドシートにシームレスに取り込みます。 Salesforce のライブデータにメンションして、最新の Salesforce データに更新され続ける動的な項目を表示します。文書やスプレッドシートから項目を更新し、それを Salesforce に同期します。	アカウントプランのエグゼクティブサマリーでデータメンションを使用して主要な取引先責任者、取引先名などのライブデータを取得します。
リレーションの対応付け	軽量の組織図とリレーションの対応付けを文書に追加します。インポートした Salesforce レコードデータを使用してリレーションの対応付けを作成するか、カスタムカードや Salesforce カードを作成して、顧客のリレーション、主要な関係者、リレーションの状態を文書から直接管理します。	取引先の Salesforce 取引先責任者を使用してアカウントプランにリレーションの対応付けを追加します。これは主要な取引先責任者やそのリレーションの状態を追跡するために使用できます。
プロジェクトトラッカー	プロジェクトトラッカーを使用してプロジェクトプランを簡単に作成します。プロジェクトを割り当て、監督、整理します。期日を設定しファイルを添付します。列は名前を変更したり並び替えたりできます。列には人 (所有者)、日付、状況、ファイル、プレーンテキストを格納できます。	商談成立プランにプロジェクトトラッカーを追加して、期日やプロジェクトの所有者などを表示します。これは、商談チーム全体の連携を維持するうえで特に役立ちます。
スプレッドシート	文書に Quip スプレッドシートを直接組み込みます。	スプレッドシートを使用してアカウントプランに対してカスタマイズされた堅牢なプロジェクトプランを作成します。主要な人や日付に @メンションし、データ検証を使用できるのに加えて、進行状況を追跡するチェックボックスを追加することもできます。

ベストプラクティスとして、テンプレート化された Salesforce ライブデータを設定することをお勧めします。テンプレート化されたデータを使用することで、Salesforce からアプリケーションに適切なデータが自動的に取得されるため、チームの時間と労力を節約できます。これによってアプリケーションの使用方法の選択肢がさらに広がります。たとえば、どの項目を表示するかをカスタマイズできます。

設定の再確認

[文書] | [テンプレートとしてマーク] に移動して、文書がテンプレートとして設定されていることを確認します。
コラボレーションを行ってテンプレートを作成する場合、このテンプレートを任意のチームメンバーと共有できます。必要な作業は、共有して適切なアクセスレベルを割り当てるだけです。
リンク共有を有効にします。こうすることで、Lightning アプリケーションビルダーで Salesforce に文書を追加したときにテンプレートが設計どおりに機能します。[共有] | [共有可能なリンク] に移動し、設定をオンに切り替えます。

これで、Quip を使用したカスタマイズに関するベストプラクティスをすべて学習したため、誰かが Quip に「コンテンツを追加して」と言ったという最初の例に戻りましょう。今なら、文書やコンテンツを一元的に保存するだけではなく、チームのコラボレーションや自動化のために最適化するためのさまざまな方法がわかります。どうすれば動的な情報によって文書をライブ状態に保つことができるでしょうか? どのような面で想像力を発揮することができるでしょうか?

テンプレートとライブデータの使用法について、さらに多くのアイデアを知るには、「リソース」セクションを参照してください。次の単元では、具体的なユースケースを取り上げて、Quip を適用する方法について説明します。